專利名稱：圖像形成裝置、文檔管理系統(tǒng)以及文檔管理方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種圖像形成裝置、文檔管理系統(tǒng)以及文檔管理方法。
背景技術(shù)：
電子文件可對誰進(jìn)行了訪問等跟蹤信息進(jìn)行管理。但是，由于打印了電子文件的 圖像后的紙張可以很容易地進(jìn)行復(fù)印，因此很難進(jìn)行管理。在現(xiàn)有技術(shù)中，具有利用隱藏字 符印刷等來防止復(fù)印的技術(shù)。但是隱藏字符印刷的技術(shù)很難管理表示復(fù)印后的紙張的分發(fā) 對象等的跟蹤信息。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明的目的在于提供一種可有效地管理打印有圖像的圖像形成介質(zhì)的圖像形 成裝置、文檔管理系統(tǒng)以及文檔管理方法等。本發(fā)明的第一方面提供一種圖像形成裝置，包括用戶信息取得部，用于取得用戶 信息；掃描部，用于對附加有跟蹤ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描；顯示器，基于從所述 掃描器掃描的圖像所提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息，顯示 能選擇的分發(fā)對象的一覽表；處理部，取得從所述顯示器顯示的分發(fā)對象一覽表中選擇的 分發(fā)對象用的印刷中所附加的跟蹤ID，取得將所取得的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的 原稿圖像合成而成的打印數(shù)據(jù)；打印機(jī)，將所述處理部取得的打印數(shù)據(jù)打印在紙張上。本發(fā)明的第二方面提供一種文檔管理系統(tǒng)，包括圖像形成裝置和服務(wù)器，其中，所 述圖像形成裝置，包括用戶信息取得部，用于取得用戶信息；掃描部，用于對附加有跟蹤 ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描；分發(fā)對象請求部，向所述服務(wù)器請求基于從所述掃描 器掃描的圖像所提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息的分發(fā)對象 信息；顯示器，基于根據(jù)所述分發(fā)對象請求部的請求從所述服務(wù)器取得的所述分發(fā)對象信 息顯示能選擇的分發(fā)對象的一覽表；ID發(fā)放請求部，向所述服務(wù)器請求從所述顯示器所顯 示的所述分發(fā)對象一覽表中選擇的分發(fā)對象用的打印中所附加的跟蹤ID ；處理部，取得將 根據(jù)所述ID發(fā)放請求部的請求由所述服務(wù)器發(fā)放的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的原稿 圖像合成而成的打印數(shù)據(jù)；以及打印機(jī)，將所述處理部取得的打印數(shù)據(jù)打印在紙張上，所述 服務(wù)器包括分發(fā)對象選出部，根據(jù)所述圖像形成裝置的請求選出能選擇的分發(fā)對象；分 發(fā)對象通知部，向所述圖像形成裝置發(fā)送包含所述分發(fā)對象選出部所選出的所述分發(fā)對象 一覽表的分發(fā)對象信息；發(fā)放部，根據(jù)所述圖像形成裝置的請求發(fā)放跟蹤ID ；以及ID通知 部，向所述圖像形成裝置發(fā)送所述發(fā)放部發(fā)放的跟蹤ID。本發(fā)明的第三方面提供一種圖像形成方法，其中，取得用戶信息；對附加有跟蹤ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描；基于從所述掃描器掃描的圖像提取的跟蹤ID和取得 的所述用戶信息，顯示能選擇的分發(fā)對象的一覽表；取得從所顯示的所述分發(fā)對象一覽表 中選擇的分發(fā)對象用的印刷中所附加的跟蹤ID ；取得將所取得的所述跟蹤ID與所掃描的 所述原稿圖像進(jìn)行合成而成的打印數(shù)據(jù)；將所取得的所述打印信息打印在紙張上。


圖1是表示文檔 f理系統(tǒng)的構(gòu)成例的概略圖。圖1是表示數(shù)字復(fù)合機(jī)以及服務(wù)器的控制系統(tǒng)的構(gòu)成例的框圖。圖3是表示被付與了跟蹤ID的圖像的印刷例的示意圖。圖4是表示用戶 f理表的構(gòu)成例示意圖。圖5是表示文檔 f理表的構(gòu)成例示意圖。圖6是表示跟蹤 f理表的構(gòu)成例示意圖。圖7是表示動作 f理表的構(gòu)成例示意圖。圖8是用于說明_女字復(fù)合機(jī)中的復(fù)印動作處理例的流程圖。圖9是用于說明_女字復(fù)合機(jī)中的復(fù)印動作示例的流程圖。圖10示出了掃描指示畫面的顯示例。圖11示出了分發(fā)對象選擇畫面的顯示例。圖12示出了動作選擇畫面的顯示例。圖13示出了打印中畫面的顯示例。圖14示出了管理登記薄的示例。圖15示出了確認(rèn)畫面(打印完成畫面)的顯示例。圖16是用于說明服務(wù)器的動作例的流程圖。
具體實(shí)施例方式下面，參考附圖對實(shí)施例進(jìn)行具體說明。圖1是表示文檔管理系統(tǒng)的構(gòu)成例的概略圖。如圖1所示，文檔管理系統(tǒng)具有數(shù)字復(fù)合機(jī)1、服務(wù)器2以及用戶終端3。文檔管 理系統(tǒng)利用局域網(wǎng)5連接數(shù)字復(fù)合機(jī)1、服務(wù)器2以及用戶終端4。上述數(shù)字復(fù)合機(jī)(MFP) 1作為圖像形成裝置(印刷裝置)以及圖像讀取裝置來發(fā) 揮功能。上述數(shù)字復(fù)合機(jī)1具有掃描器功能、打印機(jī)功能和網(wǎng)絡(luò)通信功能等。上述數(shù)字復(fù) 合機(jī)1具有通過各局域網(wǎng)5與各設(shè)備(服務(wù)器2、用戶終端幻進(jìn)行數(shù)據(jù)通信的通信功能。 例如，上述數(shù)字復(fù)合機(jī)1作為網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)執(zhí)行用戶終端3要求的打印處理。服務(wù)器2是服務(wù)器計算機(jī)。服務(wù)器2具有通過各局域網(wǎng)5與各設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)通信 的功能。服務(wù)器2具有管理文檔的文檔管理服務(wù)器、管理用于跟蹤打印了圖像的紙張的跟 蹤信息的跟蹤管理服務(wù)器以及管理用戶信息的用戶管理服務(wù)器的功能。服務(wù)器2也可以具 有作為管理用戶終端3等各設(shè)備所要求的打印任務(wù)的打印服務(wù)器的功能。用戶終端3是用戶使用的終端裝置。用戶終端3具有通過局域網(wǎng)5與各設(shè)備進(jìn)行 數(shù)據(jù)通信的通信功能。用戶終端3也可以是能通過各局域網(wǎng)5進(jìn)行數(shù)據(jù)通信的設(shè)備。例如， 用戶終端3可以是個人電腦，也可以是便攜式終端裝置。另外，局域網(wǎng)5也可利用無線通信來實(shí)現(xiàn)。下面，對數(shù)字復(fù)合機(jī)1的構(gòu)成進(jìn)行說明。圖2是表示數(shù)字復(fù)合機(jī)1以及服務(wù)器2的構(gòu)成例的框圖。如圖2所示，數(shù)字復(fù)合機(jī)1具有讀卡器6、操作面板7、掃描器(圖像讀取部)8、打 印機(jī)(圖像形成部)9以及系統(tǒng)控制部10等。數(shù)字復(fù)合機(jī)1具有用于輸出輸入數(shù)據(jù)的各種 外部接口。數(shù)字復(fù)合機(jī)1具有復(fù)印機(jī)、掃描器、打印機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的功能。上述讀卡器6從存儲有用戶信息的存儲介質(zhì)讀取用戶信息。例如，讀卡器6可以 是從用戶持有的IC卡讀取用戶信息的IC卡讀卡器，也可以是從用戶持有的IC標(biāo)簽(tag) 讀取用戶信息的標(biāo)簽閱讀器(tagreader)。上述操作面板7是用戶接口。操作面板7例如具有各種操作按鈕以及觸摸面板7b 內(nèi)置的顯示部7a。操作面板7作為用于用戶輸入操作指示的操作部、以及向用戶顯示指南 等的顯示部發(fā)揮功能。上述掃描器8將原稿面的圖像作為彩色圖像數(shù)據(jù)或黑白圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取。