本發(fā)明屬于計算機技術(shù)領(lǐng)域，具體地涉及一種文件管理系統(tǒng)及方法。

背景技術(shù)：

現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)辦公系統(tǒng)或ERP或管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了云空間或本地服務(wù)器的存儲、下載、查閱、刪除等功能，通過用戶權(quán)限的分配，獲得權(quán)限的用戶可以對文件進行存儲、下載、查閱、和刪除功能。

對于符合質(zhì)量管理體系或安全管理體系等體系管理規(guī)定要求的文件規(guī)定，需要有文件更改審批流程和文件更改生效記錄等，但現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)辦公系統(tǒng)或ERP或管理系統(tǒng)，均未實現(xiàn)將文件在線更改和文件更改記錄很好的同步實現(xiàn)。因為文件更改，直接通過研發(fā)管理系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)的文件在線編輯功能將導(dǎo)致過多的開發(fā)成本，且不能很好看出更改流程記錄和審批記錄，故一般是通過專門的文檔操作軟件(例如Office或Wps等辦公軟件)來操作，更改好再上傳到線上進行更替，對于管理體系上要求的保留文件更改記錄，一般還需要再進行線上填寫專門的記錄，不嚴謹且過程繁瑣。這樣就造成了體系文件不能實現(xiàn)完全的線上辦公，只實現(xiàn)了線上存儲、查閱、下載文件的作用，對于體系文件中要求的持續(xù)改進、文件審批流程，還是使用線下審批，做好線下修改記錄，再將更新的文件和記錄上傳到系統(tǒng)上。

技術(shù)實現(xiàn)要素：

為了解決上述問題，本發(fā)明提供一種文件管理系統(tǒng)及方法，解決目前文件管理體系中，不能實現(xiàn)體系文件的線上更改審批流程、文件更改記錄、文件更改節(jié)點信息的存儲、以及文件通過審批后對原存儲文件處理的缺陷。

本發(fā)明采取的技術(shù)方案為：

一種文件管理系統(tǒng)，包括權(quán)限判斷模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊、文件存儲模塊和文件更改模塊；其中：

所述權(quán)限判斷模塊用于對登錄的用戶進行權(quán)限判斷，包括管理權(quán)限、普通權(quán)限和審批權(quán)限；

所述系統(tǒng)設(shè)置模塊用于供管理權(quán)限的用戶分配用戶的權(quán)限，還用于設(shè)置文件更改審批流程；

所述文件存儲模塊用于供用戶執(zhí)行查詢操作或下載操作，還用于供管理權(quán)限的用戶執(zhí)行文件新增操作、修改操作或刪除操作；所述文件更改模塊用于供普通權(quán)限的用戶提交文件更改申請，并在申請審批通過后執(zhí)行文件新增操作、修改操作或刪除操作；還用于供審批權(quán)限的用戶對普通權(quán)限的用戶提交的文件更改申請進行審批生成并存儲該文件對應(yīng)的更改記錄。

所述更改記錄包括文件更改申請信息、審批對象、審批結(jié)果和審批意見，審批結(jié)果包括審批通過和審批不通過，審批意見為審批者填寫的通過或不通過的意見，便于管理層更好的掌握文件的歷史更改情況。

一種文件管理方法，運行于所述的一種文件管理系統(tǒng)中，包括以下步驟：

用戶登錄后，用于進入權(quán)限判斷模塊執(zhí)行對登錄的用戶進行權(quán)限判斷的步驟；

當(dāng)用戶的權(quán)限為普通權(quán)限時，用于進入文件存儲模塊執(zhí)行查詢操作或下載操作，或者是進入文件更改模塊提交申請，并在文件更改申請審批通過后執(zhí)行文件新增操作、修改操作或刪除操作的步驟；

