專(zhuān)利名稱(chēng)：多功能外設(shè)和包括多個(gè)多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明一般涉及多功能外設(shè)和包括多個(gè)多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)，并且，更具體地，涉及包括掃描儀功能和打印功能并能夠自動(dòng)獲取由其它網(wǎng)絡(luò)連接的多功能外設(shè)保持的數(shù)據(jù)的多功能外設(shè)、以及包括多個(gè)網(wǎng)絡(luò)連接的多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
近來(lái)，在辦公室中，使用包括諸如打印功能、傳真功能和掃描儀功能的多個(gè)功能并存儲(chǔ)利用這些功能的數(shù)據(jù)的MFP(多功能外設(shè))?？稍谕ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)而連接的多個(gè)MFP和PC服務(wù)器之間共享所述數(shù)據(jù)。
如果用戶想要某些信息，則用戶通常使用例如網(wǎng)絡(luò)上的個(gè)人計(jì)算機(jī)，并手動(dòng)地搜索服務(wù)器等，以顯示檢索的信息。如果必須要打印檢索的信息，則用戶指示MFP打印檢索的信息。
日本專(zhuān)利公開(kāi)第2003-280830號(hào)公開(kāi)了一種信息獲取系統(tǒng)，其在不使用個(gè)人計(jì)算機(jī)等的情況下從多功能外設(shè)獲取在網(wǎng)絡(luò)上存在的信息。此信息獲取系統(tǒng)將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用信息的多功能外設(shè)連接到由信息提供服務(wù)的提供方操作的服務(wù)器。多功能外設(shè)將從信息提供服務(wù)提供的信息的條件、請(qǐng)求該信息的用戶、以及多功能外設(shè)的唯一信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到服務(wù)器。該服務(wù)器接收從多功能外設(shè)傳送的數(shù)據(jù)，訪問(wèn)客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以遵循用戶所請(qǐng)求的條件來(lái)檢索信息，并將檢索結(jié)果發(fā)回到請(qǐng)求中的多功能外設(shè)。
然而，在日本專(zhuān)利公開(kāi)第2003-280830號(hào)中公開(kāi)的信息獲取系統(tǒng)中，用戶必須向多功能外設(shè)輸入期望的信息，并且，此操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因而存在問(wèn)題。由于在此情況下、多功能外設(shè)僅從服務(wù)器獲取用戶所指定的信息，所以，難以獲取廣泛的信息，如與期望的信息相關(guān)的信息。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明的一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其可基于由多功能外設(shè)處理的數(shù)據(jù)，而自動(dòng)確定信息的獲取條件，以根據(jù)該條件而從其它多功能外設(shè)獲取信息，同時(shí)維持系統(tǒng)中的安全性，該系統(tǒng)使得能夠通過(guò)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)連接具有其信息的多個(gè)多功能外設(shè)而共享信息，并且，本發(fā)明的目的還在于提供包括多個(gè)網(wǎng)絡(luò)連接的多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供具有包括打印功能、傳真功能、以及掃描儀功能的多個(gè)功能的多功能外設(shè)，其包括存儲(chǔ)部分，其存儲(chǔ)執(zhí)行數(shù)據(jù)處理的作業(yè)的記錄信息、以及與在利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理數(shù)據(jù)時(shí)的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)；保持部分，其基于利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理的數(shù)據(jù)，而創(chuàng)建并維持定義從其它多功能外設(shè)獲取信息的條件的獲取信息列表；以及獲取部分，其基于獲取信息列表而檢查存儲(chǔ)在連接到該多功能外設(shè)的其它多功能外設(shè)中的記錄信息，以從其它多功能外設(shè)獲取與遵循在獲取信息列表中定義的條件的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，每當(dāng)利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理數(shù)據(jù)時(shí)，在預(yù)先設(shè)置的預(yù)定時(shí)刻、或根據(jù)從其它多功能外設(shè)輸入的記錄信息引用請(qǐng)求，該多功能外設(shè)將記錄信息傳送到被允許獲取數(shù)據(jù)的其它多功能外設(shè)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)從其它多功能外設(shè)接收獲取信息列表，以將遵循在獲取信息列表中定義的條件的數(shù)據(jù)傳送到其它多功能外設(shè)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)預(yù)先保持列出用作用于從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞的詞列表，在多功能外設(shè)利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)處理數(shù)據(jù)時(shí)引用該詞列表，從處理的數(shù)據(jù)中提取與該詞列表匹配的詞，并將所提取的詞和每個(gè)作業(yè)中的所提取的詞的使用次數(shù)寫(xiě)入到與數(shù)據(jù)處理相對(duì)應(yīng)的作業(yè)的記錄信息中。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，當(dāng)利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理數(shù)據(jù)時(shí)，該多功能外設(shè)執(zhí)行形態(tài)分析，以將處理的數(shù)據(jù)分類(lèi)為詞，并參照該詞列表而檢查被分類(lèi)的詞，以提取與該詞列表匹配的詞。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，在獲取信息列表的獲取條件中，如果從數(shù)據(jù)提取的詞的使用次數(shù)是預(yù)定的次數(shù)或更多次，或者，如果使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目是預(yù)定的次數(shù)或更多，則從其它多功能外設(shè)獲取包括所提取的詞的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，可選擇性地執(zhí)行針對(duì)是基于所提取的詞的使用次數(shù)、還是基于使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目而獲取信息的設(shè)置。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)可設(shè)置對(duì)所提取的詞的使用次數(shù)、或使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)的周期，并且，其中，每當(dāng)經(jīng)過(guò)了所設(shè)置的周期時(shí)，該多功能外設(shè)在經(jīng)過(guò)的周期中對(duì)所提取的詞的使用次數(shù)、或使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)，以確定是否從其它多功能外設(shè)獲取包括所提取的詞的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)基于在其它連接的多功能外設(shè)中的每個(gè)中注冊(cè)的唯一標(biāo)識(shí)信息，而對(duì)其它多功能外設(shè)和自身的機(jī)器進(jìn)行分組，以僅從分組的多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)僅從其它多功能外設(shè)獲取包括掃描數(shù)據(jù)和復(fù)印數(shù)據(jù)的不能被編輯的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，如果與由其它多功能外設(shè)保持的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)包括與機(jī)密項(xiàng)(confidential item)相關(guān)的信息，則不從其它多功能外設(shè)獲取該數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，如果在由其它多功能外設(shè)保持的記錄信息中存在具有相同的文件名的多個(gè)數(shù)據(jù)，則基于具有相同的文件名的數(shù)據(jù)的創(chuàng)建日期，僅從其它多功能外設(shè)獲取最新的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，如果在由其它多功能外設(shè)保持的記錄信息中存在具有相同的文件名的多個(gè)數(shù)據(jù)，則根據(jù)預(yù)定的圖像分析處理結(jié)果，而確定該數(shù)據(jù)是否在最終許可人的印鑒字段中包括印鑒，并且，其中，僅從其它多功能外設(shè)獲取在最終許可人的印鑒字段中包括印鑒的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，在從其它多功能外設(shè)獲取包括被寫(xiě)入到記錄信息的詞的數(shù)據(jù)之后，該多功能外設(shè)基于在預(yù)定周期中該數(shù)據(jù)的重用次數(shù)，針對(duì)在該數(shù)據(jù)中包括的詞而確定是否繼續(xù)從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)可設(shè)置被寫(xiě)入到記錄信息的詞的重要性，并且，其中，在從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)之后，該多功能外設(shè)基于在所獲取的數(shù)據(jù)中包括的詞的重要性，針對(duì)該詞而確定是否繼續(xù)從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，可選擇性地執(zhí)行針對(duì)是基于在預(yù)定周期中該數(shù)據(jù)的重用次數(shù)、還是基于該詞的重要性而繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的設(shè)置。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)包括從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)的表，并且，其中，通過(guò)將存儲(chǔ)在其它多功能外設(shè)中的記錄信息與從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)的表相比較，而防止來(lái)自其它多功能外設(shè)的相同數(shù)據(jù)的雙重獲取。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供這樣的多功能外設(shè)，其中，在從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)之后，該多功能外設(shè)基于重用所獲取的數(shù)據(jù)的最后使用時(shí)間，而設(shè)置計(jì)劃的刪除日期，以在經(jīng)過(guò)計(jì)劃的刪除日期時(shí)，顯示指示刪除了對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的提醒。