上述 掃描器8通過對原稿面進(jìn)行光學(xué)掃描，將原稿面上的圖像轉(zhuǎn)換成圖像數(shù)據(jù)。上述掃描器8 具有掃描機(jī)構(gòu)、光電轉(zhuǎn)換部以及原稿輸送裝置(ADF)等。上述打印機(jī)9在紙張上形成彩色圖像或黑白圖像。例如，打印機(jī)9是電子照像方 式的圖像形成裝置。電子照像方式的打印機(jī)9具有紙張收納部、輸送機(jī)構(gòu)、曝光裝置、感光 鼓、顯影裝置、轉(zhuǎn)印帶、轉(zhuǎn)印裝置以及定影裝置等。但打印機(jī)9不限定于電子照像方式，也可 以是通過噴墨方式或熱轉(zhuǎn)印方式等印刷方式來進(jìn)行圖像形成的裝置。下面，對數(shù)字復(fù)合機(jī)1的控制系統(tǒng)的構(gòu)成進(jìn)行說明。系統(tǒng)控制部10總括控制數(shù)字復(fù)合機(jī)1的各部分。例如，系統(tǒng)控制部10在數(shù)字復(fù) 合機(jī)1中控制讀卡器6、操作面板7、掃描器8以及打印機(jī)9。如圖2所示，系統(tǒng)控制部10具 有處理器(CPU) 11、隨機(jī)存取存儲器(RAM) 12、只讀存儲器(ROM) 13、非易失性存儲器14、圖 像處理部15、網(wǎng)絡(luò)接口 16、頁存儲器17、硬盤驅(qū)動器(HDD)IS以及時鐘19等。處理器11例如是CPU。處理器11通過執(zhí)行存儲在非易失性存儲器14或HDD 18中 的控制程序來實(shí)現(xiàn)各種處理功能。RAM 12是作為工作存儲器來發(fā)揮功能的主存儲器。ROM 13存儲管理數(shù)字復(fù)合機(jī)1的動作的控制程序和控制數(shù)據(jù)等。非易失性存儲器14是可改寫 的非易失性存儲器。非易失性存儲器14存儲用于實(shí)現(xiàn)各種處理功能的控制程序和控制數(shù) 據(jù)。例如，非易失性內(nèi)存14保存設(shè)定信息。圖像處理部15對掃描器8讀取的圖像數(shù)據(jù)或經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)接收的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行圖像 處理。網(wǎng)絡(luò)接口 16是通過局域網(wǎng)5與外部裝置進(jìn)行通信的接口。頁存儲器17是具有至少 擴(kuò)展一頁的圖像數(shù)據(jù)的存儲區(qū)域的存儲器。HDD 18是數(shù)據(jù)存儲用的大容量存儲器。HDD18 例如存儲作為印刷對象的圖像數(shù)據(jù)。時鐘19對當(dāng)前的日期和時間進(jìn)行計時。下面，對服務(wù)器2的構(gòu)成進(jìn)行說明。如圖2所示，服務(wù)器2具有處理器(CPU) 21、RAM 22、R0M23、HDD 24、網(wǎng)絡(luò)接口 (I/ F) 25以及時鐘26。處理器21例如是CPU。處理器21負(fù)責(zé)服務(wù)器2整體的控制。處理器21通過執(zhí)行 存儲在ROM 23或HDD M中的程序來實(shí)現(xiàn)各種處理功能。例如，處理器21具有文檔管理功 能、跟蹤管理功能以及用戶認(rèn)證功能。處理器21通過執(zhí)行程序來實(shí)現(xiàn)這些功能。例如，作為文檔管理功能，處理器21管理包含作為數(shù)字復(fù)合機(jī)打印對象的圖像的文檔。此外，作為 跟蹤管理功能，處理器21管理用于跟蹤打印有圖像的紙張的跟蹤信息。此外，作為用戶認(rèn) 證功能，處理器21通過對照核對來自數(shù)字復(fù)合機(jī)1的用戶信息(例如用戶ID和密碼等) 和存儲在HDD 24中的用戶認(rèn)證用數(shù)據(jù)，判斷用戶認(rèn)證的成功與否。RAM 22是工作存儲器。RAM 22例如臨時存儲作業(yè)用數(shù)據(jù)等。ROM 23存儲負(fù)責(zé)服 務(wù)器2的基本動作的控制程序和控制數(shù)據(jù)等。網(wǎng)絡(luò)接口 25是用于與局域網(wǎng)5內(nèi)的各裝置 進(jìn)行數(shù)據(jù)通信的接口。時鐘26對當(dāng)前的日期和時間進(jìn)行計時。HDD M是數(shù)據(jù)存儲用的存儲裝置。HDD M存儲在整個系統(tǒng)中管理作為打印對象 的圖像的信息。HDD M具有用戶管理表Ma、文檔管理表Mb、跟蹤管理表Mc以及動作管 理表Md。用戶管理表2 存儲用戶信息。文檔管理表24b存儲作為打印對象的文檔(原 稿)的相關(guān)信息。跟蹤管理表2 存儲用于跟蹤打印有圖像的紙張的跟蹤信息。動作管理 表24d存儲可執(zhí)行動作條件等信息，該可執(zhí)行動作條件用于判斷對應(yīng)于各用戶可以執(zhí)行的 動作。此外，數(shù)字復(fù)合機(jī)1也可具有服務(wù)器2所具有的一部分或全部功能。例如，也可使 數(shù)字復(fù)合機(jī)1的處理器11來實(shí)現(xiàn)用戶認(rèn)證功能、文檔管理功能、跟蹤管理功能或動作判斷 功能。并且，各表2 24d可設(shè)置在數(shù)據(jù)復(fù)合機(jī)1的HDD 18上，也可設(shè)置在與網(wǎng)絡(luò)5連 接的其他服務(wù)器裝置等設(shè)備上。下面，對打印有文檔(圖像)的紙張的管理進(jìn)行說明。文檔管理系統(tǒng)管理打印有圖像的紙張。文檔管理系統(tǒng)管理打印在紙張上的圖像的 版數(shù)(圖像形成次數(shù))。文檔管理系統(tǒng)可利用版信息來限制圖像的打印。文檔管理系統(tǒng)發(fā) 放作為識別信息的跟蹤ID，該識別信息用于跟蹤復(fù)印或打印有一個圖像的紙張。跟蹤ID例 如是可轉(zhuǎn)換成二維條形碼等碼信息的信息。文檔管理系統(tǒng)將表示跟蹤ID的條形碼等信息 與打印用圖像一起打印在紙張上。文檔管理系統(tǒng)通過從打印在紙張上的條形碼獲得的跟蹤 ID識別、管理紙張。圖3示出了在紙張上打印有圖像和表示跟蹤ID的條形碼的示例。在圖3的示例中，在紙張上與原稿圖像一起打印有表示作為識別信息的跟蹤ID的 信息。表示跟蹤ID的信息只要是處理器可從掃描圖像中識別跟蹤ID的信息即可。例如打 印在紙張上的表示跟蹤ID的信息是可0CR(光學(xué)字符識別)的字符、一維條形碼、二維條形 碼、QR碼、彩色碼、隱藏字符或紫外線墨水(ink)等。在文檔管理系統(tǒng)中，服務(wù)器2對應(yīng)于應(yīng)打印在紙張上的各圖像(原稿圖像)來發(fā) 放跟蹤ID。服務(wù)器2將包含已發(fā)放的跟蹤ID的信息轉(zhuǎn)換成條形碼。服務(wù)器2將文檔名、用 戶(持有者)名、有效期、版數(shù)(打印次數(shù))等信息與所發(fā)放的跟蹤ID相互對應(yīng)地存儲在 跟蹤管理表Md中。數(shù)字復(fù)合機(jī)1創(chuàng)建在應(yīng)打印的圖像數(shù)據(jù)上附加了服務(wù)器2發(fā)放的表示跟蹤ID的 條形碼C的打印數(shù)據(jù)。例如，數(shù)字復(fù)合機(jī)1創(chuàng)建在紙張的基準(zhǔn)位置(在圖3所示的示例中 為右上)上配置條形碼C的打印數(shù)據(jù)。也可由服務(wù)器2創(chuàng)建打印數(shù)據(jù)，并發(fā)送到數(shù)字復(fù)合 機(jī)1。如果獲得了打印數(shù)據(jù)，數(shù)字復(fù)合機(jī)1則通過打印機(jī)9將打印數(shù)據(jù)打印在紙張上。下面，對用戶管理表2 進(jìn)行說明。圖4是表示用戶管理表Ma的構(gòu)成例的示意圖。8
