基于rfid的檔案自動管理系統(tǒng)的制作方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001] 本實(shí)用新型涉及檔案信息管理系統(tǒng)，更具體地，涉及一種基于RFID (無線射頻識 另IJ)的檔案自動管理系統(tǒng)。
【背景技術(shù)】
[0002] 近年來，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量逐日增多，檔案種類日趨多樣化，檔 案的信息量迅速膨脹。而傳統(tǒng)的檔案管理方式對于日趨復(fù)雜的檔案系統(tǒng)存在著檔案數(shù)量冗 余、檔案查詢盤點(diǎn)困難、檔案處理時(shí)間長等現(xiàn)象，導(dǎo)致效率低下。
[0003] 首先，檔案編目的流程繁瑣，檔案整理時(shí)間冗長。在傳統(tǒng)的方式下，檔案入館后先 需進(jìn)行分類、排序、裝訂，然后人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目 錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量人力勞動和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案 入館后被長期堆放，得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性 的勞動，手工處理方式使得整個(gè)流程繁瑣低效。
[0004] 其次，檔案存放的次序容易被打亂。雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過 程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔 案存放無序，查找困難。
[0005] 第三，檔案查閱耗時(shí)冗長。隨著檔案規(guī)模與種類日益龐大，要查找某一類型的檔案 時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格 進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要 將所有的檔案篩選一遍。
[0006] 第四，檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)。由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒 內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量 均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲存的真實(shí)信息。如果拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行 盤點(diǎn)，將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
[0007] 第五，失效檔案的管理滯后。有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超 過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常銷毀過期的檔案以減少對檔案庫存資源的 占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對檔案的儲存時(shí)間信息掌 握很不準(zhǔn)確，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然 和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。
[0008] RFID (Radio Frequency Identification無線射頻識別）技術(shù)是一種非接觸的自 動識別技術(shù)，是目前發(fā)展最為迅速、潛力最大的新興技術(shù)之一。它是一項(xiàng)利用射頻信號通過 空間耦合(交變磁場或電磁場）實(shí)現(xiàn)無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息達(dá)到識別目的的 技術(shù)。RFID射頻識別通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識別工作無需人工 干預(yù)，可工作于各種惡劣環(huán)境。
[0009] 一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它 集編碼、載體、識別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無線電波對一種 標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識別的過程，非接觸性是其明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫器將特定格 式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取 并識別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對物體識別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、 無線傳輸?shù)裙δ堋＠暾執(zhí)枮?01010609490的發(fā)明專利申請"一種基于RFID的檔案信 息資源管理方法"中介紹了將RFID技術(shù)用于檔案信息管理的一種方法，但是仍然有如下缺 陷，例如掃描速度慢，標(biāo)簽使用壽命較短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方便攜帶等。 【實(shí)用新型內(nèi)容】
[0010] 本實(shí)用新型針對傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下的問題，采用基于RFID的數(shù)據(jù)管 理系統(tǒng)，有效地解決掃描速度慢，標(biāo)簽使用壽命較短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方 便攜帶等問題。
[0011] 本實(shí)用新型提供一種基于RFID的檔案自動管理系統(tǒng)，包括RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和 檔案管理信息系統(tǒng)，所述RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與所述檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn) 系統(tǒng)間的對接，其中，所述RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)包括中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器，所述RFID數(shù) 據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的收集、儲存、讀寫RFID標(biāo)簽；所述檔案管理信息系統(tǒng)包括儲 位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)，所述檔案管理信息系 統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對所述檔案信息的應(yīng)用管理；其特征在于，所述終端管理器包括讀寫器與RFID閱讀 器；所述RFID標(biāo)簽包括檔案標(biāo)簽和庫位標(biāo)簽；所述檔案標(biāo)簽安裝在檔案盒或檔案文件上； 所述庫位標(biāo)簽安裝在檔案儲位下方的支撐橫梁上；所述儲位管理子系統(tǒng)包括儲位自動識別 模塊和檔案自動識別模塊；所述安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。