本發(fā)明的另一個(gè)目的在于，提供一種通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而包括多個(gè)多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)，該信息獲取系統(tǒng)允許多功能外設(shè)之間的數(shù)據(jù)獲取過(guò)程。


圖1是使用本發(fā)明的多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)例子的說(shuō)明圖；圖2是根據(jù)本發(fā)明的多功能外設(shè)(MFP)的結(jié)構(gòu)例子的說(shuō)明性框圖；圖3是圖2中示出的獲取信息確定部分的詳細(xì)的結(jié)構(gòu)例子的說(shuō)明性框圖；圖4是本發(fā)明中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和獲取過(guò)程的概念性說(shuō)明圖；圖5A和圖5B繪出了每個(gè)MFP所保持的技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表的例子；圖6繪出了示出利用由自身的機(jī)器處理的數(shù)據(jù)的記錄信息(loginformation)的作業(yè)和分析的分類(lèi)結(jié)果的表(被稱(chēng)為記錄信息表)的例子；圖7繪出了用于設(shè)置數(shù)據(jù)獲取條件的周期的設(shè)置屏幕的例子；圖8繪出了用于確定數(shù)據(jù)獲取的必要性的條件的設(shè)置屏幕的例子；圖9繪出了用于詞使用頻率的設(shè)置屏幕的例子；圖10繪出了用于作業(yè)的數(shù)目的設(shè)置屏幕的例子；圖11繪出了根據(jù)在諸如圖7至10的屏幕上確定的條件而針對(duì)每個(gè)詞確定是否從其它MFP獲取數(shù)據(jù)的列表(獲取信息列表)的例子；圖12繪出了在取決于設(shè)立位置而對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的MFP分組時(shí)的列表的例子；
圖13繪出了用于檢查和設(shè)置MFP的分組的屏幕的例子；圖14繪出了用于設(shè)置數(shù)據(jù)獲取的繼續(xù)條件的設(shè)置屏幕的例子；圖15繪出了利用次數(shù)設(shè)置屏幕的例子；圖16繪出了重要性設(shè)置屏幕的例子；圖17繪出了設(shè)置終止數(shù)據(jù)獲取的條件的屏幕的例子；圖18繪出了根據(jù)在諸如圖14至17的屏幕上確定的條件而針對(duì)每個(gè)詞確定是否繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取的表(繼續(xù)確定表)的例子；圖19繪出了設(shè)置刪除從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的條件的屏幕的例子；圖20繪出了創(chuàng)建由MFP從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的表的例子；圖21是圖6中示出的記錄信息表的創(chuàng)建過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖22是圖11中示出的獲取信息列表的創(chuàng)建過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖23是從圖22繼續(xù)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖24是MFP分組過(guò)程和從其它MFP的信息獲取的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖25是在從其它MFP獲取數(shù)據(jù)時(shí)確定目標(biāo)數(shù)據(jù)是否為最后更新的數(shù)據(jù)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖26是在繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取時(shí)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖27是在繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取時(shí)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；圖28是防止從其它MFP雙重獲取信息的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖；以及圖29是刪除存儲(chǔ)在MFP中的數(shù)據(jù)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
具體實(shí)施例方式
圖1是使用本發(fā)明的多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)例子的說(shuō)明圖。在該信息獲取系統(tǒng)中，多個(gè)多功能外設(shè)(MFP(A)至(D))通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)而連接?？蓱?yīng)用的通信網(wǎng)絡(luò)可為例如LAN和WAN的區(qū)域性網(wǎng)絡(luò)、使用公共線路網(wǎng)絡(luò)的因特網(wǎng)、或其組合。
MFP包括諸如打印機(jī)功能、傳真功能和掃描儀功能的組合功能，其還包括通信功能，并被連接到網(wǎng)絡(luò)。MFP可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)而傳送和接收使用打印機(jī)功能的打印數(shù)據(jù)、使用傳真功能的傳真數(shù)據(jù)、以及利用掃描儀功能而讀取的掃描儀數(shù)據(jù)和復(fù)印數(shù)據(jù)。
在此實(shí)施例中，在圖1中示出的與多個(gè)MFP連接的系統(tǒng)中，每個(gè)MFP可自動(dòng)地確定用于從其它MFP獲取數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)獲取條件。在此情況下，當(dāng)MFP執(zhí)行打印過(guò)程、或利用掃描儀的圖像讀取過(guò)程時(shí)，MFP從處理的數(shù)據(jù)中提取預(yù)定的特定詞及其使用次數(shù)、管理員的印鑒(seal impression)的存在、例如秘密標(biāo)記的機(jī)密信息的存在等，以上內(nèi)容被附加地寫(xiě)入到作業(yè)的記錄信息、并被保持為記錄信息表。
MFP還基于記錄信息表，提取用作用于從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞的詞，以設(shè)置并保持針對(duì)每個(gè)詞而確定是否從其它MFP獲取所關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的列表(獲取信息列表)。
如果特定的MFP獲取由其它MFP處理的數(shù)據(jù)，則根據(jù)每個(gè)MFP所保持的獲取信息列表，檢查由其它MFP保持的記錄信息表，并且，從其它MFP獲取與遵循獲取信息列表的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)在自身的機(jī)器中。下文中，將詳細(xì)地描述這樣的數(shù)據(jù)獲取過(guò)程。
圖2是根據(jù)本發(fā)明的多功能外設(shè)(MFP)的結(jié)構(gòu)例子的說(shuō)明性框圖。
MFP 10包括通信I/F 8，并通過(guò)通信I/F 8而連接到通信網(wǎng)絡(luò)，使得能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送/接收。
文檔讀取部分1輸入文檔圖像，并且，例如，包括用于將文檔圖像捕捉為圖像數(shù)據(jù)的CCD、以及檢測(cè)文檔的存在的文檔檢測(cè)傳感器。
圖像處理部分2對(duì)由文檔讀取部分1讀取的圖像數(shù)據(jù)執(zhí)行OCR(光學(xué)字符讀取器)過(guò)程，使得能夠生成字符數(shù)據(jù)。在OCR中，對(duì)照預(yù)先被存儲(chǔ)的圖案而檢查由文檔讀取部分1讀取的圖像，以識(shí)別字符，并生成數(shù)字化的字符數(shù)據(jù)。
成像部分3將由文檔讀取部分1讀取的圖像數(shù)據(jù)、或從通信I/F 8輸入的打印數(shù)據(jù)打印并輸出到記錄紙張等上。
存儲(chǔ)設(shè)備5包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)部分51，并可存儲(chǔ)在多功能外設(shè)中處理的各種數(shù)據(jù)和程序。存儲(chǔ)設(shè)備5可存儲(chǔ)尤其與本發(fā)明相關(guān)的數(shù)據(jù)，如由自身的文檔讀取部分1讀取的圖像數(shù)據(jù)的記錄信息、以及從通信I/F 8輸入的打印數(shù)據(jù)的記錄信息，并還可存儲(chǔ)從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)、以及在自身的機(jī)器中處理的數(shù)據(jù)。