在圖4所示的構(gòu)成例中，用戶管理表2 存儲用戶ID、用戶名、所屬、權(quán)限級別以 及認(rèn)證信息。用戶ID是用于識別用戶的識別信息。權(quán)限級別表示付與用戶的權(quán)限。在圖 4所示的示例中，各用戶的權(quán)限級別從低權(quán)限起依次是“ 1 (最低)” “5 (最高)”，其中的 任意一個權(quán)限級別被分配給用戶。認(rèn)證功能是用于認(rèn)證用戶的信息。例如認(rèn)證信息是密碼寸。下面，對文檔管理表24b進(jìn)行說明。圖5是表示文檔管理表Mb的構(gòu)成例的示意圖。在圖5所示的示例中，文檔管理表24b相互對應(yīng)地存儲文檔ID、文檔名(文件名)、 頁ID、創(chuàng)建日期和時間、更新日期和時間、有效期、版數(shù)限制以及安全級別。文檔ID是用于 識別文檔的文檔識別信息。發(fā)放有文檔ID的文檔由一頁或多頁組成。在打印新文檔的情 況下，服務(wù)器2發(fā)放針對該文檔整體的文檔ID。文檔名(文件名)是作為文檔的電子數(shù)據(jù) 的名稱。文檔名也可與文件名各自分別存儲。頁ID是用于識別構(gòu)成文檔的各頁的圖像(作為打印對象的各圖像)的識別信息。 頁ID在文檔管理系統(tǒng)內(nèi)可以是完全唯一(unique)的信息，也可以是與文檔ID組合而成為 唯一的信息。在打印新文檔的情況下，服務(wù)器2發(fā)放針對該文檔的每一頁的頁ID，并登記在 文件管理表24b中。創(chuàng)建日期和時間是表示該頁的創(chuàng)建日期和時間的信息。更新日期和時 間是表示該頁的更新日期和時間的信息。有效期是表示在各頁上設(shè)定的有效期的信息。版數(shù)限制是表示在各頁上設(shè)定的打 印次數(shù)的限制值的信息。安全級別是表示針對各頁圖像的安全設(shè)定的信息。安全級別是用 于確定針對各頁的圖像可以執(zhí)行的動作的信息。例如，有效期、版數(shù)限制以及安全級別可以 由第一個打印文檔的用戶來設(shè)定，也可以是管理員來設(shè)定，還可以通過文檔的屬性信息等 進(jìn)行設(shè)定。下面，對跟蹤管理表2 進(jìn)行說明。圖6是表示跟蹤管理表Mc的構(gòu)成例的示意圖。在圖6所示的示例中，跟蹤管理表Mc相互對應(yīng)地存儲跟蹤ID、文檔名、持有者、創(chuàng) 建日期和時間、更新日期和時間、有效期、版數(shù)、分發(fā)對象組以及許可動作。跟蹤ID是用于 識別打印有圖像的紙張的識別信息。文檔名(文件名)是表示已打印文檔的信息。跟蹤管理表2 也可以與文檔名不 同地另外存儲文件名。持有者是表示持有打印有文檔或頁的紙張的用戶的信息。并且，跟 蹤管理表2 也可存儲表示打印有文檔或頁的用戶信息。創(chuàng)建日期和時間是表示已打印文 件或頁的創(chuàng)建日期和時間的信息。更新日期是表示已打印文件或頁的更新日期和時間的信 肩、ο有效期是表示針對打印有各頁的紙張(利用識別ID識別的紙張)的有效期的信 息。版數(shù)是表示打印有該頁的紙張的版數(shù)的信息。版數(shù)是打印了該頁的次數(shù)。例如，在打 印了原本的情況下，版數(shù)為“0”。在復(fù)印了打印有該原本(版數(shù)為“0”的圖像)的紙張的情 況西，版數(shù)為“1”。如果進(jìn)一步復(fù)印了打印有版數(shù)為“1”的打印圖像的紙張，則版數(shù)為“2”。 這樣，版數(shù)是針對通過該打印處理進(jìn)行了打印的圖像的累計打印次數(shù)。分發(fā)對象組是表示 分發(fā)對象的用戶(持有者)所屬的組(所屬)的信息。許可動作是表示根據(jù)已打印文檔的 安全級別以及分發(fā)對象的用戶(持有者)的權(quán)限級別而確定的可執(zhí)行動作的信息。9
下面，對動作管理表24d進(jìn)行說明。圖7是表示動作管理表Md的構(gòu)成例的示意圖。在圖7所示的示例中，動作管理表Md相互對應(yīng)地存儲安全級別、可延長期限的權(quán) 限以及可增加版的權(quán)限。圖7所示的動作管理表24d按安全級別存儲用戶的權(quán)限級別作為 可執(zhí)行各種動作的條件。動作管理表24d按安全級別存儲可執(zhí)行條件不同的動作相關(guān)的 信息。在圖7所示的動作管理表的示例中，作為是可執(zhí)行條件的權(quán)限級別在各安全級別中 不同的動作，就有效期變更和復(fù)印版數(shù)限制的變更存儲針對各安全級別的可執(zhí)行的權(quán)限級 別。安全級別例如根據(jù)安全性的級別從級別“ 1 (最低)”設(shè)定到級別“5 (最高)”，是與 設(shè)定在各文檔的各頁(作為打印對象的每個圖像)上的安全性的級別對應(yīng)的信息?！翱裳?長期限的權(quán)限”表示可變更(延長或縮短)按安全級別復(fù)印(打印)有圖像的紙張的有效 期的用戶權(quán)限?！翱稍黾影娴臋?quán)限”表示可變更(增加或減少)復(fù)印(打印)有安全級別的 圖像的紙張的版數(shù)限制的用戶權(quán)限。下面，對文檔管理系統(tǒng)中的復(fù)印動作進(jìn)行說明。圖8和圖9是用于說明數(shù)字復(fù)合機(jī)1的復(fù)印動作示例的流程圖。在進(jìn)行跟蹤復(fù)印的情況下，處理器11為了進(jìn)行用戶認(rèn)證而取得用戶信息 (ACTll)。例如，處理器11通過讀卡器6從用戶持有的IC卡取得用戶信息。并且，處理器 11也可取得用戶通過操作面板7輸入的用戶ID和密碼等用戶信息。如果取得了用戶信息， 處理器11則向服務(wù)器2請求用戶認(rèn)證(ACT12)。例如，處理器11在請求用戶認(rèn)證的同時向 服務(wù)器2發(fā)送所取得的用戶信息。服務(wù)器2通過來自數(shù)字復(fù)合機(jī)1的用戶信息進(jìn)行用戶認(rèn) 證。服務(wù)器2將用戶認(rèn)證結(jié)果反饋到數(shù)字復(fù)合機(jī)1。在從服務(wù)器2接收了用戶認(rèn)證結(jié)果的情況下，數(shù)字復(fù)合機(jī)1的處理器11判斷用戶 認(rèn)證是否成功(ACT13)。如果判斷出用戶認(rèn)證失敗(ACT13中為“否”)，處理器11則進(jìn)行錯 誤處理(ACT14)。例如，處理器11在顯示部7a上顯示用戶認(rèn)證失敗的信息作為用戶認(rèn)證失 敗時的錯誤處理。如果判斷出用戶認(rèn)證成功(ACT13為“是”)，處理器11從服務(wù)器2取得作為用戶 認(rèn)證結(jié)果所得到的該用戶的用戶名和權(quán)限信息(ACT15)。如果取得了認(rèn)證成功的用戶名和 權(quán)限信息，處理器11則在顯示部7a上顯示用于指示開始跟蹤復(fù)印(掃描)的掃描指示畫 面(ACT16)。圖10是掃描指示畫面的顯示例。在圖10所示的掃描指示畫面中，處理器11在顯 示部7a上顯示功能指南、用戶名、用戶權(quán)限、動作指南以及掃描按鈕Bll等。例如，作為功 能指南，處理器11顯示表示動作模式是跟蹤復(fù)印功能的圖標(biāo)和字符指南。在圖10所示的 示例中，顯示“◎跟蹤復(fù)印”作為功能信息?！啊颉笔潜硎靖檹?fù)印功能的圖標(biāo)?！案檹?fù)印” 這樣的顯示是表示動作模式是跟蹤復(fù)印的字符指南。圖10所示示例中的“ □品川花子”這樣的顯示是分配給該用戶的圖標(biāo)“ □”和用 戶名“品川花子”。例如，分配給用戶的圖標(biāo)也可以是縮小了該用戶的頭像照片的圖像。圖 10所示示例中的“權(quán)限”這樣的顯示表示顯示該用戶的權(quán)限的顯示區(qū)域。用戶權(quán)限例如是 是否可進(jìn)行彩色打印、是否可進(jìn)行無跟蹤ID打印、是否可進(jìn)行無水印打印等。并且，也可顯 示用戶權(quán)限級別。
圖10所示示例中的“請掃描付與了跟蹤ID的原稿”這樣的顯示是對用戶的動作 指南。在圖10所示示例中，處理器11顯示用于指示開始掃描(復(fù)印)的掃描按鈕B11?？?利用觸摸面板7b選擇掃描按鈕B11。掃描開始也可利用設(shè)置在操作面板7上的硬鍵(例如 開始鍵)等來指示掃描開始。如果檢測到用戶輸入了掃描指示(ACT17中為“是”)，處理器11則通過掃描器8 進(jìn)行原稿掃描(ACT18)。處理器11將掃描有原稿的掃描圖像存儲在頁存儲器17或HDD 18 中。一旦進(jìn)行了原稿掃描，處理器11則從原稿掃描圖像中提取跟蹤ID(ACT19)。例如，跟蹤 ID與圖像一起被打印在原稿面的一部分上。在圖3的示例中，跟蹤ID被轉(zhuǎn)換成條形碼，打 印在原稿的右上方。作為在該文檔管理系統(tǒng)中打印的紙張的原稿是具有轉(zhuǎn)換成條形碼等圖 像的跟蹤ID。例如，處理器11從掃描圖像中提取表示跟蹤ID的條形碼圖像，通過將所提取 的條形碼圖像進(jìn)行解碼來獲取跟蹤ID。在未從原稿掃描圖像中得到跟蹤ID的情況下(ACT20為“否”)，處理器11進(jìn)行錯 誤處理(ACT14)。例如，作為未從原稿得到跟蹤ID時的錯誤處理，處理器11在顯示部7a上 顯示內(nèi)容為不能確認(rèn)跟蹤ID的錯誤指南。處理器11也可在顯示部7a上顯示內(nèi)容為指示 確認(rèn)原稿并再次進(jìn)行掃描的指南。在從原稿掃描圖像中得到了跟蹤ID的情況下(ACT20為“是”)，處理器11向服務(wù) 器2請求基于該跟蹤ID所判斷的分發(fā)對象信息(ACT21)。