當(dāng)用戶的權(quán)限為管理權(quán)限時，用于進入文件存儲模塊執(zhí)行查詢操作、下載操作、新增操作、修改操作或刪除操作的步驟；

當(dāng)用戶的權(quán)限為審批權(quán)限時，用于進入文件更改模塊對普通權(quán)限的用戶提交的文件更改申請進行審批，根據(jù)審批結(jié)果生成并存儲該文件對應(yīng)的更改記錄的步驟；

所述普通權(quán)限的用戶進入文件更改模塊提交文件更改申請的步驟包括：

用于判斷文件更改模式的步驟；

當(dāng)文件更改模式為新增時，用于添加新增文件信息和待增加文件后，選擇審批對象提交申請的步驟；

當(dāng)文件更改模式為修改時，用于添加修改文件信息和修改后的文件后，選擇審批對象提交申請的步驟；

當(dāng)文件更改模式為刪除時，用于添加刪除文件信息后，選擇審批對象提交申請的步驟；

所述新增操作為將待增加文件存入文件存儲模塊；所述修改操作為用修改后文件替換原始文件；所述刪除操作為根據(jù)刪除文件信息刪除待刪除文件的步驟；所述查詢操作為在文件存儲模塊中查詢文件，所述下載操作為在文件存儲模塊中下載文件，其中被刪除或被替換的文件不出現(xiàn)在文件存儲模塊，但作為文件歷史版本仍存儲在服務(wù)器，可以在文件更改模塊中查詢文件更改申請記錄查詢到。

所述新增文件信息包括新增文件編號、新增文件名稱、新增原因、文件描述、審批標簽、負責(zé)部門、申請人、生效日期，這樣方便審批者了解新增文件的詳細情況，提高了審批效率。

所述修改文件信息包括修改文件編號、修改文件名稱、修改原因、文件描述、審批標簽、負責(zé)部門、申請人、生效日期，這樣方便審批者了解修改文件的詳細情況，提高了審批效率。

所述刪除文件信息包括刪除文件編號、刪除文件名稱、刪除原因、文件描述、審批標簽、負責(zé)部門、申請人、生效日期，這樣方便審批者了解刪除文件的詳細情況，提高了審批效率。

所述審批對象為預(yù)設(shè)的審批流程和對象，或者是用戶手動選擇的審批對象，可供用戶按照實際情況選擇，提升用戶體驗。

所述的審批對象不少于1個，并可以按先后順序設(shè)置出審批先后流程，通過多層審批，體現(xiàn)了公司體系管理流程，也避免了審批者的誤操作。

所述審批標簽的內(nèi)容為緊急或正常，所述生效日期為審批通過后立即生效或預(yù)設(shè)的生效日期，通過添加標簽內(nèi)容，可優(yōu)先處理緊急類的更改申請，提高了使用的靈活性和管理效率。

系統(tǒng)自動檢索判斷用戶填寫的更改文件編號，若新增時，新增文件編號與文件存儲模塊的文件編號出現(xiàn)重復(fù)時，將提示報錯并且用戶不能提交；若修改或刪除時，用戶可以從系統(tǒng)內(nèi)選擇文件編號或自行填寫文件編號后，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)到文件存儲模塊中的對應(yīng)文件，供用戶點擊預(yù)覽，方便用戶填寫時進一步確認文件更改所填內(nèi)容無誤。

采用上述技術(shù)方案，具有以下優(yōu)點：

本發(fā)明提出的一種文件管理方法，將文件線上更改審批流程與文件存儲進行關(guān)聯(lián)，通過記錄文件更改審批流程記錄，反饋出體系文件的管理更新情況，通過將更改文件最后的審批結(jié)果自動關(guān)聯(lián)到文件存儲，實現(xiàn)文件在線的新增、更新、刪除，真正將線下的體系文件管理，搬到線上，提高了管理效率。