用戶ID輸入部分7由使得能夠通過(guò)用戶操作而輸入的觸摸板、按鍵等來(lái)配置，并且，可在用戶使用MFP 10時(shí)輸入驗(yàn)證所需的用戶ID。通過(guò)顯示各種數(shù)據(jù)和信息的顯示部分(例如，LCD)來(lái)配置顯示部分6。
控制部分4控制MFP 10的每個(gè)部分，并包括獲取信息確定部分41、形態(tài)(morphological)分析部分42、存儲(chǔ)設(shè)備監(jiān)視部分43、以及用戶ID識(shí)別部分44。通過(guò)程序而實(shí)現(xiàn)這些功能，并且，可通過(guò)讀取存儲(chǔ)在存儲(chǔ)設(shè)備5中的預(yù)定程序，而根據(jù)程序來(lái)實(shí)現(xiàn)所述部分的功能。
形態(tài)分析部分42分析由圖像處理部分2數(shù)字化的字符數(shù)據(jù)，以將該數(shù)據(jù)分類(lèi)為詞。獲取信息確定部分41基于由形態(tài)分析部分42分類(lèi)的詞，而確定從其它MFP獲取的信息。
用戶ID識(shí)別部分44識(shí)別從用戶ID輸入部分7輸入的用戶ID，并確定該用戶ID是否有效。
存儲(chǔ)設(shè)備監(jiān)視部分43監(jiān)視其它網(wǎng)絡(luò)連接的MFP的存儲(chǔ)設(shè)備，并基于在存儲(chǔ)設(shè)備中保持的作業(yè)的記錄信息，而確定其它MFP的存儲(chǔ)設(shè)備是否包括要由自身的機(jī)器獲取的信息。在此情況下，其它MFP可在數(shù)據(jù)處理時(shí)、或在預(yù)定時(shí)刻，將處理的作業(yè)的記錄信息傳送到每個(gè)MFP，或者，正在進(jìn)行數(shù)據(jù)獲取的MFP可根據(jù)需要而引用在其它MFP中保持的記錄信息。
圖3是圖2中示出的獲取信息確定部分的詳細(xì)的結(jié)構(gòu)例子的說(shuō)明性框圖。獲取信息確定部分41包括獲取信息列表管理部分41a、獲取信息列表更新部分41b、獲取數(shù)據(jù)表管理部分41c、獲取數(shù)據(jù)表更新部分41d、技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表管理部分41e、信息計(jì)數(shù)部分41f、以及表引用部分41g。也通過(guò)預(yù)定程序來(lái)實(shí)現(xiàn)這些功能。
技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表管理部分41e管理在每個(gè)MFP中保持的技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)。表引用部分41g引用獲取信息確定部分41所擁有的每個(gè)表。獲取信息列表管理部分41a管理定義從其它MFP獲取數(shù)據(jù)的條件的列表(獲取信息列表)。
信息計(jì)數(shù)部分41f對(duì)在MFP處理的數(shù)據(jù)中的獲取候選詞的使用次數(shù)、以及使用獲取候選詞的作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)。信息計(jì)數(shù)部分41f還對(duì)利用從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的次數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)。將計(jì)數(shù)結(jié)果錄入到獲取信息列表。
在這里使用的術(shù)語(yǔ)“利用”指示用戶重新利用在MFP中獲取并保持的數(shù)據(jù)。例如，此“利用”包括打印從其它MFP獲取的打印數(shù)據(jù)的過(guò)程、或進(jìn)一步將所獲取的數(shù)據(jù)傳送到另一個(gè)終端設(shè)備的過(guò)程等。
獲取信息列表更新部分41b根據(jù)信息計(jì)數(shù)部分41f的計(jì)數(shù)，而在獲取信息列表中更新詞使用次數(shù)、以及使用作業(yè)的數(shù)目。
獲取數(shù)據(jù)表管理部分41c在獲取數(shù)據(jù)表中管理從其它MFP(例如，MFP(B)、MFP(C)和MFP(D))獲取的數(shù)據(jù)。獲取數(shù)據(jù)表更新部分41d根據(jù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取而更新獲取數(shù)據(jù)表。
圖4是本發(fā)明中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和獲取過(guò)程的概念性說(shuō)明圖。假定MFP(A)、MFP(B)、MFP(C)和MFP(D)通過(guò)圖1中示出的通信網(wǎng)絡(luò)而連接。每個(gè)MFP包括存儲(chǔ)設(shè)備，用來(lái)設(shè)置存儲(chǔ)自身的機(jī)器所期望的數(shù)據(jù)的條件的區(qū)域、用于在自身的機(jī)器中處理的數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)區(qū)域、以及用于從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)區(qū)域。
在自身的機(jī)器中處理的數(shù)據(jù)指示在MFP自身執(zhí)行打印過(guò)程或圖像讀取過(guò)程時(shí)處理的數(shù)據(jù)。例如，所述數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)于在自身機(jī)器中執(zhí)行打印過(guò)程時(shí)的打印數(shù)據(jù)、以及在通過(guò)自身的機(jī)器的掃描儀執(zhí)行圖像讀取過(guò)程時(shí)的圖像數(shù)據(jù)。打印數(shù)據(jù)與從其它MFP、其它網(wǎng)絡(luò)終端等傳送的打印數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)。在圖像讀取過(guò)程中處理的圖像數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)于使用復(fù)印功能而讀取的復(fù)印數(shù)據(jù)、使用傳真功能而讀取的傳真數(shù)據(jù)等。
在用于在每個(gè)MFP的自身的機(jī)器中處理的數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)區(qū)域中，針對(duì)可從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)、以及不可從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)而設(shè)置存儲(chǔ)區(qū)域。當(dāng)MFP允許另一個(gè)MFP獲取自身的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，每個(gè)MFP可管理包括諸如在管理員字段中的秘密標(biāo)記、不具有印鑒的未結(jié)(unsettled)數(shù)據(jù)等的機(jī)密信息的數(shù)據(jù)，作為不可從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)。
在此情況下，可通過(guò)傳送數(shù)據(jù)的MFP來(lái)管理是否禁止數(shù)據(jù)獲取，或者，可通過(guò)不獲取數(shù)據(jù)的MFP來(lái)確定是否可獲取數(shù)據(jù)。
圖5A和圖5B繪出了每個(gè)MFP所保持的技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表的例子；圖5A示出了商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表的例子；并且，圖5B示出了技術(shù)術(shù)語(yǔ)列表的例子。
每個(gè)MFP的永久存儲(chǔ)器(圖2的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)部分51)存儲(chǔ)用于確定從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取條件的技術(shù)術(shù)語(yǔ)列表、以及商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表。在圖3的技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表管理部分41e中管理這些列表。
每個(gè)MFP基于在這些列表中的術(shù)語(yǔ)，而確定用作用于獲取在其它MFP中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字的詞。在每個(gè)MFP中預(yù)設(shè)這些列表。用戶可執(zhí)行諸如列表中的術(shù)語(yǔ)的添加和刪除的編輯。
圖6繪出了示出利用由自身的機(jī)器處理的數(shù)據(jù)的記錄信息的作業(yè)和分析的分類(lèi)結(jié)果的表(被稱(chēng)為記錄信息表)的例子。
記錄信息表中的術(shù)語(yǔ)集合是指示每個(gè)作業(yè)的名稱(chēng)的數(shù)據(jù)名(ID名)、數(shù)據(jù)創(chuàng)建日期、在執(zhí)行形態(tài)分析之后的詞列表、在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中存在的詞及其使用次數(shù)、管理員字段中的印鑒的存在、以及例如秘密標(biāo)記的機(jī)密信息的存在；對(duì)每個(gè)作業(yè)執(zhí)行與這些項(xiàng)相對(duì)應(yīng)的分析；并在MFP中保持結(jié)果。
在圖6的記錄信息表的例子中，例如，記錄了諸如“12月的國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售”、“11月的國(guó)外銷(xiāo)售”、以及例如“3541256.pdf”的ID名，用于每個(gè)作業(yè)的數(shù)據(jù)名，并且，記錄了數(shù)據(jù)創(chuàng)建日期。數(shù)據(jù)創(chuàng)建日期是在執(zhí)行打印過(guò)程或圖像讀取過(guò)程時(shí)的日期的數(shù)據(jù)。在記錄信息表中列出了在執(zhí)行這些過(guò)程時(shí)的記錄信息。
針對(duì)與每個(gè)作業(yè)相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)而執(zhí)行形態(tài)分析；對(duì)在數(shù)據(jù)中包括的詞分類(lèi)；并且，對(duì)作業(yè)中的詞使用次數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)，并將其記錄在“形態(tài)分析之后的詞列表”中。