例如，處理器11在請求傳送分發(fā) 對象信息的同時向服務(wù)器2發(fā)送通過用戶認(rèn)證所得到的用戶認(rèn)證信息和從原稿獲得的跟 蹤ID。服務(wù)器2根據(jù)從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收到的用戶認(rèn)證信息和跟蹤ID創(chuàng)建分發(fā)對象一覽 表。服務(wù)器2向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送包含所創(chuàng)建的分發(fā)對象一覽表的分發(fā)對象信息。在從服務(wù)器2接收了分發(fā)對象信息的情況下(ACT22)，數(shù)字復(fù)合機(jī)1的處理器 11判斷是否有可選(有效)的分發(fā)對象(ACT23)。在判斷沒有可選的分發(fā)對象的情況下 (ACT23中為“否”)，處理器11進(jìn)行錯誤處理(ACT14)。例如，作為不存在可選分發(fā)對象時 的錯誤處理，處理器11在顯示部7a上顯示內(nèi)容為不存在有效的分發(fā)對象的錯誤指南。在 判斷有可選分發(fā)對象的情況下(ACT23中為“是”)，處理器11在顯示部7a上顯示用于選擇 分發(fā)對象的分發(fā)對象選擇畫面(ACTM)。圖11是分發(fā)對象的選擇畫面。在圖11所示示例中，作為分發(fā)對象的選擇頁面，處 理器11在顯示部7a上顯示功能指南、用戶名、用戶權(quán)限、操作指南、組選擇按鈕B21 (B21a、 B21b)、分發(fā)對象一覽表、分發(fā)對象添加按鈕B23、新分發(fā)對象按鈕B24、下一步按鈕B25等。 各按鈕是用戶可通過觸摸面板7b選擇的圖標(biāo)。例如，作為功能指南，處理器11與圖10—樣 顯示表示操作模式是跟蹤復(fù)印功能的內(nèi)容的圖標(biāo)和字符指南。并且，與圖10同樣，處理器 11顯示“ □品川花子權(quán)限”這樣的用戶名和用戶權(quán)限。作為操作指南，處理器11顯示“請 選擇分發(fā)對象”這樣的指南。組選擇按鈕B21是選擇作為分發(fā)對象的組的按鈕。組選擇按鈕B21是表示可選 分發(fā)對象的組的圖標(biāo)。在圖11所示的顯示例中，作為組選擇按鈕B21，處理器11顯示圖標(biāo) B21a和圖標(biāo)B21b，該顯示圖標(biāo)B21a顯示“戰(zhàn)略委員會”，該圖標(biāo)B21b顯示“安全WG”。如果 在一個畫面上不能顯示全部可選組的按鈕，處理器11也可顯示上下按鈕，根據(jù)上下按鈕的 輸入來顯示其他組的按鈕。所選擇的組的按鈕以表示選擇狀態(tài)的顯示狀態(tài)來進(jìn)行顯示。在 圖11所示的顯示例中，處理器11通過倒轉(zhuǎn)顯示表示“戰(zhàn)略委員會”的圖標(biāo)B21a，來表示作為分發(fā)對象的“戰(zhàn)略委員會”是選擇狀態(tài)。分發(fā)對象一覽表是作為候補(bǔ)分發(fā)對象的用戶的一覽表。在圖11所示顯示例的分 發(fā)對象一覽表中，處理器11顯示與作為候補(bǔ)分發(fā)對象的各用戶相對應(yīng)的復(fù)選框B22(B22a、 B22b、B22c)。與作為分發(fā)對象的用戶對應(yīng)地顯示復(fù)選框B22。處理器11在每次通過觸摸 面板7b檢測到用戶觸摸了復(fù)選框B22時，都切換該復(fù)選框B22內(nèi)的核對(check)記號的有 無。處理器11將在復(fù)選框B22中有核對記號的用戶作為分發(fā)對象。例如，處理器11也可 以默認(rèn)的方式在可分發(fā)的所有用戶的各復(fù)選框B22中加入核對記號。在這種情況下，用戶 (操作者)進(jìn)行撤消不需要的分發(fā)對象所對應(yīng)的復(fù)選框B22中的核對記號的操作。在一個 畫面上不能完整顯示分發(fā)對象一覽表的情況下，處理器11也可顯示滾動條，根據(jù)對滾動條 的指示來切換分發(fā)對象一覽表的顯示范圍。分發(fā)對象添加按鈕B23是用于添加分發(fā)對象的按鈕。如果用戶想在本次復(fù)印中添 加分發(fā)對象，則按下分發(fā)對象添加按鈕B23。在按下了分發(fā)對象添加按鈕B23的情況下，處 理器11也可顯示搜索分發(fā)對象的分發(fā)對象搜索畫面。處理器11也可在分發(fā)對象畫面添加 用戶指定的分發(fā)對象。另外，也可以是只有規(guī)定的權(quán)限級別的用戶才能添加分發(fā)對象。處理 器11也可在用戶(操作者)具有添加分發(fā)對象權(quán)限的情況下顯示分發(fā)對象添加按鈕B23， 在用戶(操作者)不具有添加分發(fā)對象權(quán)限的情況下不顯示分發(fā)對象添加按鈕B23。新分發(fā)對象按鈕BM是用于定義新的分發(fā)對象的按鈕。在定義新的分發(fā)對象按鈕 時，用戶按下新分發(fā)對象按鈕B24。如果用戶按下了新分發(fā)對象按鈕B24，處理器11則顯示 用于定義新的分發(fā)對象的分發(fā)對象登記畫面。例如，處理器11在分發(fā)對象的登記畫面中將 用戶指定的分發(fā)對象組作為新的分發(fā)對象進(jìn)行登記。新的分發(fā)對象組可以從預(yù)先準(zhǔn)備的共 享地址薄中進(jìn)行搜索。此外，新的分發(fā)對象組也可以從專門為本文檔管理系統(tǒng)準(zhǔn)備的共享 地址薄中進(jìn)行搜索，還可以從每個人的地址薄中進(jìn)行搜索。顯示部7a可切換顯示共享地址 薄和每個人的地址薄，也可同時顯示。此外，也可以是只有規(guī)定的權(quán)限級別的用戶才能定義新的分發(fā)對象。處理器11也 可在用戶(操作者)具有定義新的分發(fā)對象權(quán)限的情況下顯示新分發(fā)對象按鈕B24，在用戶 (操作者)不具有定義新分發(fā)對象權(quán)限的情況下不顯示新分發(fā)對象按鈕。下一步按鈕B25是指示進(jìn)入下一個動作的按鈕。在該分發(fā)對象選擇畫面中完成了 選擇分發(fā)對象的用戶按下下一步按鈕B25。如果用戶按下下一步按鈕B25，處理器11則確 定分發(fā)對象，進(jìn)入下一個動作。在該分發(fā)對象選擇畫面中按下了下一步按鈕B25的情況下(ACT25中為“是”)，處 理器11向服務(wù)器2請求表示在各分發(fā)對象可以執(zhí)行的動作的可動作信息(ACD6)。例如， 處理器11在請求傳送可動作信息的同時向服務(wù)器2發(fā)送表示所選擇的分發(fā)對象的信息、通 過用戶認(rèn)證所獲得的用戶認(rèn)證信息以及從原稿獲得的跟蹤ID。服務(wù)器2根據(jù)從數(shù)字復(fù)合機(jī) 1接收的分發(fā)對象、用戶認(rèn)證信息以及跟蹤ID，創(chuàng)建表示在各分發(fā)對象可執(zhí)行的動作的信 息的一覽表。服務(wù)器2將包含所創(chuàng)建的信息的一覽表的可動作信息向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送。 由此，數(shù)字復(fù)合機(jī)1從服務(wù)器2取得可動作信息(ACT27)。另外，不存在可執(zhí)行的動作信息的分發(fā)對象也可以不作為分發(fā)對象信息中包含的 分發(fā)對象來檢測。在這種情況下，在分發(fā)對象一覽表中不顯示不存在可執(zhí)行的動作信息的 分發(fā)對象。在作為分發(fā)對象選擇了不存在可執(zhí)行的動作信息的分發(fā)對象的情況下，用戶需12要通過分發(fā)對象添加按鈕B23或新分發(fā)對象按鈕B24明確地作為分發(fā)對象來進(jìn)行添加。對 于所添加的分發(fā)對象不存在有效的可選動作。對不存在可執(zhí)行動作的分發(fā)對象在操作一覽 表上不顯示候補(bǔ)動作。如果選擇針對不存在可執(zhí)行動作的分發(fā)對象的動作，用戶需要通過 添加按鈕B34或新操作按鈕B35明確地指定添加。在從服務(wù)器2接收了可動作信息的情況下(ACT27)，數(shù)字復(fù)合機(jī)1的處理器11在 顯示部7a上顯示用于選擇在各分發(fā)對象的動作的動作選擇頁面(ACD8)。用戶在顯示部 7a上顯示的動作選擇畫面上按分發(fā)對象從動作一覽表中選擇所期望的動作。例如可參考動 作管理表、通過打印圖像的安全級別和分發(fā)對象的權(quán)限級別確定針對各分發(fā)對象可以執(zhí)行 的動作。圖12示出了動作選擇畫面的顯示例。在圖12所示示例中，作為用于設(shè)定各分發(fā)對象的動作的動作選擇畫面，處理器11 在顯示部7a上顯示功能指南、用戶名、用戶權(quán)限、操作指南、分發(fā)對象選擇按鈕B31 (B31a、 B31b)、動作一覽表、動作修改按鈕B33、動作添加按鈕B34、新動作按鈕B35、登記薄復(fù)選框 B36、返回按鈕B37以及OK按鈕B38等。