一站式全流程檔案信息管理方法
【專利摘要】本發(fā)明提供一種一站式全流程檔案信息管理方法，包括以下步驟：在憑證箱上粘貼箱號條形碼，將整理好的檔案文件放入憑證箱中，填寫裝箱清單，并用保密鎖條封箱；檔案管理人將封箱后的憑證箱入庫，并放置在貨位上；將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)與客戶端系統(tǒng)中。本發(fā)明可解決檔案管理歸檔范圍小的問題，加強檔案業(yè)務(wù)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作，明確工作職責(zé)，提高工作效率，確保系統(tǒng)安全、高效、穩(wěn)定地運行；檔案信息可分別錄入在存儲中心管理系統(tǒng)及客戶端系統(tǒng)中，其中，存儲中心管理系統(tǒng)用于確定憑證箱位置，客戶端系統(tǒng)用于記錄憑證箱內(nèi)容物，兩套系統(tǒng)由不同人員操作，可實現(xiàn)雙盲管理。
【專利說明】
一站式全流程檔案信息管理方法
技術(shù)領(lǐng)域
[0001]本發(fā)明涉及檔案管理領(lǐng)域，尤其是一種一站式全流程檔案信息管理方法。
【背景技術(shù)】
[0002]隨著計算機的日益發(fā)展，檔案管理中逐步引進計算機管理技術(shù)，出現(xiàn)各種電子檔案管理系統(tǒng)，并隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，為了更好的做好文件與檔案的無縫連接，在電子檔案管理系統(tǒng)逐步出現(xiàn)了文檔一體化管理?，F(xiàn)在的文檔一體化只是單純的對辦公流轉(zhuǎn)過程產(chǎn)生的文件進行歸檔，此種一體化的缺點是歸檔范圍較小，并且對文件的收集范圍較為狹窄。
[0003]針對相關(guān)技術(shù)中檔案管理歸檔范圍小的問題，目前尚未提出有效的解決方案。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0004]為解決上述技術(shù)中存在的不足，本發(fā)明提供一種一站式全流程檔案信息管理方法，以解決檔案管理歸檔范圍小的問題。
[0005]為實現(xiàn)上述目的，本發(fā)明提供一種一站式全流程檔案信息管理方法，包括以下步驟:
[0006]S1、在憑證箱上粘貼箱號條形碼，將整理好的檔案文件放入憑證箱中，填寫裝箱清單，并用保密鎖條封箱；
[0007]S2、檔案管理人將封箱后的憑證箱入庫，并放置在貨位上；
[0008]S3、將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)與客戶端系統(tǒng)中。
[0009]上述的一站式全流程檔案信息管理方法，其中，在所述步驟SI中，包括以下子步驟:
[0010]S11、將8位數(shù)字箱號條形碼貼附于憑證箱右側(cè)方框內(nèi)；
[0011]S12、部門檔案負責(zé)人在與辦公室檔案管理人員進行溝通、交接、查詢工作，并匯總本部門檔案總類與名稱，由辦公室檔案管理人員將整理好的檔案文件放入憑證箱中；
[0012]S13、填寫與憑證箱中放置的檔案信息相對應(yīng)的裝箱清單，在裝箱清單中注明有部門名稱及編號、檔案類型，箱號、裝箱日期、總冊數(shù)、裝箱人，檔案具體要素內(nèi)容；
[0013]S14、將保密鎖條尖端從憑證箱扣手處自下向上穿入，經(jīng)過紙箱內(nèi)襯，從封箱孔穿出，插入密封鎖孔并拉緊；
[0014]S15、在憑證箱正上方表格中填寫封箱日期、保密鎖條號碼并簽字。
[0015]上述的一站式全流程檔案信息管理方法，其中，在所述步驟S2中，包括以下子步驟:
[0016]S21、檔案負責(zé)人將封箱后的憑證箱移交給辦公室檔案管理人，并填寫本次檔案移交的類型、數(shù)量與交接日期；
[0017]S22、辦公室檔案管理人先將憑證箱放置在暫存區(qū)，待所有憑證箱都移交完畢后，統(tǒng)一運輸至檔案倉庫，并填寫入庫交接單；