附圖說明

圖1為本發(fā)明的系統(tǒng)流程圖；

圖2為本發(fā)明的系統(tǒng)框圖；

圖3為本發(fā)明中文件更改流程圖。

具體實施方式

為了使本發(fā)明要解決的技術(shù)問題、技術(shù)方案和優(yōu)點更加清楚，下面將結(jié)合附圖及具體實施例進行詳細描述，這里的描述不意味著對應(yīng)于實施例中陳述的具體實例的所有主題都在權(quán)利要求中引用了。

從圖1、圖2可以看出，一種文件管理系統(tǒng)，包括權(quán)限判斷模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊、文件存儲模塊和文件更改模塊；其中：

所述權(quán)限判斷模塊用于對登錄的用戶進行權(quán)限判斷，包括管理權(quán)限、普通權(quán)限和審批權(quán)限；

所述系統(tǒng)設(shè)置模塊用于供管理權(quán)限的用戶分配用戶的權(quán)限，還用于設(shè)置文件更改審批流程；

所述文件存儲模塊用于供用戶執(zhí)行查詢操作或下載操作，還用于供管理權(quán)限的用戶執(zhí)行文件新增操作、修改操作或刪除操作；所述文件更改模塊用于供普通權(quán)限的用戶提交文件更改申請，并在申請審批通過后執(zhí)行文件新增操作、修改操作或刪除操作；還用于供審批權(quán)限的用戶對普通權(quán)限的用戶提交的文件更改申請進行審批生成并存儲該文件對應(yīng)的更改記錄。

所述更改記錄包括文件更改申請信息、審批對象、審批結(jié)果和審批意見，審批結(jié)果包括審批通過和審批不通過，審批意見為審批者填寫的通過或不通過的意見。

一種文件管理方法，在一種文件管理系統(tǒng)上運行，包括以下步驟：

用戶登錄后，用于進入權(quán)限判斷模塊執(zhí)行對登錄的用戶進行權(quán)限判斷的步驟；

當(dāng)用戶的權(quán)限為普通權(quán)限時，用于進入文件存儲模塊執(zhí)行查詢操作或下載操作，或者是進入文件更改模塊提交文件更改申請，并在文件更改申請審批通過后執(zhí)行文件新增操作、修改操作或刪除操作的步驟；

當(dāng)用戶的權(quán)限為管理權(quán)限時，用于進入文件存儲模塊執(zhí)行查詢操作、下載操作、新增操作、修改操作或刪除操作的步驟，一般是指軟件管理員和體系文件管理員有權(quán)限可以在此進行新增、修改和刪除體系文件；

當(dāng)用戶的權(quán)限為審批權(quán)限時，用于進入文件更改模塊對普通權(quán)限的用戶提交的文件更改申請進行審批，根據(jù)審批結(jié)果生成并存儲該文件對應(yīng)的更改記錄的步驟，所述更改記錄存儲在文件更改模塊中；

所述普通權(quán)限的用戶進入文件更改模塊提交申請的步驟包括：

用于判斷文件更改模式的步驟；

當(dāng)文件更改模式為新增時，用于添加新增文件信息和待增加文件后，選擇審批對象提交申請的步驟，所述新增文件信息包括新增文件編號、新增文件名稱、新增原因、文件描述、審批標簽、負責(zé)部門、申請人、生效日期，其中所述新增文件編號為體系文件編號，若與系統(tǒng)內(nèi)已存在的文件編號相同，則提交時執(zhí)行報錯操作；

當(dāng)文件更改模式為修改時，用于添加修改文件信息和修改后的文件后，選擇審批對象提交申請的步驟，所述修改文件信息包括修改文件編號、修改文件名稱、修改原因、文件描述、審批標簽、負責(zé)部門、申請人、生效日期，其中所述修改文件編號及名稱可以在線查詢或關(guān)聯(lián)選擇，供用戶點擊預(yù)覽；