各按鈕和復(fù)選框是用戶通過觸摸面板7b可選擇的 圖標(biāo)。與圖10和圖11相同，處理器11顯示功能指南、用戶名、用戶權(quán)限作為功能指南。處 理器11顯示“請按照分發(fā)對象選擇動作”這樣的指南來作為操作指南。分發(fā)對象選擇按鈕B31是選擇設(shè)定動作的分發(fā)對象的按鈕。分發(fā)對象選擇按鈕 B31是表示可選分發(fā)對象的圖標(biāo)。在圖12所示的顯示例中，處理器11顯示圖標(biāo)B31a和圖 標(biāo)B31b作為分發(fā)對象選擇按鈕B31，該圖標(biāo)B31a顯示為“職員A”，該圖標(biāo)B31b顯示為“職 員B”。如果在一個畫面內(nèi)不能顯示全部分發(fā)對象選擇按鈕B31，處理器11也可顯示上下按 鈕，切換根據(jù)上下按鈕的輸入所顯示的分發(fā)對象按鈕。所選擇的分發(fā)對象按鈕以表示選擇 狀態(tài)的顯示狀態(tài)來進(jìn)行顯示。在圖12所示的顯示例中，處理器11通過倒轉(zhuǎn)顯示表示“職員 A”的圖標(biāo)B31a，表示作為分發(fā)對象“職員A”是選擇狀態(tài)。動作一覽表是可對選擇狀態(tài)的分發(fā)對象進(jìn)行設(shè)定的動作的一覽表。在圖12所 示的顯示例的動作一覽表中，處理器11顯示與各候補(bǔ)動作對應(yīng)的復(fù)選框B32(B32a、B32b、 B33b) 0復(fù)選框B32表示是否執(zhí)行對應(yīng)的動作。處理器11在每次通過觸摸面板7b檢測到 用戶觸摸了該復(fù)選框B32時，都切換該復(fù)選框B32內(nèi)的核對記號的有無。例如，處理器11 也可以默認(rèn)方式在可設(shè)定的所有動作的各復(fù)選框B32中加入核對記號。在這種情況下，用 戶(操作者)撤消與不需要的動作對應(yīng)的復(fù)選框B32中的核對記號即可。如果在一個畫面上不能完整顯示動作一覽表，處理器11也可顯示滾動條，根據(jù)對 滾動條的指示來切換動作一覽表的顯示范圍。并且，動作一覽表也可同時顯示動作內(nèi)容和 附屬信息。例如，如果進(jìn)行復(fù)印等打印，處理器11也可作為附屬信息顯示打印份數(shù)。例如， 在圖12所示示例中，處理器11顯示動作內(nèi)容為“復(fù)印”的同時，顯示復(fù)印份數(shù)為“(三份)”。 并且，在圖12所示的例中，處理器11顯示動作內(nèi)容為“延長期限”的同時，顯示當(dāng)前的期限 為 “ (9/28) ”。動作修改按鈕B33是用于修改動作的按鈕。如果要修改動作內(nèi)容，用戶就按下動 作修改按鈕B33。如果用戶按下動作修改按鈕B33，處理器11則顯示用于修改用戶所選的 動作內(nèi)容的動作修改畫面。處理器11根據(jù)在動作修改畫面中用戶指定的修改內(nèi)容來修改 動作。例如要給職員A復(fù)印兩份的情況下，用戶按下動作修改按鈕B33。如果用戶按下動作修改按鈕B33，處理器11則顯示動作修改畫面。在動作修改畫面中，作為復(fù)印動作的附屬信 息可將復(fù)印份數(shù)修改為兩份。只要修改內(nèi)容在可執(zhí)行條件的范圍內(nèi)，處理器11則進(jìn)行動作 修改處理。此外，只有具有規(guī)定權(quán)限級別的用戶可以指示修改動作。例如，在具有變更復(fù)印版 數(shù)權(quán)限的用戶按下動作修改按鈕B33的情況下，處理器11根據(jù)用戶的指示修改復(fù)印版數(shù)。 此外，在具有變更有效期權(quán)限的用戶按下動作修改按鈕B33的情況下，處理器11根據(jù)用戶 的指示修改有效期。也可以是動作修改本身也只有具有規(guī)定權(quán)限級別的用戶才能執(zhí)行。處理器11可 在用戶(操作者)具有動作修改權(quán)限的情況下顯示動作修改按鈕，如果操作者不具有修改 動作的權(quán)限，則不顯示動作修改按鈕。動作添加按鈕B34是用于添加動作的按鈕。如果用戶要添加動作，則按下動作添 加按鈕B34。如果用戶按下動作添加按鈕B34，處理器11則顯示搜索動作的動作搜索畫面。 處理器11也可在動作搜索畫面中添加用戶指定的動作。此外，追加動作也可以是只有具有 規(guī)定權(quán)限級別的用戶才能執(zhí)行。即、處理器11可在用戶(操作者)具有添加分發(fā)對象權(quán)限 的情況下顯示動作添加按鈕B34，在操作者不具有添加分發(fā)對象權(quán)限的情況下不顯示操作 添加按鈕B34。新動作按鈕B35是用于定義新動作的按鈕。在定義新動作時，用戶(操作者)按 下新動作按鈕B35。如果用戶按下新動作按鈕B35，處理器11則顯示用于定義新動作的動 作登記畫面。例如，處理器11在動作登記畫面中將用戶定義的動作作為新動作以用戶指定 的動作名來進(jìn)行登記?？赏ㄟ^處理器執(zhí)行的本文檔管理系統(tǒng)用的管理工具程序等來定義新動作。例如， 處理器通過執(zhí)行管理工具程序，可以定義選擇了動作時的舉動，也可以僅作為元數(shù)據(jù)在服 務(wù)器中作為屬性信息來進(jìn)行定義。這樣定義的新動作成為動作添加的對象，可在動作搜索 畫面中進(jìn)行選擇(顯示)。此外，可以是只有規(guī)定權(quán)限級別的用戶才能執(zhí)行新動作的定義。處理器11可以在 用戶(操作者)具有定義新的分發(fā)對象的權(quán)限的情況下顯示新動作按鈕B35，在用戶(操作 者)不具有定義新的分發(fā)對象的權(quán)限的情況下不顯示新動作按鈕B35。登記薄復(fù)選框B36用于設(shè)定是否輸出管理登記薄。管理登記薄是打印了該復(fù)印處 理的相關(guān)信息的紙張。如果登記薄復(fù)選框B36中加入了核對記號，處理器11則打印管理登 記薄。例如，處理器11在管理登記薄上打印登記薄本身的跟蹤ID、作為復(fù)印對象的圖像的 屬性信息(例如跟蹤ID)、復(fù)印的屬性信息(復(fù)印的執(zhí)行者、復(fù)印日期和時間等)、對應(yīng)各分 發(fā)對象的分發(fā)對象屬性信息(持有者名)、已打印紙張的跟蹤ID、作廢(回收)日的填寫區(qū) 域等作為管理登記薄。返回按鈕B37是指示返回上一個動作的按鈕。例如，要返回分發(fā)對象的選擇動作 的用戶按下返回按鈕B37。如果用戶按下了返回按鈕B37，處理器11則取消動作的設(shè)定，轉(zhuǎn) 到上一個動作(例如設(shè)定分發(fā)對象)。OK按鈕B38是完成動作設(shè)定后指示轉(zhuǎn)到下一個動作的按鈕。在動作選擇畫面中 完成了針對各分發(fā)對象的動作的選擇后，用戶按下OK按鈕B38。如果用戶按下了 OK按鈕 B38，處理器11則確定針對分發(fā)對象的動作設(shè)定，轉(zhuǎn)到下一個動作。
如果在動作選擇畫面中指示了動作修改(ACD9中為“是”)，處理器11則顯示用 于修改動作內(nèi)容的動作修改畫面(ACT30)。例如，在用戶“品川花子”在圖12所示的動作選 擇畫面中按下“操作修改按鈕B33”的情況下，處理器11在顯示部7a上顯示以用戶“品川 花子”的權(quán)限修改動作的動作修改畫面。例如，處理器11在動作修改畫面中顯示當(dāng)前復(fù)印 的剩余份數(shù)和有效期。處理器11也可根據(jù)用戶的權(quán)限變更動作修改畫面的顯示內(nèi)容。例 如，在認(rèn)證后的用戶具有添加復(fù)印版的權(quán)限的情況下，處理器11在動作修改畫面中顯示復(fù) 印的剩余份數(shù)的修改輸入欄。在認(rèn)證后的用戶具有有效期延長的權(quán)限的情況下，處理器11 在動作修改畫面中顯示有效期的修改輸入欄。用戶在動作修改畫面中輸入了復(fù)印的剩余份數(shù)的修改值或有效期的修改值等動 作修改的情況下，處理器11委托服務(wù)器2根據(jù)用戶指定的修改內(nèi)容修改動作(ACT31)。接 到動作修改委托的服務(wù)器2登記動作的修改內(nèi)容，向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送動作修改完成通知。 處理器11基于從服務(wù)器2接收動作修改完成通知，結(jié)束動作修改(ACT32)。此外，在指示了動作設(shè)定完成的情況下(ACT33中為“是”)，處理器11在顯示部7a 上顯示用于指示開始打印(復(fù)印)的打印指示畫面(ACT34)。如果用戶在打印指示畫面中 指示打印開始(ACT35中為“是”)，處理器11則向服務(wù)器2請求對打印在紙張上的圖像發(fā) 放新的跟蹤ID(ACT36)。