[0018]S23、將憑證箱依次碼放在貨架中的貨位上，使箱號條形碼面向外側(cè)。
[0019]上述的一站式全流程檔案信息管理方法，其中，在所述步驟S23中，在每個貨位中對應(yīng)放置三個憑證箱。
[0020]上述的一站式全流程檔案信息管理方法，其中，在所述步驟S3中，包括以下子步驟:
[0021]S31、在將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)時，使用掃描槍逐一對貨位條碼及箱號條碼進行掃描，把掃描結(jié)果導(dǎo)入存儲中心管理系統(tǒng)中，并保存；
[0022]S32、在將檔案信息錄入客戶端系統(tǒng)時，根據(jù)信息量以選擇錄入方式，在錄入完成后保存。
[0023]上述的一站式全流程檔案信息管理方法，其中，在所述步驟S32中，若信息量多，則選擇在對應(yīng)的EXCEL表格中錄入，再導(dǎo)入客戶端系統(tǒng)；若信息量少，則在登陸客戶端系統(tǒng)后，直接進行信息錄入。
[0024]與現(xiàn)有技術(shù)相比，本發(fā)明具有以下優(yōu)點:
[0025]本發(fā)明可解決檔案管理歸檔范圍小的問題，加強檔案業(yè)務(wù)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作，明確工作職責(zé)，提高工作效率，確保系統(tǒng)安全、高效、穩(wěn)定地運行；
[0026]檔案信息可分別錄入在存儲中心管理系統(tǒng)及客戶端系統(tǒng)中，其中，存儲中心管理系統(tǒng)用于確定憑證箱位置，客戶端系統(tǒng)用于記錄憑證箱內(nèi)容物，兩套系統(tǒng)由不同人員操作，可實現(xiàn)雙盲管理。
【具體實施方式】
[0027]本發(fā)明提供一種一站式全流程檔案信息管理方法，包括以下步驟:
[0028]S1、在憑證箱上粘貼箱號條形碼，將整理好的檔案文件放入憑證箱中，填寫裝箱清單，并用保密鎖條封箱。
[0029]其中，在步驟SI中，包括以下子步驟:
[0030]311、將8位數(shù)字箱號條形碼貼附于憑證箱右側(cè)方框內(nèi)。
[0031]S12、部門檔案負責(zé)人在與辦公室檔案管理人員進行溝通、交接、查詢工作，并匯總本部門檔案總類與名稱，由辦公室檔案管理人員將整理好的檔案文件放入憑證箱中。
[0032]S13、填寫與憑證箱中放置的檔案信息相對應(yīng)的裝箱清單，在裝箱清單中注明有部門名稱及編號、檔案類型，箱號、裝箱日期、總冊數(shù)、裝箱人，檔案具體要素內(nèi)容。其中，檔案具體要素內(nèi)容一般包含:時間、冊/卷數(shù)、公司名稱或姓名、合同號等。
[0033]S14、將保密鎖條尖端從憑證箱扣手處自下向上穿入，經(jīng)過紙箱內(nèi)襯，從封箱孔穿出，插入密封鎖孔并拉緊。其中，每個憑證箱左右各使用一個保密鎖條。
[0034]S15、在憑證箱正上方表格中填寫封箱日期、保密鎖條號碼并簽字。
[0035]另外，在每次開啟憑證箱查詢后其內(nèi)部的檔案信息后，需要重新對表格進行書寫。如遇箱體表格填滿，需更換新憑證箱。
[0036]S2、檔案管理人將封箱后的憑證箱入庫，并放置在貨位上。
[0037]其中，在步驟S2中，包括以下子步驟:
[0038]S21、檔案負責(zé)人將封箱后的憑證箱移交給辦公室檔案管理人，并填寫本次檔案移交的類型、數(shù)量與交接日期；
[0039]S22、辦公室檔案管理人先將憑證箱放置在暫存區(qū)，待所有憑證箱都移交完畢后，統(tǒng)一運輸至檔案倉庫，并填寫入庫交接單；
[0040]S23、將憑證箱依次碼放在貨架中的貨位上，使箱號條形碼面向外側(cè)。其中，在所述步驟S23中，在每個貨位中對應(yīng)放置三個憑證箱。
[0041]S3、將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)與客戶端系統(tǒng)中。
[0042]其中，在步驟S3中，包括以下子步驟:
[0043]S31、在將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)時，使用掃描槍逐一對貨位條碼及箱號條碼進行掃描，把掃描結(jié)果導(dǎo)入存儲中心管理系統(tǒng)中，并保存。
[0044]使用掃描槍逐一對貨位條碼及箱號條碼進行掃描，把掃描結(jié)果導(dǎo)入存儲中心管理系統(tǒng)，以步驟如下:
[0045]I/使用掃描槍進行貨位定位:選擇掃描槍“入庫”按鍵，掃描貨位條碼，“深度”選擇“ I ”，隨后掃描對應(yīng)的三個箱號條碼，點“保存”。按此操作將全部新入庫憑證箱進行掃描。
[0046]2/將掃描槍放入底座與電腦連接，在電腦桌面點擊“我的電腦”中“我的設(shè)備”中盤的” mydocument”文件夾，剪切“rk-save”文件夾，存放于本地硬盤并以當(dāng)天日期重命名。
[0047]3/通過IE瀏覽器登陸存儲中心管理系統(tǒng)。
[0048]4/貨位信息導(dǎo)入:
[0049]☆進入左列“工作指令”的“首次收箱”，點擊右上角“新增”，“指令編號”列填寫7位以內(nèi)數(shù)字，每次順序書寫，不可重復(fù)。點擊選擇客戶按鈕，選擇客戶名稱。
[0050]☆點擊“瀏覽”，將以掃描日期重命名的文件上傳。從左側(cè)列表可進行多選添加到右側(cè)列表，也可通過條碼篩選進行單個條碼號的錄入。
[0051 ] 如果新入庫憑證箱數(shù)量較少，也可以人工記明貨位及憑證箱號碼，在系統(tǒng)中進行手動輸入。
[0052]☆點擊“完成保存”按鈕對首次入庫的信息進行保存。
[0053]S32、在將檔案信息錄入客戶端系統(tǒng)時，根據(jù)信息量以選擇錄入方式，在錄入完成后保存。其中，若信息量多，則選擇在對應(yīng)的EXCEL表格中錄入，再導(dǎo)入客戶端系統(tǒng)；若信息量少，則在登陸客戶端系統(tǒng)后，直接進行信息錄入。
[0054]在信息量較多時，選擇先在對應(yīng)EXCEL表格錄入再導(dǎo)入系統(tǒng)，包括以下子步驟:
[0055]I/按照標準填寫“header”及“tblitem”表格，客戶端對應(yīng)表格填寫規(guī)范，其中“filename”及“descript1n”中的內(nèi)容可根據(jù)不同部門情況進行更改。同時，對EXCEL表的名稱、表頭不得更改，以免無法導(dǎo)入系統(tǒng)。
[0056]2/進入電腦C盤programfiles文件夾的憑證管理軟件，雙擊“空數(shù)據(jù)庫”文件，進入到“數(shù)據(jù)表”列表界面。
[0057]3/選擇左上角的“文件獲取外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入”
[0058]4/選擇“excel”文件類型，選擇本地硬盤中需要導(dǎo)入系統(tǒng)的excel文件(“header”及 “tblitem”)
[0059]5/點擊“導(dǎo)入”，點擊下一步，將header文件導(dǎo)入到tblHeader表；item文件導(dǎo)入tblitem數(shù)據(jù)表，點擊完成。
[0060]在信息量少時，則在登陸客戶端系統(tǒng)后，直接進行信息錄，包括以下子步驟:
[0061]I/點擊界面上“新建”按鈕，選擇“標準箱”操作類型，輸入憑證箱數(shù)量，點擊“添加”后會在下面的數(shù)據(jù)窗口中顯示一條數(shù)據(jù)，點擊存儲。
[0062]2/指令下達后，指令狀態(tài)為“未確定”，需進行確認操作:在確認指令界面中，選擇剛剛建立的指令索引號(系統(tǒng)自動顯示)，填入指定單號后，點擊存儲完成確認操作。
[0063]3/點擊登記憑證箱，在工作單號中選擇剛剛確認完畢的工作單號碼，“箱號前綴”指憑證箱號碼前4位，“起始箱號”、“結(jié)束箱號”指憑證箱號碼的后4位，點擊保存后，完成登記操作。
[0064]此時在憑證箱管理界面中就可以查詢到剛剛建立的憑證箱。