例如，關(guān)于圖6的“12月的國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售”的作業(yè)，數(shù)據(jù)創(chuàng)建日期為2005年12月27日；作為形態(tài)分析的結(jié)果，在該數(shù)據(jù)中，詞“銷(xiāo)售”被使用了三次；詞“多功能外設(shè)”被使用了一次；并且，詞“12月”被使用了一次。
將在“形態(tài)分析之后的詞列表”中列出的詞與圖5A和5B中示出的技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表相比較，以從在“形態(tài)分析之后的詞列表”中列出的詞中提取在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中列出的詞，并且，對(duì)作業(yè)的數(shù)據(jù)中的詞使用次數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)，并將其記錄在“在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中存在的詞以及使用次數(shù)”中。
例如，在圖6的“12月的國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售”的例子中，由于在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中包括了“銷(xiāo)售”和“多功能外設(shè)”，所以，提取這些詞，并且，記錄每個(gè)詞的使用次數(shù)。
在圖6的記錄信息表中，當(dāng)將管理員字段設(shè)置為對(duì)打印數(shù)據(jù)或讀取圖像數(shù)據(jù)的印鑒時(shí)，檢測(cè)管理員字段中的印鑒的存在，并記錄檢測(cè)結(jié)果。
為檢測(cè)印鑒的存在，預(yù)先在MFP中保持預(yù)定的格式信息。將格式信息與數(shù)據(jù)(打印數(shù)據(jù)和讀取圖像數(shù)據(jù))相比較，以確定管理員字段，并且，如果在管理員字段中存在某個(gè)種類(lèi)的圖像(由于印鑒而造成)，則可確定存在印鑒?？墒褂脠D像分析來(lái)確定是否存在由于印鑒而造成的圖像，并確定該印鑒是否為預(yù)定管理員的印鑒。
在圖6的記錄信息表中，確定是否將諸如秘密標(biāo)記或“機(jī)密”的機(jī)密信息添加到目標(biāo)數(shù)據(jù)，并記錄確定結(jié)果。
將與“在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中存在的詞以及使用次數(shù)”、“管理員字段中的印鑒的存在”、以及“機(jī)密信息的存在”相對(duì)應(yīng)的部分定義為“詞使用列表”。
每當(dāng)MFP執(zhí)行打印過(guò)程或圖像讀取過(guò)程的作業(yè)時(shí)，將新信息添加到包括詞使用列表的記錄信息表。
在實(shí)施例中，根據(jù)在自身的機(jī)器中創(chuàng)建的記錄信息表中的詞使用頻率、以及包括特定詞的作業(yè)的數(shù)目，而自動(dòng)地確定從其它MFP由MFP獲取的數(shù)據(jù)的獲取條件。在用戶設(shè)置的每個(gè)周期中，對(duì)詞使用頻率和作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)。
圖7繪出了用于設(shè)置數(shù)據(jù)獲取條件的周期的設(shè)置屏幕的例子。在特定MFP中，當(dāng)設(shè)置從其它MFP獲取作業(yè)數(shù)據(jù)的條件(數(shù)據(jù)獲取條件)時(shí)，可在例如圖7的屏幕上設(shè)置周期。
用戶可針對(duì)所顯示的周期設(shè)置而選擇“是”或“否”以選擇是否設(shè)置周期，并且，如果選擇了“是”，則用戶可輸入并設(shè)置“設(shè)置周期”。用戶還可針對(duì)周期設(shè)置而選擇“否”。
在此情形中，可以諸如“每αα天”或“每ββ月”的格式來(lái)設(shè)置設(shè)置周期。
圖8繪出了用于確定數(shù)據(jù)獲取的必要性的條件的設(shè)置屏幕的例子。在圖7中設(shè)置了設(shè)置周期之后，在圖8的屏幕上，可設(shè)置是通過(guò)詞使用頻率、還是通過(guò)使用作業(yè)的數(shù)目而確定數(shù)據(jù)獲取的必要性。
圖9繪出了用于詞使用頻率的設(shè)置屏幕的例子。如果在圖8的屏幕上選擇了詞使用頻率，則顯示圖9的屏幕。用戶可這樣設(shè)置，即如果在記錄信息表的詞使用列表中列出的詞在圖7中設(shè)置的設(shè)置周期中被使用了預(yù)定次數(shù)或更多次，則從其它MFP獲取使用該詞的數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，可為在設(shè)置周期中使用該詞的次數(shù)設(shè)置最小值。在詞使用列表中列出的詞是在形態(tài)分析之后的詞之中的、存在于技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中的詞。
圖10繪出了用于作業(yè)數(shù)目的設(shè)置屏幕的例子。如果在圖8的屏幕上選擇了使用作業(yè)的數(shù)目，則顯示圖10的屏幕。用戶可這樣設(shè)置，即如果包括在記錄信息表的詞使用列表中列出的詞的作業(yè)在圖7中設(shè)置的設(shè)置周期中被處理了預(yù)定次數(shù)或更多次，則從其它MFP獲取使用該詞的數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，可為設(shè)置周期中的作業(yè)數(shù)目設(shè)置最小值。用于對(duì)作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)的詞是在形態(tài)分析之后的詞之中的、存在于技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中的詞。
圖11繪出了根據(jù)在諸如圖7至圖10的屏幕上確定的條件而針對(duì)每個(gè)詞確定是否從其它MFP獲取數(shù)據(jù)的列表(獲取信息列表)的例子。
基于圖6的記錄信息表的信息，根據(jù)圖7至圖10中設(shè)置的條件，而針對(duì)每個(gè)詞確定數(shù)據(jù)獲取的必要性，以創(chuàng)建獲取信息列表。
例如，記錄信息表的詞使用列表中的詞包括“銷(xiāo)售”。
在記錄信息表的所有作業(yè)中，詞“銷(xiāo)售”的使用次數(shù)為10次，并且，使用詞“銷(xiāo)售”的作業(yè)的數(shù)目為3。
針對(duì)詞使用列表中的每個(gè)詞而執(zhí)行計(jì)算使用次數(shù)和作業(yè)的數(shù)目的過(guò)程，以創(chuàng)建例如圖11的列表(獲取信息列表)。
根據(jù)在圖7至圖10的屏幕上設(shè)置的條件，針對(duì)每個(gè)詞確定從其它MFP獲取關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)。詞的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的獲取指示從其它MFP所保持的記錄信息表中識(shí)別包括該詞的作業(yè)的過(guò)程，以將與來(lái)自其它MFP的作業(yè)相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)獲取到自身的機(jī)器。在此情況下，如上所述，可在預(yù)定的時(shí)刻，從其它MFP傳送記錄信息(記錄信息表)，或者，自身的機(jī)器可引用其它MFP的記錄信息表。
當(dāng)獲取詞的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)時(shí)，可將由自身的機(jī)器創(chuàng)建的獲取信息列表自身直接傳送到其它MFP。其它MFP對(duì)照存儲(chǔ)在自身的機(jī)器中的記錄信息表，而檢查所傳送的獲取信息列表，并且，如果數(shù)據(jù)遵循獲取信息列表的條件，則將該數(shù)據(jù)傳輸?shù)竭M(jìn)行傳送的MFP。
由于在圖7至圖10的屏幕中、將詞使用頻率和作業(yè)的數(shù)目設(shè)置為條件，所以，將使用次數(shù)或使用作業(yè)的數(shù)目與圖11的獲取信息列表中的被設(shè)置為用于每個(gè)詞的條件的詞使用頻率和作業(yè)的數(shù)目相比較，并且，針對(duì)每個(gè)詞而確定數(shù)據(jù)獲取的必要性，以寫(xiě)入用于數(shù)據(jù)獲取的“決定的”、或“未決定的”。
在圖11的例子中，詞“銷(xiāo)售”、“銷(xiāo)售部門(mén)”、以及“國(guó)內(nèi)”是用作用于從其它MFP獲取數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字的詞。圖11的獲取信息列表被存儲(chǔ)和保持在MFP 10的永久存儲(chǔ)器(數(shù)據(jù)存儲(chǔ)部分51)中。
將描述在網(wǎng)絡(luò)上連接的多個(gè)MFP的分組過(guò)程。
圖12繪出了在取決于設(shè)立位置而對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的MFP分組時(shí)的列表的例子。
可在網(wǎng)絡(luò)上連接很多MFP，例如，如果特定MFP從網(wǎng)絡(luò)上的所有MFP獲取數(shù)據(jù)，則網(wǎng)絡(luò)上的流量變得很可觀，并且，所獲取的數(shù)據(jù)量也變得很可觀。在此情況下，MFP真正需要的信息存在被淹沒(méi)的風(fēng)險(xiǎn)。為處理這樣的問(wèn)題，可對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的MFP進(jìn)行分組和設(shè)置，使得僅在組內(nèi)執(zhí)行相互數(shù)據(jù)獲取。
圖13繪出了用于檢查和設(shè)置MFP的分組的屏幕的例子。
可在圖13的屏幕上檢查分組的MFP。用戶可利用此屏幕，來(lái)根據(jù)需要而執(zhí)行分組的MFP的添加和刪除的設(shè)置?？蓛H對(duì)于具有特定ID的用戶授予設(shè)置分組的權(quán)限。圖12的列表被存儲(chǔ)和保持在MFP 10的永久存儲(chǔ)器(數(shù)據(jù)存儲(chǔ)部分51)中。
將描述用于連續(xù)執(zhí)行從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取的條件設(shè)置的例子。圖14繪出了用于設(shè)置數(shù)據(jù)獲取的繼續(xù)條件的設(shè)置屏幕的例子。圖14的屏幕可被用來(lái)設(shè)置被定義為用于繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的基礎(chǔ)的項(xiàng)。用戶可選擇“利用次數(shù)”或“重要性”，并且，根據(jù)所選項(xiàng)而確定是否繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取。