例如，處理器11在顯示表示需要新跟蹤ID的圖像的信息的同時， 向服務(wù)器2發(fā)送跟蹤ID的發(fā)放請求。服務(wù)器2接收來自數(shù)字復(fù)合機(jī)1的跟蹤ID的發(fā)放請 求，發(fā)放新的跟蹤ID。服務(wù)器2將所發(fā)放的跟蹤ID與表示圖像的信息相互對應(yīng)地向數(shù)字復(fù) 合機(jī)1發(fā)送。如果接收到服務(wù)器2新發(fā)放的跟蹤ID，處理器11則顯示表示正在打印的打印中畫 面(ACT38)。例如，處理器11在打印中畫面中顯示打印的進(jìn)行狀況。圖13示出了打印中 畫面的顯示例。在圖13所示的顯示例中，作為打印對象，處理器11排列顯示各分發(fā)對象和 管理登記薄。處理器11對于完成了打印的項(xiàng)目依次附加核對記號來進(jìn)行顯示。在圖13所 示的顯示例中，處理器11對作為第一分發(fā)對象的職員A付與了核對記號并進(jìn)行顯示，對作 為第二分發(fā)對象的職員B付與了表示正在復(fù)印的記號(“ ”)并進(jìn)行顯示。此外，在圖13 所示的顯示例中，處理器11也顯示用于用戶指示中止打印(復(fù)印)的取消按鈕B41。如果用戶按下了取消按鈕B41，處理器11則中斷針對各分發(fā)對象的打印(復(fù)印)。 如果中斷了打印，處理器11可取消打印管理登記薄，也可只輸出已打印(復(fù)印)部分的管 理登記薄。在中斷了復(fù)印的情況下，處理器11可以通過用戶的設(shè)定或針對各文檔的設(shè)定內(nèi) 容來判斷是否進(jìn)行管理登記薄的打印。并且，如果服務(wù)器2接收了新發(fā)放的跟蹤ID，數(shù)字復(fù)合機(jī)1的處理器11則通過圖 像處理部15等創(chuàng)建在原稿的圖像上附加了新跟蹤ID的打印數(shù)據(jù)(ACT39)。處理器11通過 打印機(jī)9執(zhí)行打印數(shù)據(jù)的打印(ACT40)。在完成了一部分的打印后，處理器11判斷是否完成了所有的打印(ACT41)。如果 判斷為未完成所有的打印(ACT41中為“否”)，處理器11則返回ACT36，發(fā)放針對下一個打印 圖像的跟蹤ID，繼續(xù)進(jìn)行打印處理。此外，如果判斷為已完成所有的打印(ACT41為“是”)， 處理器11則判斷是否需要打印管理登記薄(ACT42)。如果判斷為需要打印管理登記薄(ACT42為“是”)，處理器11則向服務(wù)器2請求打 印到管理登記薄上的新的跟蹤ID(ACT43)。作為管理登記薄，處理器11打印例如該管理登記薄本身的跟蹤ID、作為復(fù)印對象的圖像的屬性信息(例如跟蹤ID)、復(fù)印的屬性信息(復(fù) 印的執(zhí)行者、復(fù)印日期和時間等)、對應(yīng)于各分發(fā)對象的分發(fā)對象的屬性信息(持有者名)、 已打印紙張的跟蹤ID、作廢(回收)日的填寫區(qū)域等。該管理登記薄本身的跟蹤ID之外的 信息是由處理器11進(jìn)行編輯并創(chuàng)建打印用圖像的信息。在這種情況下，處理器11向服務(wù) 器2請求付與管理登記薄的新跟蹤ID。服務(wù)器2發(fā)放管理登記薄用的新跟蹤ID。服務(wù)器 2向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送所發(fā)放的新跟蹤ID。如果從服務(wù)器2取得了新的跟蹤ID(ACT44)，數(shù)字復(fù)合機(jī)1的處理器11則將所取 得的新跟蹤ID作為管理登記薄的跟蹤ID，創(chuàng)建編輯了各信息的管理登記薄用的打印數(shù)據(jù) (ACT45)。如果得到了管理登記薄用的打印數(shù)據(jù)，處理器11則將管理登記薄用的打印數(shù)據(jù) 打印在紙張上(ACT46)。打印有管理登記薄用的打印數(shù)據(jù)的紙張成為管理登記薄。但是，服務(wù)器2也可創(chuàng)建作為該管理登記薄進(jìn)行打印的打印數(shù)據(jù)。在這種情況下， 服務(wù)器2從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收管理登記薄所需要的信息。服務(wù)器2發(fā)放管理登記薄用的新 的跟蹤ID。服務(wù)器2通過從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收的信息和新跟蹤ID創(chuàng)建管理登記薄的打印 數(shù)據(jù)。服務(wù)器2將所創(chuàng)建的管理登記薄的打印數(shù)據(jù)向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送。數(shù)字復(fù)合機(jī)1將 從服務(wù)器2取得的打印數(shù)據(jù)作為管理登記薄進(jìn)行打印。圖14示出了管理登記薄的示例。圖14所示的管理登記薄打印有管理登記薄本身 的相關(guān)信息、與已打印的原本的相關(guān)信息以及各分發(fā)對象的相關(guān)信息等。作為管理登記薄 本身的相關(guān)信息，打印登記薄本身的跟蹤ID、表示執(zhí)行了打印的用戶的信息以及將這些信 息編碼而成的條形碼等。作為已打印的原本的相關(guān)信息，打印作為復(fù)印對象的圖像的屬性 信息(例如跟蹤ID)、復(fù)印的屬性信息(復(fù)印的執(zhí)行者、復(fù)印日期和時間等)以及將這些信 息編碼而成的條形碼等。作為各分發(fā)對象的相關(guān)信息，對應(yīng)于各分發(fā)對象打印分發(fā)對象的 屬性信息(分發(fā)對象名、持有者名)、已打印的紙張的跟蹤ID、將這些信息編碼而成的條形 碼以及回收(作廢)日的填寫區(qū)域等。在回收(作廢)日的填寫區(qū)域中寫入回收(或作廢)該紙張的日期。數(shù)字復(fù)合機(jī) 1也可利用掃描器8掃描填寫了回收日期的管理登記薄。在數(shù)字復(fù)合機(jī)1掃描了填寫有回 收日期的管理登記薄的情況下，向服務(wù)器2通知回收日期以及已回收紙張的跟蹤ID。由此， 服務(wù)器2可管理已回收(作廢)的紙張。并且，關(guān)于被確認(rèn)了作廢或回收的文檔(分發(fā)對 象)，數(shù)字復(fù)合機(jī)1也可以打印包括回收日等的信息(例如回收方法、回收地點(diǎn)、回收設(shè)備名 稱等的信息)來作為再次管理登記薄。而且，數(shù)字復(fù)合機(jī)1也可利用掃描器8對作廢的紙張(打印有跟蹤ID的紙張)本 身進(jìn)行掃描。在數(shù)字復(fù)合機(jī)1對作廢的紙張進(jìn)行了掃描的情況下，從掃描圖像取得跟蹤ID， 并通知服務(wù)器2。由此，服務(wù)器2可通過跟蹤ID指定已處理的紙張，并作為已作廢的紙張進(jìn) 行管理。此外，文檔管理系統(tǒng)也可將具有可與服務(wù)器2通信的掃描器的碎紙機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接。 碎紙機(jī)掃描作廢的紙張，并將掃描的圖像通知服務(wù)器2。服務(wù)器2可通過從來自碎紙機(jī)的掃 描圖像取得的跟蹤ID，對作廢的紙張進(jìn)行管理。在完成了管理登記薄的打印、或判斷無需打印管理登記薄的情況下，處理器11通 知服務(wù)器2打印完成(ACT47)。例如，處理器11對應(yīng)已打印的跟蹤ID通知服務(wù)器2打印完 成。此外，在完成了管理登記薄的打印或判斷無需打印管理登記薄的情況下，處理器11在 顯示部7a上顯示表示打印完成的確認(rèn)畫面(打印完成畫面)(ACT48)。16