[0065]4/將剛創(chuàng)建的憑證箱和檔案清單進行“鏈接”。在清單管理中點擊新建，選擇剛建立的工單號，填入清單前綴、起止號碼，點擊保存(清單號一般與箱號一致)。在清單管理中即可顯示此信息。
[0066]5/在“檔案裝箱”管理中，點擊新建，填入信息，包含檔案類型、名稱、日期、所屬部門等要素，點擊“添加”，確認無誤后，點擊保存。
[0067]以上所述僅為本發(fā)明的較佳實施例，對發(fā)明而言僅僅是說明性的，而非限制性的。本專業(yè)技術(shù)人員理解，在發(fā)明權(quán)利要求所限定的精神和范圍內(nèi)可對其進行許多改變，修改，甚至等效，但都將落入本發(fā)明的保護范圍內(nèi)。
【主權(quán)項】
1.一種一站式全流程檔案信息管理方法，包括以下步驟: 51、在憑證箱上粘貼箱號條形碼，將整理好的檔案文件放入憑證箱中，填寫裝箱清單，并用保密鎖條封箱； 52、檔案管理人將封箱后的憑證箱入庫，并放置在貨位上； 53、將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)與客戶端系統(tǒng)中。2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的一站式全流程檔案信息管理方法，其特征在于，在所述步驟SI中，包括以下子步驟: 311、將8位數(shù)字箱號條形碼貼附于憑證箱右側(cè)方框內(nèi)； 512、部門檔案負責(zé)人在與辦公室檔案管理人員進行溝通、交接、查詢工作，并匯總本部門檔案總類與名稱，由辦公室檔案管理人員將整理好的檔案文件放入憑證箱中； 513、填寫與憑證箱中放置的檔案信息相對應(yīng)的裝箱清單，在裝箱清單中注明有部門名稱及編號、檔案類型，箱號、裝箱日期、總冊數(shù)、裝箱人，檔案具體要素內(nèi)容； 514、將保密鎖條尖端從憑證箱扣手處自下向上穿入，經(jīng)過紙箱內(nèi)襯，從封箱孔穿出，插入密封鎖孔并拉緊； 515、在憑證箱正上方表格中填寫封箱日期、保密鎖條號碼并簽字。3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的一站式全流程檔案信息管理方法，其特征在于，在所述步驟S2中，包括以下子步驟: 521、檔案負責(zé)人將封箱后的憑證箱移交給辦公室檔案管理人，并填寫本次檔案移交的類型、數(shù)量與交接日期； 522、辦公室檔案管理人先將憑證箱放置在暫存區(qū)，待所有憑證箱都移交完畢后，統(tǒng)一運輸至檔案倉庫，并填寫入庫交接單； 523、將憑證箱依次碼放在貨架中的貨位上，使箱號條形碼面向外側(cè)。4.根據(jù)權(quán)利要求3所述的一站式全流程檔案信息管理方法，其特征在于，在所述步驟S23中，在每個貨位中對應(yīng)放置三個憑證箱。5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的一站式全流程檔案信息管理方法，其特征在于，在所述步驟S3中，包括以下子步驟: 531、在將檔案信息分別錄入存儲中心管理系統(tǒng)時，使用掃描槍逐一對貨位條碼及箱號條碼進行掃描，把掃描結(jié)果導(dǎo)入存儲中心管理系統(tǒng)中，并保存； 532、在將檔案信息錄入客戶端系統(tǒng)時，根據(jù)信息量以選擇錄入方式，在錄入完成后保存。6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的一站式全流程檔案信息管理方法，其特征在于，在所述步驟S32中，若信息量多，則選擇在對應(yīng)的EXCEL表格中錄入，再導(dǎo)入客戶端系統(tǒng)；若信息量少，則在登陸客戶端系統(tǒng)后，直接進行信息錄入。
【文檔編號】G06Q10/06GK105894163SQ201410777951
【公開日】2016年8月24日
【申請日】2014年12月17日
【發(fā)明人】沈琛
【申請人】中信天津外包服務(wù)有限公司