供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)的制作方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001] 本發(fā)明屬于電數(shù)字數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域，尤其涉及一種用于供電企業(yè)的電子檔案系統(tǒng)。
【背景技術(shù)】
[0002] 隨著電力市場化的深入，電力企業(yè)的競爭日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為 電力企業(yè)爭取市場的重要手段。
[0003] 用電客戶檔案管理作為供電企業(yè)開展營銷業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，客戶檔案管理是供電 企業(yè)與用電客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道。
[0004] 為了提高營銷服務(wù)質(zhì)量，提升營銷的管理水平，建立適宜供電企業(yè)營銷業(yè)務(wù)的電 子檔案集中管理模式，是營銷業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢。
[0005] 檔案電子化使得傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案融入了影音、電子文本、圖像等多種新型 載體，表現(xiàn)形式更形象、全面和生動，激發(fā)了檔案管理方法和手段的多樣化。但是電子檔案 作為一種新興事物，在供電企業(yè)的應(yīng)用管理過程中還存在很多不足。
[0006] 1)對電子檔案管理的重要性認識不足：
[0007] 企業(yè)往往比較注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了檔案建設(shè)，部分人員認為檔案 工作不會對企業(yè)的發(fā)展起到實質(zhì)性的作用，對檔案管理工作不夠重視，庫藏檔案資源不夠 重視。沒有充分意識到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化的重要性，封閉守舊的檔案管理觀念沒有及 時調(diào)整和適應(yīng)信息社會的需求，使檔案管理電子化建設(shè)受到一定的影響。
[0008] 2)缺乏規(guī)范化的流程和統(tǒng)一的標準：
[0009] 營銷檔案資料收集、整理、歸檔等各方面工作沒有統(tǒng)一的標準可以遵照執(zhí)行，工作 質(zhì)量因人而異。營銷檔案資料所涉及的部門多、流程環(huán)節(jié)多、業(yè)務(wù)分類多、信息量大，對大量 原始資料的保存價值和期限沒有統(tǒng)一的標準，可能造成真正有價值的資料收集不全，沒有 價值的資料大量存放占用原本有限的庫房空間資源。尤其是"大營銷"體系建設(shè)完成后，對 于以前存放于客服、電費核算、高壓檢查、低壓稽核等部門的檔案資料，如何統(tǒng)一歸集、存檔 沒有標準，在新老交替的過程中容易造成檔案資料流失。對檔案資料的歸檔方法沒有形成 一致性，還存在隨意性大、整理方法不合理、查找不方便等現(xiàn)象，尤其是當人員變動后，資料 的收集整理工作嚴重脫節(jié)，存在檔案資料流向不清等問題。
[0010] 3)電子檔案管理存在安全風險：
[0011] 電子檔案都是通過數(shù)字設(shè)備生成的，一個操作環(huán)節(jié)在處理過程中出現(xiàn)問題，就容 易導致全部文檔都存在不確定性。而電子檔案數(shù)據(jù)的易消失性、易復制性和易改動性以及 網(wǎng)絡(luò)的易侵害性，給電子檔案的安全保密性，帶來了極大的威脅。另外，檔案管理工作人員 缺乏既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復合型人才，不能很好的適應(yīng)檔案管理 電子化、信息化的需求，在電子檔案從生成到歸檔的過程中，容易造成不必要的損失。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0012] 本發(fā)明所要解決的技術(shù)問題是提供一種供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)，其采用"集中一 分布"式構(gòu)架，將用電客戶所有營銷業(yè)務(wù)的檔案資料，包含紙質(zhì)檔案和電子檔案進行集中統(tǒng) 一的管理，構(gòu)成電力營銷客戶檔案信息的綜合體，形成電力整個工作和檔案管理系統(tǒng)中的 一個子系統(tǒng)，承擔起所有營銷業(yè)務(wù)中檔案信息資源的儲存、管理和開發(fā)利用工作，對供電企 業(yè)的客戶檔案管理、營銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等工作起到良好的推動作用。