圖15示出了確認(rèn)畫面的顯示例。在圖15所示的顯示例中，處理器11顯示表示復(fù) 印完成的指南和確認(rèn)按鈕B51。如果用戶按下確認(rèn)按鈕B51，處理器11則使顯示部7a的顯 示狀態(tài)返回初始畫面。此外，從打印完成起經(jīng)過了規(guī)定的時間后，處理器11也可使顯示部 7a的顯示狀態(tài)返回初始畫面。初始畫面例如是分發(fā)對象的選擇畫面或用于進(jìn)行用戶認(rèn)證的 用戶認(rèn)證畫面。下面，對服務(wù)器2的動作進(jìn)行說明。在跟蹤復(fù)印動作中，服務(wù)器2根據(jù)數(shù)字復(fù)合機(jī)1的請求輸出信息。例如，服務(wù)器2 根據(jù)用戶認(rèn)證請求進(jìn)行用戶認(rèn)證處理，并輸出認(rèn)證結(jié)果。服務(wù)器2根據(jù)分發(fā)對象信息的傳 送請求創(chuàng)建分發(fā)對象的列表，并作為分發(fā)對象信息輸出。服務(wù)器2根據(jù)可動作信息的傳送 請求按分發(fā)對象選擇可執(zhí)行的動作，并輸出包括所選擇的動作一覽表的可動作信息。服務(wù) 器2根據(jù)跟蹤ID的發(fā)放請求發(fā)放跟蹤ID，并輸出所發(fā)放的跟蹤ID。圖16是用于說明跟蹤復(fù)印中的服務(wù)器2的動作的流程圖。在從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收了用戶認(rèn)證請求的情況下(ACT50中為“是”)，服務(wù)器2的 處理器21基于與用戶認(rèn)證請求一起接收的用戶信息和存儲在用戶管理表Ma中的認(rèn)證信 息進(jìn)行用戶認(rèn)證(ACT51)。例如，在作為用戶信息接收了用戶ID和密碼的情況下，處理器21 基于所接收的密碼與存儲在用戶管理表Ma中的與該用戶ID對應(yīng)的認(rèn)證信息是否一致來 判斷用戶認(rèn)證是否成功。如果要判斷用戶認(rèn)證是否成功，處理器21向請求用戶認(rèn)證的數(shù)字 復(fù)合機(jī)1發(fā)送用戶認(rèn)證結(jié)果(ACT52)。在認(rèn)證成功的情況下，處理器21將與該用戶相關(guān)的 信息(用戶名以及該用戶的權(quán)限級別等信息)與用戶認(rèn)證結(jié)果一起向數(shù)字復(fù)合機(jī)1輸出。并且，在從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收了分發(fā)對象信息請求的情況下(ACT55中為“是”)，服 務(wù)器2的處理器21創(chuàng)建表示可以作為打印分發(fā)對象選擇的用戶的分發(fā)對象信息(ACT56)。 例如，處理器21從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收分發(fā)對象信息請求的同時，接收用戶信息和原稿的跟 蹤ID。處理器21根據(jù)跟蹤管理表2 指定跟蹤ID所對應(yīng)的復(fù)印對象、即文檔圖像(文 檔)。處理器21基于文件管理表24b指定有效期、版數(shù)限制以及安全級別等作為復(fù)印對象 的圖像的相關(guān)信息。處理器21基于作為復(fù)印對象的圖像的相關(guān)信息選出可選擇的分發(fā)對象(ACT56)。 處理器21創(chuàng)建將所選擇的分發(fā)對象作為分發(fā)對象一覽表的分發(fā)對象信息(ACT57)。處理器 21將包括分發(fā)對象一覽表的分發(fā)對象信息向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送(ACT58)。并且，在從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收了可動作信息請求的情況下(ACT60為“是”)，服務(wù) 器2的處理器21選出對應(yīng)各分發(fā)對象的可執(zhí)行的動作(ACT61)，創(chuàng)建表示所選擇的各分發(fā) 對象的候補(bǔ)動作的可動作信息(ACT62)。例如，處理器21從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收可動作信息 請求的同時，接收表示所選擇的分發(fā)對象的信息、用戶認(rèn)證以及原稿跟蹤ID。處理器21基 于用戶管理表2 指定分發(fā)對象的用戶權(quán)限級別。處理器21基于跟蹤管理表2 和文檔 管理表Mb，指定有效期、版數(shù)限制以及安全級別等作為與跟蹤ID對應(yīng)的復(fù)印對象的圖像 的相關(guān)信息。處理器21參照動作管理表Md、根據(jù)分發(fā)對象的權(quán)限級別和作為復(fù)印對象的圖像 的安全級別選出可執(zhí)行的動作(ACT61)。處理器21通過關(guān)于各分發(fā)對象選出可執(zhí)行的動 作，創(chuàng)建包括對應(yīng)各分發(fā)對象的候補(bǔ)操作一覽表的可動作信息(ACT62)。處理器21向數(shù)字 復(fù)合機(jī)1發(fā)送包括對應(yīng)各分發(fā)對象的候補(bǔ)操作一覽表的可動作信息。
并且，在從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收了動作修改請求的情況下(ACT65為是)，服務(wù)器2的 處理器21根據(jù)接收的修改內(nèi)容修改動作內(nèi)容(ACT66)。例如，在變更了有效期的情況下，處 理器21對存儲在文檔管理表中的打印對象的圖像進(jìn)行有效期變更。例如，在變更了復(fù)印版限制的情況下，處理器21對存儲在文檔管理表Mb中的打 印對象的圖像進(jìn)行版限制數(shù)變更。此外，處理器21也可通過用戶權(quán)限和打印對象的圖像安 全級別確認(rèn)是否有動作修改權(quán)限。在這種情況下，指示了動作修改的用戶如果沒有動作修 改權(quán)限，處理器21則向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送錯誤通知。如果完成了動作修改的登記，處理器 21則向數(shù)字復(fù)合機(jī)1通知完成了動作修改。并且，如果從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收了發(fā)放跟蹤ID的請求(ACT70為“是”)，服務(wù)器2 的處理器21則按接收了發(fā)放請求的打印對象的圖像發(fā)放跟蹤ID(ACT71)。處理器21將所 發(fā)放的跟蹤ID與表示所打印的圖像的信息相互對應(yīng)地向數(shù)字復(fù)合機(jī)1發(fā)送(ACT72)。并且，如果從數(shù)字復(fù)合機(jī)1接收了打印完成的通知(ACT75為是)，服務(wù)器2的處理 器21根據(jù)完成了打印的紙張的相關(guān)信息更新跟蹤管理表2 (ACT76)。在處理器21發(fā)放了 跟蹤ID的情況下，也可將跟蹤ID的相關(guān)信息登記在跟蹤管理表Mc中。數(shù)字復(fù)合機(jī)1也可執(zhí)行上述服務(wù)器2執(zhí)行的各處理(ACT50 76)的一部分或全 部。ACT50 76的各處理是可通過處理器執(zhí)行程序來實(shí)現(xiàn)的功能。因此，數(shù)字復(fù)合機(jī)1的 處理器11也可執(zhí)行ACT50 76的各處理。如果數(shù)字復(fù)合機(jī)具有各表2 Md、數(shù)字復(fù)合 機(jī)1的處理器11執(zhí)行ACT50 76的各處理，則上述的跟蹤復(fù)印也可由數(shù)字復(fù)合機(jī)1單獨(dú) 進(jìn)行。如上所述，本文檔管理系統(tǒng)是數(shù)字復(fù)合機(jī)在掃描了復(fù)印用原稿的情況下，從掃描 圖像中提取跟蹤ID，通過組合所提取的跟蹤ID和用戶信息，向用戶提供可選擇的候補(bǔ)分發(fā) 對象。根據(jù)本文檔管理系統(tǒng)，用戶在開始打印之前就可把握原稿的分發(fā)對象，可可靠地打印 附加了新跟蹤ID的圖像，用于用戶預(yù)想的分發(fā)對象。而且，本文檔管理系統(tǒng)在用戶指示了分發(fā)對象的情況下，向用戶提供對應(yīng)各分發(fā) 對象可選擇的動作一覽表。根據(jù)本文檔管理系統(tǒng)，用戶可按分發(fā)對象容易把握可執(zhí)行的候 補(bǔ)動作，容易按分發(fā)對象選擇適當(dāng)?shù)膭幼鳌６?，在本文檔管理系統(tǒng)中，根據(jù)用戶的指示，對 可按分發(fā)對象進(jìn)行選擇的動作一覽表進(jìn)行動作修改或添加新的動作。根據(jù)本文件管理系 統(tǒng)，用戶可適當(dāng)?shù)匦薷幕蛱砑觿幼?。本發(fā)明的實(shí)施方式并不限定于上述各實(shí)施方式，在實(shí)施階段中，在不脫離本發(fā)明 的發(fā)明點(diǎn)及效果的范圍內(nèi)，可以變形構(gòu)成要素從而具體化。此外，通過組合上述各實(shí)施方式 所開示的多個構(gòu)成要素，可以形成很多實(shí)施方式。例如，也可以從各個實(shí)施方式所示出的所 有構(gòu)成要素中刪除幾個構(gòu)成要素。也可以組合不同的實(shí)施方式中的構(gòu)成要素。
權(quán)利要求