圖15繪出了利用次數(shù)設(shè)置屏幕的例子。當(dāng)在圖14的屏幕上選擇了利用次數(shù)時(shí)，可在圖15中設(shè)置利用次數(shù)和周期。通過(guò)設(shè)置利用次數(shù)和周期，例如，如果詞在δδ天中被使用了γγ次，則對(duì)于與該條件相對(duì)應(yīng)的詞，繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取。
圖16繪出了重要性設(shè)置屏幕的例子。當(dāng)在圖14的屏幕上選擇了重要性時(shí)，可在圖16中設(shè)置重要性。
可針對(duì)每個(gè)詞設(shè)置重要性，并且，在此例子中，可針對(duì)每個(gè)詞而將“高”、“中”、以及“低”中的任一個(gè)設(shè)置為重要性。根據(jù)重要性，可針對(duì)每個(gè)詞而確定是否繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取。
圖17繪出了設(shè)置終止數(shù)據(jù)獲取的條件的屏幕的例子。圖17的屏幕可被用來(lái)設(shè)置從每個(gè)詞的最后使用日期起的經(jīng)過(guò)周期，并且，如果已經(jīng)過(guò)了這個(gè)詞的經(jīng)過(guò)周期，則對(duì)于該詞而中斷數(shù)據(jù)獲取。
可對(duì)于詞的每個(gè)重要性而設(shè)置經(jīng)過(guò)的周期。例如，在具有高重要性的詞的情況下，可始終繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取，而不考慮用戶的利用，并且，在具有中或低重要性的詞的情況下，確定在特定經(jīng)過(guò)周期中是否利用了該詞，并且，可僅在利用了該詞的情況下才繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取。
圖18繪出了根據(jù)在諸如圖14至圖17的屏幕上確定的條件而針對(duì)每個(gè)詞確定是否繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取的表(繼續(xù)確定表)的例子。
基于在圖6的記錄信息表中包括的詞使用列表的信息，根據(jù)在圖14至圖17中設(shè)置的條件，而針對(duì)每個(gè)詞確定繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的必要性。
在圖18的繼續(xù)確定表中，設(shè)置“利用次數(shù)”、“重要性”、以及“最后使用日期”，作為用于每個(gè)詞的項(xiàng)；這些信息用于確定是否針對(duì)該詞而繼續(xù)數(shù)據(jù)獲??；并且，在繼續(xù)確定表中寫(xiě)入確定結(jié)果。最后使用日期是在由用戶重用包括該詞的數(shù)據(jù)時(shí)的最后一天的日期數(shù)據(jù)。
如果在圖14中選擇了利用次數(shù)，則不設(shè)置重要性的數(shù)據(jù)，或者，不創(chuàng)建針對(duì)重要性的字段自身。另一方面，如果在圖14中選擇了重要性，則不設(shè)置利用次數(shù)的數(shù)據(jù)，或者，不創(chuàng)建針對(duì)利用次數(shù)的字段自身。
如果在圖15中設(shè)置了利用次數(shù)和周期，則在每個(gè)設(shè)置周期中，對(duì)每個(gè)詞的利用次數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)、并將其記錄。如果在每個(gè)設(shè)置周期中對(duì)利用次數(shù)進(jìn)行了計(jì)數(shù)，那么，例如，可在每當(dāng)經(jīng)過(guò)了設(shè)置周期時(shí)，對(duì)利用次數(shù)的計(jì)數(shù)值復(fù)位，或者，可始終對(duì)最新的設(shè)置周期的利用次數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)。
當(dāng)在設(shè)置周期中、對(duì)每個(gè)詞的利用次數(shù)進(jìn)行了計(jì)數(shù)時(shí)，如果包括該詞的數(shù)據(jù)在設(shè)置周期中被利用了所設(shè)置的利用次數(shù)或更多次，則繼續(xù)與該詞相關(guān)的數(shù)據(jù)獲取。
當(dāng)在圖14和16中設(shè)置了重要性、且在圖17中為每個(gè)重要性設(shè)置了周期時(shí)，在圖18的繼續(xù)確定表中，對(duì)每個(gè)詞提取重要性，并且，如果在從最后使用日期起、經(jīng)過(guò)了與重要性相對(duì)應(yīng)地設(shè)置的經(jīng)過(guò)周期之前利用了包括該詞的數(shù)據(jù)，則繼續(xù)與該詞相關(guān)的數(shù)據(jù)獲取。
在圖18的例子中，詞“銷(xiāo)售”和“國(guó)內(nèi)”是用于繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取的詞。圖18的繼續(xù)確定表被存儲(chǔ)和保持在MFP 10的永久存儲(chǔ)器(數(shù)據(jù)存儲(chǔ)部分51)中。
圖19繪出了設(shè)置刪除從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的條件的屏幕的例子。在圖19的屏幕上，用戶可設(shè)置用于刪除存儲(chǔ)在MFP中的數(shù)據(jù)的周期?？蓪臄?shù)據(jù)的最后使用日期起經(jīng)過(guò)的周期設(shè)置為“間隔”，并且，如果在從最后使用日期起經(jīng)過(guò)了經(jīng)過(guò)周期之前未使用該數(shù)據(jù)，則刪除該數(shù)據(jù)。
圖20繪出了創(chuàng)建由MFP從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的表的例子。圖20的表被稱(chēng)為“獲取數(shù)據(jù)表”。
在圖20的獲取數(shù)據(jù)表中設(shè)置的項(xiàng)為指示每個(gè)作業(yè)的名稱(chēng)的數(shù)據(jù)名(ID名)、數(shù)據(jù)創(chuàng)建日期、數(shù)據(jù)的最后使用日期、計(jì)劃的數(shù)據(jù)刪除日期、在執(zhí)行形態(tài)分析之后的詞、以及在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中存在的詞。圖20的獲取數(shù)據(jù)表被存儲(chǔ)和保持在MFP 10的永久存儲(chǔ)器(數(shù)據(jù)存儲(chǔ)部分51)中。
例如，如果將數(shù)據(jù)設(shè)置為在從最后使用日期起已經(jīng)過(guò)了一年之后被刪除，則在從最后使用日期起一年之后，顯示用于確認(rèn)數(shù)據(jù)的刪除的屏幕。如果用戶輸入刪除的確認(rèn)，則刪除該數(shù)據(jù)。
在以上數(shù)據(jù)獲取系統(tǒng)中，如果獲取數(shù)據(jù)的MFP將在傳送數(shù)據(jù)的其它MFP中保持的記錄信息表(圖6)與自身的獲取數(shù)據(jù)表(圖20)相比較，并且，不從其它MFP獲取在自身的獲取數(shù)據(jù)表中保持的數(shù)據(jù)，則可防止數(shù)據(jù)的雙重獲取。
圖21是圖6中示出的記錄信息表的創(chuàng)建過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
如果由MFP 10處理了數(shù)據(jù)，則確定處理了何種數(shù)據(jù)(步驟S1)。如果處理的數(shù)據(jù)為掃描、傳真或復(fù)印數(shù)據(jù)，則MFP 10的圖像處理部分2執(zhí)行OCR過(guò)程(步驟S2)。通過(guò)形態(tài)分析部分42，對(duì)通過(guò)OCR得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行形態(tài)分析，并將其分類(lèi)為詞(步驟S3)。
如果在步驟S1處理的數(shù)據(jù)為打印數(shù)據(jù)，則由于該數(shù)據(jù)已為字符，所以，直接對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行形態(tài)分析(步驟S3)。
將在形態(tài)分析中分類(lèi)的詞和數(shù)據(jù)創(chuàng)建日期記入在記錄信息表(圖6)中(步驟S4)。
隨后，驗(yàn)證在形態(tài)分析中分類(lèi)的詞中的第n個(gè)詞(n＝1、2、3......)是否被包括在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表(圖5A和5B)中(步驟S5)。如果第n個(gè)詞未被包括在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中，則不針對(duì)此詞收集信息(步驟S10)，并且，該過(guò)程轉(zhuǎn)到步驟S8。
如果第n個(gè)詞被包括在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中，則確定該詞是否已經(jīng)存在于記錄信息表中包括的詞使用列表中(圖6的“在技術(shù)/商業(yè)術(shù)語(yǔ)列表中存在的詞以及使用次數(shù)”字段)(步驟S6)。
如果第n個(gè)詞存在于詞使用列表中，則將+1加到該詞的使用次數(shù)(步驟S7)。如果該詞不存在于詞使用列表中，則將該詞添加到每個(gè)作業(yè)的詞使用列表，并將使用次數(shù)設(shè)置為1(步驟S11)。
當(dāng)終止用于一個(gè)作業(yè)的數(shù)據(jù)的過(guò)程時(shí)(步驟S8，是)，完成用于一個(gè)作業(yè)的詞使用列表的創(chuàng)建(步驟S9)。如果未終止用于一個(gè)作業(yè)的數(shù)據(jù)的過(guò)程(步驟S8-否)，則將1加到n(步驟S12)，并且，該過(guò)程返回到步驟S5，以創(chuàng)建下一個(gè)詞的詞使用列表。
圖22是圖11中示出的獲取信息列表的創(chuàng)建過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
假定通過(guò)圖21中示出的流程而完成了每個(gè)作業(yè)的詞使用列表的創(chuàng)建(步驟S21)。確定在數(shù)據(jù)獲取條件中是否設(shè)置了周期(步驟S22)。如果設(shè)置了周期，則確定作業(yè)是否為在設(shè)置周期內(nèi)的作業(yè)(步驟S23)。
如果作業(yè)不是在設(shè)置周期內(nèi)的作業(yè)，則不選擇該作業(yè)(步驟S31)。如果作業(yè)是在設(shè)置周期內(nèi)的作業(yè)，則針對(duì)于一個(gè)作業(yè)而創(chuàng)建獲取信息列表(圖11)(步驟S24)。在此情況下，在獲取信息列表中，設(shè)置在圖6的記錄信息表的詞使用列表中列出的詞，并且，對(duì)每個(gè)詞的使用次數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)，并將其記錄在使用次數(shù)的字段中。在此情形中，使用作業(yè)的數(shù)目為1。