[0013] 本發(fā)明的技術(shù)方案是：提供一種供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)，包括電力公司和各供電 公司與用電客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，其所述的各供電公司作為電力公司的 下屬單位，通過其下屬的各個營業(yè)網(wǎng)點，直接與用電客戶辦理各種供、用電營銷業(yè)務(wù)，其特 征是：在所述電力公司總部配置至少一臺總電子檔案管理服務(wù)器，在各供電公司分別對應(yīng) 設(shè)置至少一臺分電子檔案管理服務(wù)器；在所述各供電公司下屬的各個營業(yè)網(wǎng)點，分別設(shè)置 至少一組由微機終端、打印機、掃描儀、高拍儀、電子簽名板和PAD移動設(shè)備，構(gòu)成的客戶資 料輸入終端；所述的多個客戶資料輸入終端、至少一臺分電子檔案管理服務(wù)器和一臺總電 子檔案管理服務(wù)器，構(gòu)成一個集中一分布式架構(gòu)的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)。
[0014] 在所述客戶資料輸入終端處，采用掃描儀、高拍儀、電子簽名板或PAD移動設(shè)備將 營銷業(yè)務(wù)各種原始憑證和依據(jù)的紙質(zhì)檔案資料和現(xiàn)有營銷業(yè)務(wù)處理過程中的檔案資料掃 描、拍照上傳至各供電公司的分電子檔案管理服務(wù)器中，轉(zhuǎn)化為電子文件。
[0015] 所述的各個客戶資料輸入終端，與所屬供電公司的分電子檔案管理服務(wù)器之間， 進行數(shù)據(jù)上傳和檔案調(diào)閱；所述各個供電公司的分電子檔案管理服務(wù)器與所述電力公司總 部的總電子檔案管理服務(wù)器之間，進行數(shù)據(jù)上傳和下傳；在各供電公司的分電子檔案管理 服務(wù)器中，臨時存儲著各供電公司所屬轄區(qū)內(nèi)所有用戶的供、用電營銷業(yè)務(wù)的電子檔案資 料；在電力公司總部的總電子檔案管理服務(wù)器中，存放保管本行政區(qū)域所有用戶的電子檔 案資料。
[0016] 各供電公司所屬轄區(qū)內(nèi)的所有用電客戶營銷業(yè)務(wù)的電子檔案資料從采集到歸檔 統(tǒng)一由各供電公司管理，其電子檔案資料歸檔、存儲于供電公司本地的分電子檔案管理服 務(wù)器中；電力公司總部的總電子檔案管理服務(wù)器中，存儲所有各供電公司的電子檔案資料， 由各供電公司定期將已歸檔的電子檔案通過內(nèi)網(wǎng)向電力公司總部的總電子檔案管理服務(wù) 器上傳；電力公司總部總電子檔案管理服務(wù)器的電子檔案資料定期進行數(shù)據(jù)備份，所述的 數(shù)據(jù)備份在備份電子檔案管理服務(wù)器中。
[0017] 基于電子檔案調(diào)閱的頻率和響應(yīng)速度，供電公司分電子檔案管理服務(wù)器存儲著使 用頻率較高的電子檔案資料，便于用戶調(diào)閱查看；使用頻率較低的已歸檔電子檔案資料，則 統(tǒng)一存儲于電力公司總部的總電子檔案管理服務(wù)器中，各供電公司本地的分電子檔案管理 服務(wù)器中不進行存儲，如各供電公司本地的分電子檔案管理服務(wù)器或需調(diào)閱查看，則通過 所述的總電子檔案管理服務(wù)器讀取、調(diào)閱。
[0018] 具體的，其所述的供、用電營銷業(yè)務(wù)至少包括新裝增容及變更用電，抄表管理，電 費收繳及賬務(wù)管理，用電檢查管理，95598業(yè)務(wù)處理，資產(chǎn)管理，計量點管理和電能計量體 系；其所述使用頻率較高的電子檔案資料，至少包括電費賬單。
[0019] 其所述的電子文件包括文本文件、圖像文件、音頻文件或視頻文件。
[0020] 進一步的，所述的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案的流轉(zhuǎn)、調(diào)閱和 查看，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在空間和時間上傳遞的問題，使得用戶辦理業(yè)務(wù)不必再受到地 理位置的制約，為實現(xiàn)同城異地辦理奠定了的基礎(chǔ)和支撐。
[0021] 進一步的，所述的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)省去了多個單位重復建設(shè)的費用，避免 了多個部門都需要建設(shè)和購買檔案存放相關(guān)設(shè)備的資金浪費。
[0022] 進一步的，所述的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)通過技術(shù)手段掃描用戶資料，用戶檔案 資料電子化進入系統(tǒng)，打破了傳統(tǒng)由用戶手工填單的服務(wù)模式。同時在營銷檔案電子化后， 用戶在辦理業(yè)務(wù)時，告知單等文件資料都可通過系統(tǒng)以電子文檔的方式推送給用戶，用戶 簽字確認也通過電子簽名實現(xiàn)，提升了用戶的服務(wù)體驗。
[0023] 進一步的，所述的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了對用戶檔案實時查詢和調(diào)閱，并 可根據(jù)需要對檔案原件的位置進行定位，可快速提供原件，減少檔案管理工作量，有助于 實現(xiàn)減員增效。
[0024] 更進一步的，所述的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)改變了原有營銷業(yè)務(wù)檔案流轉(zhuǎn)流程， 建立客戶檔案內(nèi)部流轉(zhuǎn)機制和客戶歸檔的工作流程，實現(xiàn)了檔案的全過程閉環(huán)管理。
[0025] 更進一步的，所述的供電企業(yè)電子檔案系統(tǒng)有效地整合公司的用電客戶檔案資 源，便于對檔案資源進行統(tǒng)計分析，為電力營銷和開展客戶優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供決策依據(jù)，實現(xiàn)了 電子信息、物理信