1.一種圖像形成裝置，包括用戶信息取得部，用于取得用戶信息；掃描器，用于對附加有跟蹤ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描； 顯示器，基于從所述掃描器掃描的圖像提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得 的所述用戶信息，顯示能選擇的分發(fā)對象的一覽表；處理部，取得從所述顯示器顯示的所述分發(fā)對象的一覽表中選擇的分發(fā)對象用的打印 中所附加的跟蹤ID，并取得將所取得的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的原稿圖像合成而 得的打印數(shù)據(jù)；以及打印機(jī)，將所述處理部取得的打印數(shù)據(jù)打印在紙張上。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的圖像形成裝置，還包括顯示控制部，在從所述分發(fā)對象的一覽表中選擇了分發(fā)對象的情況下，在所述顯示器 上對應(yīng)于所選擇的各分發(fā)對象顯示能執(zhí)行的動作候補(bǔ)的一覽表。
3.根據(jù)權(quán)利要求2所述的圖像形成裝置，其中，根據(jù)所述用戶信息的用戶權(quán)限選出所述能執(zhí)行的動作候補(bǔ)。
4.根據(jù)權(quán)利要求2所述的圖像形成裝置，其中，根據(jù)所述用戶信息的用戶權(quán)限和從所述掃描圖像中提取的跟蹤ID的組合選出所述能 執(zhí)行的動作候補(bǔ)。
5.根據(jù)權(quán)利要求2所述的圖像形成裝置，其中，所述顯示控制部顯示表示根據(jù)所述用戶信息的用戶的動作修改的指示進(jìn)行了修改后 的動作的信息。
6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的圖像形成裝置，其中， 所述動作修改是有效期的變更。
7.根據(jù)權(quán)利要求5所述的圖像形成裝置，其中， 所述動作修改是復(fù)印限制數(shù)的變更。
8.一種文檔管理系統(tǒng)，包括圖像形成裝置和服務(wù)器，其中， 所述圖像形成裝置包括用戶信息取得部，用于取得用戶信息；掃描器，用于對附加有跟蹤ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描； 分發(fā)對象請求部，向所述服務(wù)器請求基于從所述掃描器掃描的圖像提取的跟蹤ID和 所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息的分發(fā)對象信息；顯示器，基于根據(jù)所述分發(fā)對象請求部的請求從所述服務(wù)器取得的所述分發(fā)對象信息 顯示能選擇的分發(fā)對象的一覽表；ID發(fā)放請求部，向所述服務(wù)器請求從所述顯示器所顯示的所述分發(fā)對象的一覽表中選 擇的分發(fā)對象用的打印中所附加的跟蹤ID ；處理部，取得將根據(jù)所述ID發(fā)放請求部的請求由所述服務(wù)器發(fā)放的所述跟蹤ID與所 述掃描器掃描的原稿圖像合成而得的打印數(shù)據(jù)；以及打印機(jī)，將所述處理部取得的打印數(shù)據(jù)打印在紙張上， 所述服務(wù)器包括分發(fā)對象選出部，根據(jù)所述圖像形成裝置的請求選出能選擇的分發(fā)對象；分發(fā)對象通知部，向所述圖像形成裝置發(fā)送包含所述分發(fā)對象選出部所選出的所述分 發(fā)對象的一覽表的分發(fā)對象信息；發(fā)放部，根據(jù)所述圖像形成裝置的請求發(fā)放跟蹤ID ；以及 ID通知部，向所述圖像形成裝置發(fā)送所述發(fā)放部發(fā)放的跟蹤ID。
9.根據(jù)權(quán)利要求8所述的文檔管理系統(tǒng)，其中， 所述圖像形成裝置還包括動作請求部，向所述服務(wù)器請求對應(yīng)于所選擇的各分發(fā)對象的能執(zhí)行的動作候補(bǔ)；以及顯示控制部，在所述顯示器上顯示根據(jù)所述動作請求部的請求從所述服務(wù)器取得的對 應(yīng)于各分發(fā)對象的能執(zhí)行的動作候補(bǔ)的一覽表， 所述服務(wù)器還包括動作選出部，根據(jù)所述圖像形成裝置的請求選出對應(yīng)于各分發(fā)對象的能執(zhí)行的動作候 補(bǔ)；以及動作通知部，向所述圖像形成裝置發(fā)送包含所述動作選出部所選出的所述動作候補(bǔ)的 一覽表的能動作信息。
10.根據(jù)權(quán)利要求9所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，所述動作選出部根據(jù)所述用戶信息的用戶權(quán)限選出所述能執(zhí)行的動作候補(bǔ)。
11.根據(jù)權(quán)利要求9所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，所述動作選出部根據(jù)所述用戶信息的用戶權(quán)限和從所述掃描圖像中提取的跟蹤ID的 組合選出所述能執(zhí)行的動作候補(bǔ)。
12.根據(jù)權(quán)利要求9所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，所述顯示控制部顯示表示根據(jù)所述用戶信息的用戶的動作修改的指示進(jìn)行了修改后 的動作的信息，所述圖像形成裝置還包括修改委托部，向所述服務(wù)器發(fā)送所述用戶信息的用戶指定的動作修改內(nèi)容， 其中，所述顯示控制部基于來自于所述服務(wù)器的動作修改完成通知在所述顯示器上顯 示表示修改后的動作的信息， 所述服務(wù)器還包括動作修改部，根據(jù)來自于所述圖像形成裝置的請求登記所述動作修改；以及 動作通知部，根據(jù)所述動作修改部的動作修改登記，向所述圖像形成裝置發(fā)送動作修 改完成通知。
13.根據(jù)權(quán)利要求12所述的文檔管理系統(tǒng)，其中， 所述動作修改是有效期的變更。
14.根據(jù)權(quán)利要求12所述的文檔管理系統(tǒng)，其中， 所述動作修改是復(fù)印限制數(shù)的變更。
15.一種圖像形成方法，包括 取得用戶信息；對附加有跟蹤ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描；基于從掃描的圖像提取的跟蹤ID和取得的所述用戶信息，顯示能選擇的分發(fā)對象的一覽表；取得從所顯示的所述分發(fā)對象的一覽表中選擇的分發(fā)對象用的打印中所附加的跟蹤ID ；取得將所取得的所述跟蹤ID與所掃描的所述原稿圖像進(jìn)行合成而得的打印數(shù)據(jù)； 將所取得的所述打印數(shù)據(jù)打印在紙張上。
16.根據(jù)權(quán)利要求15所述的圖像形成方法，其中，在從所述分發(fā)對象的一覽表中選擇了分發(fā)對象的情況下，對應(yīng)于所選擇的各分發(fā)對象 顯示能執(zhí)行的動作候補(bǔ)的一覽表。
17.根據(jù)權(quán)利要求16所述的圖像形成方法，其中，根據(jù)所述用戶信息的用戶權(quán)限選出所述能執(zhí)行的動作候補(bǔ)。
18.根據(jù)權(quán)利要求15所述的圖像形成方法，其中，顯示表示根據(jù)所述用戶信息的用戶的動作修改的指示進(jìn)行了修改的動作的信息。
19.根據(jù)權(quán)利要求18所述的圖像形成方法，其中， 所述動作修改是有效期的變更。
20.根據(jù)權(quán)利要求18所述的圖像形成方法，其中， 所述動作修改是復(fù)印限制數(shù)的變更。
全文摘要
本發(fā)明提供一種圖像形成裝置、文檔管理系統(tǒng)以及文檔管理方法。該圖像形成裝置包括用戶信息取得部，用于取得用戶信息；掃描部，用于對附加有跟蹤ID的復(fù)印對象的原稿圖像進(jìn)行掃描；顯示器，基于從所述掃描器掃描的圖像所提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息，顯示能選擇的分發(fā)對象的一覽表；處理部，取得從所述顯示器顯示的分發(fā)對象一覽表中選擇的分發(fā)對象用的印刷中所附加的跟蹤ID，取得將所取得的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的原稿圖像合成而成的打印數(shù)據(jù)；打印機(jī)，將所述處理部取得的打印數(shù)據(jù)打印在紙張上。
文檔編號H04N1/00GK102055880SQ20101028749
公開日2011年5月11日 申請日期2010年9月17日 優(yōu)先權(quán)日2009年10月30日
發(fā)明者井田俊博, 富沢肇, 小倉一泰, 藤原彰彥 申請人:東芝泰格有限公司, 株式會社東芝