[0012] 優(yōu)選的是，所述中心數(shù)據(jù)庫作為所述檔案自動管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心。
[0013] 優(yōu)選的是，所述終端管理器作為所述檔案自動管理系統(tǒng)的信息輸入輸出終端。
[0014] 優(yōu)選的是，所述儲位管理子系統(tǒng)負(fù)責(zé)將所述檔案自動識別模塊儲存的檔案盒編號 和所述儲位自動識別模塊儲存的儲位編號自動匹配。
[0015] 優(yōu)選的是，所述讀寫器負(fù)責(zé)將所述中心數(shù)據(jù)庫中的信息寫入所述RFID標(biāo)簽或是 將所述RFID標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入所述中心數(shù)據(jù)庫。
[0016] 優(yōu)選的是，所述RFID閱讀器負(fù)責(zé)為檔案管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊，檔案管 理員將采集到的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入所述中心數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)而為所述檔案管理信息系統(tǒng)其它模塊 的使用提供數(shù)據(jù)支持。
[0017] 優(yōu)選的是，所述查詢管理子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級查詢，并提供出庫指令。
[0018] 優(yōu)選的是，所述銷毀管理子系統(tǒng)存儲檔案的保管期限。
[0019] 優(yōu)選的是，所述RFID標(biāo)簽中的信息存儲在所述RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的所述中心數(shù) 據(jù)庫中。
[0020] 優(yōu)選的是，所述檔案標(biāo)簽中存儲的信息包括所述檔案的類別、名稱、編號、入庫時(shí) 間、年份、保持期限、內(nèi)容摘要、密級、重量、頁碼中的任一一項(xiàng)或任意組合。
[0021] 優(yōu)選的是，所述庫位標(biāo)簽中存儲的信息包括儲位類型信息、儲位編號信息、存放的 檔案編號區(qū)間信息、存放的檔案編號區(qū)間數(shù)量信息中的任一一項(xiàng)或任意組合。
[0022] 優(yōu)選的是，所有檔案庫中的檔案都處于所述RFID閱讀器的讀取范圍內(nèi)。
[0023] 本實(shí)用新型的優(yōu)點(diǎn)在于將RFID (Radio Frequency Identification無線射頻識 另Ij)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化、智能化，同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔 案管理技術(shù)的升級與改造，將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效 率，同時(shí)還有助于提高檔案管理的安全性。具有下述優(yōu)點(diǎn)：
[0024] 第一，非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息 收集、交換與跟蹤能力。檔案管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱 讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮 減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫存檔案的動態(tài)化管理。
[0025] 第二，快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中 快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如某些RFID讀寫器可以 每秒讀取200個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式的效率要提高數(shù)倍。
[0026] 第三，標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存 儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)IK甚至更大的容量。標(biāo)簽的內(nèi)容可 以反復(fù)被擦寫，而不會損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。
[0027] 第四，安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨(dú)一無二，無法仿造，這種 高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。
[0028] 第五，抗污染性和耐久性強(qiáng)。傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝 紙箱上，所以特別容易受到折損；RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。
[0029] 第六，體積小型化、形狀多樣化。RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需 為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外，標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài) 發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。
[0030] 第七，可重復(fù)使用?，F(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標(biāo)簽則可以重 復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。
[0031] 第八，穿透性和無屏障閱讀。在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料 等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒 有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。
[0032] 第九，標(biāo)簽具有防盜功能。配合門型通道天線可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)對檔 案非法取走的報(bào)警功能。
【附圖說明】
[0033] 為了使本實(shí)用新型便于理解，現(xiàn)在結(jié)合附圖描述本實(shí)用新型的具體實(shí)施例。
[0034] 圖1為本實(shí)用新型所述的基于RFID的檔案自動管理系統(tǒng)的一優(yōu)選實(shí)施例的系統(tǒng) 結(jié)構(gòu)示意圖。
[0035] 圖2示出了本實(shí)用新型所述的基于RFID的檔案自動管理系統(tǒng)的一優(yōu)選實(shí)施例的 檔案入庫流程圖。
【具體實(shí)施方式】
[0036] 下面結(jié)合附圖和優(yōu)選的實(shí)施方式對本實(shí)用新型作進(jìn)一步詳細(xì)描述。
[0037] 圖1示出了本實(shí)用新型所述的基于RFID的檔案自動管理系統(tǒng)的一優(yōu)選實(shí)施例的 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖。本實(shí)用新型所