當(dāng)文件更改模式為刪除時，用于添加刪除文件信息后，選擇審批對象提交申請的步驟，所述刪除文件信息包括刪除文件編號、刪除文件名稱、刪除原因、文件描述、審批標簽、負責(zé)部門、申請人、生效日期，用于獲得文件審批流程的審批結(jié)果的步驟，其中所述刪除文件編號和名稱可以在線查詢或關(guān)聯(lián)選擇，供用戶點擊預(yù)覽；

為了滿足用戶審批的靈活性和避免誤操作，所述審批對象為預(yù)設(shè)的審批對象，或者是用戶手動選擇的審批對象，所述的審批對象不少于1個，可以按照公司管理流程設(shè)置審批對象和先后順序，所述審批標簽的內(nèi)容為緊急或正常，所述新增文件、修改文件、刪除文件信息中的生效日期為審批通過后立即生效或預(yù)設(shè)的生效日期；

所述新增操作為將待增加文件存入文件存儲模塊，新增文件將出現(xiàn)在文件存儲模塊的文件列表中，在預(yù)設(shè)的生效時間上公示出來，供具備權(quán)限的用戶查閱、下載、打印(即生效)；

所述修改操作為用修改后文件替換原始文件，在達到預(yù)設(shè)的生效時間后，新文件將覆蓋原文件，原文件刪除，新文件出現(xiàn)在文件存儲模塊的文件列表中，供具備權(quán)限的用戶查閱、下載、打印(即生效)；

所述刪除操作為根據(jù)刪除文件信息刪除待刪除文件的步驟，根據(jù)用戶申請時填寫的文件編號和文件名稱，系統(tǒng)檢索定位到該文件，并在生效日期時將該文件刪除，作為失效文件，不再出現(xiàn)在文件存儲模塊的文件列表中；

所述查詢操作為在文件存儲模塊中查詢文件，所述下載操作為在文件存儲模塊中下載文件，其中被刪除或被替換的文件不出現(xiàn)在文件存儲模塊，但作為文件歷史版本仍存儲在服務(wù)器，可以在文件更改模塊中查詢文件更改申請記錄查詢到。

從圖3可以看出，文件更改模塊內(nèi)的操作包含4個步驟；首先按照新增、修改、刪除三種文件更改類型，填寫文件更改申請內(nèi)容，然后選擇審批流程；其次審批流程按照預(yù)設(shè)的審批流程或是申請人員自主選擇的審批對象進行審批；然后對申請的文件進行審批，無論是同意審批或是不同意審批，該文件更改申請及審批記錄都將作為一條文件更改記錄，存檔在文件更改模塊中；最后當(dāng)文件更改申請獲得最終通過后，會對照其申請類型對應(yīng)處理，并更新到文件存儲模塊中，文件存儲模塊將出現(xiàn)新增或更新后的文件，申請刪除的文件將作為失效文件，不再出現(xiàn)在文件存儲模塊的文件列表中。

通過本發(fā)明方法，所有文件的處理，不需要另外紙質(zhì)打印。例如原來的文件更改審批手續(xù)，需要申請人紙質(zhì)填寫理由，并把需要修改的文件打印好，找各個部門的審批人簽字，審批通過后再上傳到電腦，供用戶查閱下載使用；現(xiàn)在使用本發(fā)明方法后，文件的更改審批，將在線上實現(xiàn)，節(jié)省了紙張浪費，提高了辦公效率，并且文件的更改將自動與對應(yīng)文件管理，不需要人工再去檢索更換；此外文件的更改記錄也將長久的保管，并關(guān)聯(lián)到每份文件下，用戶可以根據(jù)需要，查詢一段時間內(nèi)所有文件的更改記錄，也可以查詢某個文件的歷史更改記錄(歷史版本、更改原因、更改部門、申請者和審批者等)，適合管理者對體系管理的整體把握。