隨后，確定在設(shè)置周期中是否處理了兩個(gè)或更多的作業(yè)(步驟S25)。如果未在設(shè)置周期中處理了兩個(gè)或更多的作業(yè)，則完成獲取信息列表的創(chuàng)建(步驟S30)。
如果在設(shè)置周期中處理了兩個(gè)或更多的作業(yè)，則接下來(lái)，關(guān)于第n+1作業(yè)(n＝1、2、3......)而確定獲取信息列表是否包括與該作業(yè)的第m個(gè)詞(m＝1、2、3......)相同的詞(步驟S26)。此情形中的作業(yè)的目標(biāo)詞是在圖6的記錄信息表的詞使用列表中列出的詞。
如果獲取信息列表包括與第m個(gè)詞相同的詞，則將+1加到與該詞相關(guān)的使用作業(yè)的數(shù)目，并且，將使用次數(shù)增加該作業(yè)使用該詞的次數(shù)(步驟S27)。
如果獲取信息列表不包括與第m個(gè)詞相同的詞，則將該詞添加到獲取信息列表；將使用作業(yè)的數(shù)目設(shè)置為1；并將使用次數(shù)增加該作業(yè)使用該詞的次數(shù)(步驟S32)。
在步驟S27或S32之后，確定是否終止了用于第n+1作業(yè)數(shù)據(jù)的過(guò)程(步驟S28)，并且，如果未終止該作業(yè)數(shù)據(jù)的過(guò)程，則將1加到m(步驟S33)，并且，該過(guò)程返回到步驟S26，以確定下一個(gè)詞是否存在于獲取信息列表中。如果終止了用于第n+1作業(yè)數(shù)據(jù)的過(guò)程，則確定是否終止了用于所有作業(yè)數(shù)據(jù)的過(guò)程(步驟S29)。
如果未終止用于所有作業(yè)數(shù)據(jù)的過(guò)程，則將1加到n(步驟S34)，并且，該過(guò)程返回到步驟S26，以將下一個(gè)作業(yè)的詞添加到獲取信息列表中。
如果在步驟S29終止了用于所有作業(yè)數(shù)據(jù)的過(guò)程，則完成獲取信息列表的創(chuàng)建。
圖23是從圖22繼續(xù)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
當(dāng)在步驟S30完成獲取信息列表的創(chuàng)建時(shí)，確定用于確定數(shù)據(jù)獲取的必要性的條件設(shè)置的項(xiàng)(步驟S41)。確定在圖8中示出的屏幕上設(shè)置了詞使用頻率和使用作業(yè)的數(shù)目中的哪一個(gè)來(lái)用于確定數(shù)據(jù)獲取的必要性。
如果設(shè)置了使用頻率，則確定特定詞在設(shè)置周期中是否被使用了預(yù)定次數(shù)或更多次(步驟S42)。如果詞未被使用預(yù)定次數(shù)或更多次，則不從其它MFP獲取與該詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)(步驟S46)。
如果詞被使用了預(yù)定次數(shù)或更多次，則將該詞確定為用于獲取數(shù)據(jù)的詞(步驟S43)，并且，從其它MFP獲取與所確定的詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)(步驟S44)。
如果在步驟S41設(shè)置了使用作業(yè)的數(shù)目，則確定在設(shè)置周期中是否處理了預(yù)定數(shù)目或更多作業(yè)(步驟S45)。如果未處理預(yù)定數(shù)目或更多作業(yè)，則不執(zhí)行從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取(步驟S47)。如果處理了預(yù)定數(shù)目或更多作業(yè)，則將該詞確定為用于獲取數(shù)據(jù)的詞(步驟S43)，并且，從其它MFP獲取與所確定的詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)(步驟S44)。
圖24是MFP分組過(guò)程和從其它MFP的信息獲取的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而連接多個(gè)MFP的系統(tǒng)中，如果將新MFP連接到網(wǎng)絡(luò)。則該MFP搜索網(wǎng)絡(luò)上的其它MFP(步驟S51)。識(shí)別被搜索的MFP的設(shè)立部門(mén)(步驟S52)。可基于MFP的例如IP地址的網(wǎng)絡(luò)設(shè)置值等而確定設(shè)立部門(mén)。如果MFP存在于相關(guān)部門(mén)中(步驟S53-是)，則對(duì)MFP分組(步驟S54)。如果在相關(guān)部門(mén)中不存在MFP(步驟S53-否)，則終止該過(guò)程。
隨后，檢查在其它分組的MFP的存儲(chǔ)設(shè)備中存儲(chǔ)的記錄信息(步驟S55)。確定哪種數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)于記錄信息(步驟S56)。
如果存儲(chǔ)在其它MFP中的數(shù)據(jù)為打印數(shù)據(jù)，則不執(zhí)行獲取(數(shù)據(jù)獲取)(步驟S61)。由于打印數(shù)據(jù)是字符命令，并且，文檔能夠被容易地編輯和篡改，所以，在此例子中，不從其它MFP獲取打印數(shù)據(jù)。在此情況下，保持?jǐn)?shù)據(jù)的MFP可執(zhí)行管理，使得不傳送打印數(shù)據(jù)，或者，獲取數(shù)據(jù)的MFP可執(zhí)行控制，使得在打印數(shù)據(jù)的情況下不獲取信息。
另一方面，如果存儲(chǔ)在其它MFP中的數(shù)據(jù)為復(fù)印數(shù)據(jù)或掃描數(shù)據(jù)，則進(jìn)一步確定是否將該數(shù)據(jù)處理為機(jī)密信息(步驟S57)。在機(jī)密信息的情況下，不獲取該信息(步驟S61)。在此情況下，保持?jǐn)?shù)據(jù)的MFP可執(zhí)行管理，使得不傳送機(jī)密信息，或者，獲取數(shù)據(jù)的MFP可執(zhí)行控制，使得在機(jī)密信息的情況下不獲取該信息。
如果該數(shù)據(jù)不是機(jī)密信息，則進(jìn)一步確定是否更新了該數(shù)據(jù)(步驟S58)。關(guān)于更新的確定，例如，如果多段數(shù)據(jù)具有相同的文件名，則可確定更新了這些數(shù)據(jù)。如果未更新該數(shù)據(jù)，則獲取信息(數(shù)據(jù))，并將其存儲(chǔ)在自身的存儲(chǔ)設(shè)備中(步驟S60)。
如果更新了該數(shù)據(jù)，則進(jìn)一步確定是否存在最終許可人(approver)的印鑒(步驟S59)。關(guān)于印鑒的存在的確定，如上所述，根據(jù)預(yù)定格式信息而確定例如管理員的最終許可人的字段，并且，如果圖像(由于印鑒而造成的)存在于最終許可人的字段中，則可確定存在印鑒?？商鎿Q地，可使用圖像分析來(lái)確定由于印鑒而造成的圖像是否存在，并確定該印鑒是否為預(yù)定的最終許可人的印鑒。
如果不存在最終許可人的印鑒，則不執(zhí)行數(shù)據(jù)獲取(步驟S61)。這是因?yàn)?，認(rèn)為該數(shù)據(jù)未被最終許可。
如果存在最終許可人的印鑒，則獲取數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)在自身的存儲(chǔ)設(shè)備中，這是由于，將該數(shù)據(jù)視為最終更新的數(shù)據(jù)(步驟S60)。
MFP可根據(jù)以上獲取信息列表，而選擇并設(shè)置是對(duì)于同一組中的其它MFP所保持的所有數(shù)據(jù)、還是僅對(duì)于與特定詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)而執(zhí)行獲取。
圖25是在從其它MFP獲取數(shù)據(jù)時(shí)確定目標(biāo)數(shù)據(jù)是否為最后更新的數(shù)據(jù)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
當(dāng)MFP執(zhí)行諸如打印過(guò)程或圖像讀取過(guò)程的數(shù)據(jù)處理時(shí)(步驟S71)，獲取該MFP的數(shù)據(jù)的MFP確定該數(shù)據(jù)是否為最新的數(shù)據(jù)(具有最新的創(chuàng)建日期的數(shù)據(jù))(步驟S72)。例如，如果該數(shù)據(jù)具有相同的文件名，則在掃描和復(fù)印數(shù)據(jù)的情況下，可根據(jù)在文檔中指示的日期而確定最新的數(shù)據(jù)，而在打印數(shù)據(jù)的情況下，可根據(jù)文件創(chuàng)建日期而確定最新的數(shù)據(jù)。如果該數(shù)據(jù)不具有相同的文件名，確定該數(shù)據(jù)不是更新的數(shù)據(jù)。
如果數(shù)據(jù)是最新的數(shù)據(jù)，則獲取該數(shù)據(jù)(步驟S73)。如果數(shù)據(jù)不是最新的數(shù)據(jù)，則不執(zhí)行數(shù)據(jù)獲取(步驟S74)。
圖26和圖27是在繼續(xù)從其它MFP的數(shù)據(jù)獲取時(shí)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
在圖26中，如果未選擇利用次數(shù)作為繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的基礎(chǔ)(步驟S81-否)，即，如果選擇了重要性，則該過(guò)程轉(zhuǎn)到圖27的流程。
如果選擇了利用次數(shù)(步驟S81-是)，則設(shè)置利用次數(shù)和周期(步驟S82)。
可在上面的圖14的屏幕上，從利用次數(shù)或重要性中選擇該基礎(chǔ)，并且，可在圖15的屏幕上設(shè)置利用次數(shù)和周期。
針對(duì)在從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)中包括的每個(gè)詞，檢查記錄設(shè)置周期中的利用次數(shù)、最后使用日期等的繼續(xù)確定表(圖18)(步驟S83)。
結(jié)果，如果包括該詞的數(shù)據(jù)在設(shè)置周期中被利用了設(shè)置的次數(shù)或更多次(步驟S84-是)，則繼續(xù)與該詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的獲取(步驟S85)。如果包括該詞的數(shù)據(jù)在設(shè)置周期中未被利用設(shè)置的次數(shù)或更多次，則停止與該詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)獲取(步驟S86)。
圖27是圖26中的在選擇了重要性時(shí)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
如果選擇了重要性作為繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的基礎(chǔ)，則檢查存儲(chǔ)在自身的MFP中的繼續(xù)確定表(步驟S87)。在此情況下，如圖18所示，還使用記錄在從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)中包括的每個(gè)詞的重要性和最后使用日期的繼續(xù)確定表。
確定每個(gè)詞的重要性(步驟S88)，并且，如果重要性為高，則繼續(xù)與該詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)獲取(步驟S89)，并且，從其它MFP獲取并存儲(chǔ)該數(shù)據(jù)(步驟S90)。
如果每個(gè)詞的重要性為中或低，則確定在設(shè)置周期中是否利用了包括該詞的數(shù)據(jù)(步驟S91)，并且，如果在設(shè)置周期中未利用包括該數(shù)據(jù)，則停止與該詞相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)獲取(步驟S92)。
例如，缺省(default)將所有詞設(shè)置為高重要性，并且，如果重要性為高，則繼續(xù)包括該詞的數(shù)據(jù)獲取，而不考慮最后使用日期。通過(guò)在中重要性的情況下將設(shè)置周期設(shè)置為一個(gè)月、而在低重要性的情況下將設(shè)置周期設(shè)置為二周，可在從最后使用日期起已經(jīng)過(guò)了該周期時(shí)中斷數(shù)據(jù)獲取。
圖28是防止從其它MFP雙重獲取信息的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。
MFP創(chuàng)建示出從其它MFP獲取的數(shù)據(jù)的列表的獲取數(shù)據(jù)表(步驟S101)?？梢詧D20的形式創(chuàng)建獲取數(shù)據(jù)表。
檢查存儲(chǔ)在其它MFP中的記錄信息表(步驟S102)，以將存儲(chǔ)在其它MFP中的數(shù)據(jù)與自身的獲取數(shù)據(jù)列表相比較，并且，如果自身的機(jī)器已經(jīng)處理了存儲(chǔ)在其它MFP中的數(shù)據(jù)(步驟S103-是)，則終止該過(guò)程，而不從其它MFP獲取數(shù)據(jù)。如果自身的機(jī)器未處理存儲(chǔ)在其它MFP中的數(shù)據(jù)(步驟S103，否)，則獲取數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)在自身的機(jī)器中(步驟S104)。
圖29是刪除存儲(chǔ)在MFP中的數(shù)據(jù)的過(guò)程的例子的說(shuō)明性流程圖。用戶設(shè)置存儲(chǔ)在MFP中的數(shù)據(jù)的計(jì)劃的刪除日期(步驟S111)?？稍趫D19中示出的屏幕上設(shè)置計(jì)劃的刪除日期。在此情況下，可設(shè)置從數(shù)據(jù)的最后使用日期直到刪除數(shù)據(jù)為止的周期。
列出所設(shè)置的計(jì)劃的刪除日期，并將其存儲(chǔ)在圖20中示出的獲取數(shù)據(jù)表中。MFP檢查存儲(chǔ)在自身的機(jī)器中的數(shù)據(jù)(步驟S112)。在此情況下，MFP可這樣設(shè)置，使得在例如一天一次的每一個(gè)預(yù)定周期檢查自身的機(jī)器的數(shù)據(jù)。
如果存儲(chǔ)在自身的機(jī)器中的某些數(shù)據(jù)超過(guò)了計(jì)劃的刪除日期(步驟S113-是)，則執(zhí)行告警顯示(步驟S114)。如果用戶響應(yīng)于告警顯示而輸入了刪除數(shù)據(jù)的許可(步驟S115-是)，則執(zhí)行用來(lái)實(shí)際刪除該數(shù)據(jù)的過(guò)程(步驟S116)。
如果在步驟S113中無(wú)數(shù)據(jù)超過(guò)計(jì)劃的刪除日期，或者，如果在步驟S115用戶不許可刪除數(shù)據(jù)，則終止該過(guò)程。
根據(jù)本發(fā)明，可獲取以下效果。
本發(fā)明可提供這樣的多功能外設(shè)，其可基于由多功能外設(shè)處理的數(shù)據(jù)，而自動(dòng)確定信息獲取條件，以根據(jù)該條件而從其它多功能外設(shè)獲取信息，同時(shí)維持系統(tǒng)中的安全性，該系統(tǒng)能夠通過(guò)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)連接具有其信息的多個(gè)多功能外設(shè)而共享信息，并且，本發(fā)明可提供包括多個(gè)網(wǎng)絡(luò)連接的多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)。
特別地，根據(jù)本發(fā)明，由于基于由多功能外設(shè)處理的作業(yè)的記錄信息，而獲取由其它多功能外設(shè)處理的數(shù)據(jù)，所以，可自動(dòng)地從其它多功能外設(shè)接收使用多功能外設(shè)的用戶所期望的信息、以及與頻繁利用的信息相關(guān)聯(lián)的信息，而不需使用個(gè)人計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等。
每當(dāng)多功能外設(shè)處理數(shù)據(jù)時(shí)，可在預(yù)先設(shè)置的預(yù)定時(shí)刻、或根據(jù)從其它多功能外設(shè)輸入的記錄信息引用請(qǐng)求，將存儲(chǔ)在多功能外設(shè)中的記錄信息傳送到被允許獲取數(shù)據(jù)的其它多功能外設(shè)。可替換地，可將列出數(shù)據(jù)獲取條件的信息獲取列表自身直接傳送到其它多功能外設(shè)。因此，可靈活地設(shè)置用于數(shù)據(jù)獲取的信息傳送。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)預(yù)先保持列出用作用于從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞的詞列表，通過(guò)在多功能外設(shè)處理數(shù)據(jù)時(shí)引用詞列表來(lái)提取詞，并通過(guò)將詞寫(xiě)入到記錄信息，可基于在該數(shù)據(jù)中包括的特定詞而從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)，并且，不收集無(wú)用信息，這是由于，不獲取用戶不太可能使用的數(shù)據(jù)。
根據(jù)本發(fā)明，當(dāng)多功能外設(shè)處理數(shù)據(jù)時(shí)，通過(guò)形態(tài)分析而將數(shù)據(jù)分類(lèi)為詞，并對(duì)照詞列表檢查所述詞，并且，可自動(dòng)且精確地提取用作用于數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞。
根據(jù)本發(fā)明，由于利用從數(shù)據(jù)提取的詞的使用次數(shù)而確定用作用于數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞，所以，可在無(wú)遺漏的情況下獲取包括用戶頻繁使用的詞的信息。
根據(jù)本發(fā)明，由于通過(guò)使用從數(shù)據(jù)提取的詞的作業(yè)的數(shù)目而確定用作用于數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞，所以，如果在多個(gè)作業(yè)中使用相同的詞，則可確定被執(zhí)行的商業(yè)操作的內(nèi)容與該詞相關(guān)聯(lián)，并可有效地獲取與該詞相關(guān)聯(lián)的信息。
通過(guò)能夠選擇性地設(shè)置是通過(guò)用作用于數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞的使用次數(shù)、還是通過(guò)使用該詞的作業(yè)的數(shù)目來(lái)確定用作用于數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞，可增大信息獲取條件的自由度，以增強(qiáng)用戶的便利性。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)設(shè)置對(duì)詞的使用次數(shù)、或使用該詞的作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)的周期，可獲取有關(guān)最新頻繁使用的詞的信息，并還可增大信息收集的精度。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)使用其它多功能外設(shè)的唯一標(biāo)識(shí)信息(例如，放置多功能外設(shè)的公司的部門(mén)名稱(chēng))來(lái)識(shí)別出相關(guān)的部門(mén)，并通過(guò)對(duì)多個(gè)多功能外設(shè)分組，可自動(dòng)地設(shè)置信息獲取范圍，這是由于，不獲取來(lái)自具有較小的相關(guān)性的部門(mén)的不必要的信息，可有效地使用多功能外設(shè)的存儲(chǔ)設(shè)備。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)僅獲取不能被編輯的數(shù)據(jù)(例如，掃描數(shù)據(jù)或復(fù)印數(shù)據(jù))，不會(huì)篡改原始數(shù)據(jù)，并且，可維持?jǐn)?shù)據(jù)的安全性。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)不從其它多功能外設(shè)獲取包括與例如秘密標(biāo)記的機(jī)密項(xiàng)相關(guān)聯(lián)的信息的數(shù)據(jù)，可維持?jǐn)?shù)據(jù)的安全性。
根據(jù)本發(fā)明，如果一個(gè)多功能外設(shè)多次處理具有相同的文件名的數(shù)據(jù)，則獲取具有最新的日期的數(shù)據(jù)，或使用最終許可人的印鑒而獲取最終數(shù)據(jù)，并且，因此，不獲取不必要的舊數(shù)據(jù)，并且，可有效地使用多功能外設(shè)的存儲(chǔ)設(shè)備。
根據(jù)本發(fā)明，當(dāng)從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)時(shí)，由于基于數(shù)據(jù)的重用次數(shù)或詞的重要性而確定信息獲取的繼續(xù)，所以，可有效率地使用多功能外設(shè)的存儲(chǔ)設(shè)備，并可減小在傳送數(shù)據(jù)時(shí)的流量。
通過(guò)能夠選擇性地設(shè)置是基于以上數(shù)據(jù)的重用次數(shù)、還是基于在數(shù)據(jù)中包括的詞的重要性來(lái)確定是否繼續(xù)信息獲取，可增大信息繼續(xù)信息獲取的條件的自由度，以增強(qiáng)用戶的便利性。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)執(zhí)行從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)的形態(tài)分析來(lái)在表中管理數(shù)據(jù)，并通過(guò)在獲取新數(shù)據(jù)時(shí)引用該表，可防止數(shù)據(jù)的雙重獲取，以減小在從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)時(shí)的流量，并有效地使用多功能外設(shè)的存儲(chǔ)設(shè)備。