優(yōu)選的實施例，本發(fā)明可以應(yīng)用在一種航運船舶文件管理系統(tǒng)，里面包含了航運公司或船舶管理公司的安全管理體系功能，原基礎(chǔ)擁有的體系文件管理功能有：體系文件的存儲，并根據(jù)用戶權(quán)限，對體系文件擁有查閱、編輯和刪除功能。通過此發(fā)明，在體系文件管理功能內(nèi)，增加了體系文件更改模塊，各主辦部門可以對自己職責(zé)范圍內(nèi)的文件進行更新，但需要經(jīng)過體系辦的領(lǐng)導(dǎo)審批通過后才能實施。各主辦部門(用戶A)填寫文件更改申請，選擇文件更改申請類型(新增、修改或刪除)，填寫申請原因，以及文件編號、文件名稱、申請標簽(緊急或正常)、生效日期或失效日期等必要內(nèi)容，附上最新的文件，最后提交申請。如果是新增類型，則需要填寫新的文件編號和名稱(若與系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有文件的編號相同，則提交時會出現(xiàn)報錯)，上傳新的文件后，提交申請。如果是修改類型，則可以直接選擇系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有的文件編號和文件名稱，然后上傳修改后的文件，提交申請。如果是刪除類型，則直接選擇系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有的文件編號和文件名稱，然后提交申請。提交申請后，該申請將自動顯示到擁有審批權(quán)限的用戶(用戶B，可以多個)的辦公界面上，用戶B經(jīng)查閱審核后，給予意見，若不同意，則原來文件均不變化，該文件更改申請將作為一項紀錄自動存儲到系統(tǒng)內(nèi)。若同意，則原來的文件對應(yīng)發(fā)生變化(新增、更換或刪除)，該文件更改記錄也將作為一項紀錄自動存儲到系統(tǒng)的更改模塊內(nèi)。所有用戶將對應(yīng)自己的權(quán)限，使用到最新的體系文件列表，并查看文件更改記錄。這樣不需要線下再走文件修改申請手續(xù)，滿足安全管理體系規(guī)定要求。

本發(fā)明的工作原理為：用戶登錄后，依照權(quán)限進入到文件存儲模塊或是文件更改模塊中，普通權(quán)限和管理權(quán)限均可進入文件存儲模塊進行文件的查詢或下載；需要對文件更改時，管理員用戶，可直接進行文件的新增、修改、刪除；普通用戶則需要進入文件更改模塊，按照申請的新增、修改、刪除三種類型填寫文件更改申請文件，選擇審批流程，等待審批，無論提交申請是通過還是不通過，該文件更改申請及審批記錄都將作為一條文件更改記錄，存檔在文件更改模塊中；當(dāng)審批結(jié)果為通過時，會對應(yīng)處理原申請文件，并更新到文件存儲模塊中，文件存儲模塊將出現(xiàn)新增或更新后的文件，申請刪除的文件將作為失效文件，不再出現(xiàn)在文件存儲模塊的文件列表中。

其中所述新增類型為：原體系文件中沒有類似管理文件，用戶需要新增一份體系文件；所述修改類型為：原體系文件因部分或全部內(nèi)容不滿足要求，需要使用新的文件進行替換；所述刪除類型為：原體系文件已經(jīng)過時，完全不滿足需求，需要刪除；

最后需要說明的是，上述描述為本發(fā)明的優(yōu)選實施例，此類文件更改流程可以適用于各類體系管理，例如安全管理體系、質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、能源管理體系等體系管理中的文件管理。本領(lǐng)域的普通技術(shù)人員在本發(fā)明的啟示下，在不違背本發(fā)明宗旨及權(quán)利要求的前提下，可以做出多種類似的表示，可以對前述各實施例所記載的技術(shù)方案進行修改，或者對其中部分或者全部技術(shù)特征進行等同替換；而這些修改或者替換，并不使相應(yīng)技術(shù)方案的本質(zhì)脫離本發(fā)明各實施例技術(shù)方案的范圍，這樣的變換均落入本發(fā)明的保護范圍之內(nèi)。