根據(jù)本發(fā)明，由于使用從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)的最后使用日期來(lái)設(shè)置數(shù)據(jù)的計(jì)劃的刪除日期，所以，可在已經(jīng)過(guò)了預(yù)定周期之后刪除不被利用的數(shù)據(jù)，并可有效地使用多功能外設(shè)的存儲(chǔ)設(shè)備。
根據(jù)本發(fā)明，通過(guò)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)而連接多個(gè)以上多功能外設(shè)，可提供能夠在每個(gè)多功能外設(shè)中實(shí)現(xiàn)以上效果的信息獲取系統(tǒng)。
權(quán)利要求
1.一種具有包括打印功能、傳真功能、以及掃描儀功能的多個(gè)功能的多功能外設(shè)，包括存儲(chǔ)部分，其存儲(chǔ)執(zhí)行數(shù)據(jù)處理的作業(yè)的記錄信息、以及與在利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理數(shù)據(jù)時(shí)的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)；保持部分，其基于利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理的數(shù)據(jù)，而創(chuàng)建并維持定義從其它多功能外設(shè)獲取信息的條件的獲取信息列表；以及獲取部分，其基于獲取信息列表而檢查存儲(chǔ)在連接到該多功能外設(shè)的其它多功能外設(shè)中的記錄信息，以從其它多功能外設(shè)獲取與遵循在獲取信息列表中定義的條件的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。
2.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，每當(dāng)利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理數(shù)據(jù)時(shí)，在預(yù)先設(shè)置的預(yù)定時(shí)刻、或根據(jù)從其它多功能外設(shè)輸入的記錄信息引用請(qǐng)求，該多功能外設(shè)將記錄信息傳送到被允許獲取數(shù)據(jù)的其它多功能外設(shè)。
3.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)從其它多功能外設(shè)接收獲取信息列表，以將遵循在獲取信息列表中定義的條件的數(shù)據(jù)傳送到其它多功能外設(shè)。
4.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)預(yù)先保持列出用作用于從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取的關(guān)鍵字的詞的詞列表，在多功能外設(shè)利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)處理數(shù)據(jù)時(shí)引用該詞列表，從處理的數(shù)據(jù)中提取與該詞列表匹配的詞，并將所提取的詞和每個(gè)作業(yè)中的所提取的詞的使用次數(shù)寫(xiě)入到與數(shù)據(jù)處理相對(duì)應(yīng)的作業(yè)的記錄信息中。
5.如權(quán)利要求4所述的多功能外設(shè)，其中，當(dāng)利用所述多個(gè)功能中的任一個(gè)來(lái)處理數(shù)據(jù)時(shí)，該多功能外設(shè)執(zhí)行形態(tài)分析，以將處理的數(shù)據(jù)分類(lèi)為詞，并對(duì)照該詞列表而檢查被分類(lèi)的詞，以提取與該詞列表匹配的詞。
6.如權(quán)利要求4所述的多功能外設(shè)，其中，在獲取信息列表的獲取條件中，如果從數(shù)據(jù)提取的詞的使用次數(shù)是預(yù)定的次數(shù)或更多，或者，如果使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目是預(yù)定的次數(shù)或更多，則從其它多功能外設(shè)獲取包括所提取的詞的數(shù)據(jù)。
7.如權(quán)利要求6所述的多功能外設(shè)，其中，可選擇性地執(zhí)行針對(duì)是基于所提取的詞的使用次數(shù)而獲取信息、還是基于使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目而獲取信息的設(shè)置。
8.如權(quán)利要求6所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)可設(shè)置對(duì)所提取的詞的使用次數(shù)、或使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)的周期，其中每當(dāng)經(jīng)過(guò)了所設(shè)置的周期時(shí)，該多功能外設(shè)在經(jīng)過(guò)的周期中對(duì)所提取的詞的使用次數(shù)、或使用所提取的詞的作業(yè)的數(shù)目進(jìn)行計(jì)數(shù)，以確定是否從其它多功能外設(shè)獲取包括所提取的詞的數(shù)據(jù)。
9.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)基于在其它連接的多功能外設(shè)中的每個(gè)中注冊(cè)的唯一標(biāo)識(shí)信息，而對(duì)其它多功能外設(shè)和自身的機(jī)器進(jìn)行分組，以僅從分組的多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)。
10.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)僅從其它多功能外設(shè)獲取包括掃描數(shù)據(jù)和復(fù)印數(shù)據(jù)的不能被編輯的數(shù)據(jù)。
11.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，如果與由其它多功能外設(shè)保持的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)包括與機(jī)密項(xiàng)相關(guān)的信息，則不從其它多功能外設(shè)獲取該數(shù)據(jù)。
12.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，如果在由其它多功能外設(shè)保持的記錄信息中存在具有相同的文件名的多個(gè)數(shù)據(jù)，則基于具有相同的文件名的數(shù)據(jù)的創(chuàng)建日期，僅從其它多功能外設(shè)獲取最新的數(shù)據(jù)。
13.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，如果在由其它多功能外設(shè)保持的記錄信息中存在具有相同的文件名的多個(gè)數(shù)據(jù)，則根據(jù)預(yù)定的圖像分析處理結(jié)果，而確定該數(shù)據(jù)是否在最終許可人的印鑒字段中包括印鑒，并且，其中，僅從其它多功能外設(shè)獲取在最終許可人的印鑒字段中包括印鑒的數(shù)據(jù)。
14.如權(quán)利要求6所述的多功能外設(shè)，其中，在從其它多功能外設(shè)獲取包括被寫(xiě)入到記錄信息的詞的數(shù)據(jù)之后，該多功能外設(shè)基于在預(yù)定周期中該數(shù)據(jù)的重用次數(shù)，針對(duì)在該數(shù)據(jù)中包括的詞而確定是否繼續(xù)從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取。
15.如權(quán)利要求6所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)可設(shè)置被寫(xiě)入到記錄信息的詞的重要性，并且，其中，在從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)之后，該多功能外設(shè)基于在所獲取的數(shù)據(jù)中包括的詞的重要性，針對(duì)該詞而確定是否繼續(xù)從其它多功能外設(shè)的數(shù)據(jù)獲取。
16.如權(quán)利要求14所述的多功能外設(shè)，其中，可選擇性地執(zhí)行針對(duì)是基于在預(yù)定周期中的該數(shù)據(jù)重用次數(shù)而繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取、還是基于該詞的重要性而繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的設(shè)置。
17.如權(quán)利要求15所述的多功能外設(shè)，其中，可選擇性地執(zhí)行針對(duì)是基于在預(yù)定周期中該數(shù)據(jù)的重用次數(shù)而繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取、還是基于該詞的重要性而繼續(xù)數(shù)據(jù)獲取的設(shè)置。
18.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，該多功能外設(shè)包括從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)的表，并且，其中，通過(guò)將存儲(chǔ)在其它多功能外設(shè)中的記錄信息與從其它多功能外設(shè)獲取的數(shù)據(jù)的表相比較，而防止來(lái)自其它多功能外設(shè)的相同數(shù)據(jù)的雙重獲取。
19.如權(quán)利要求1所述的多功能外設(shè)，其中，在從其它多功能外設(shè)獲取數(shù)據(jù)之后，該多功能外設(shè)基于重用所獲取的數(shù)據(jù)的最后使用日期，而設(shè)置計(jì)劃的刪除日期，以在經(jīng)過(guò)計(jì)劃的刪除日期時(shí)，顯示指示刪除了對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的提醒。
20.一種通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而包括如在權(quán)利要求1至19中的任一個(gè)中定義的多個(gè)多功能外設(shè)的信息獲取系統(tǒng)，該信息獲取系統(tǒng)允許多功能外設(shè)之間的數(shù)據(jù)獲取過(guò)程。
全文摘要
可基于由多功能外設(shè)處理的數(shù)據(jù)，而自動(dòng)地確定信息的獲取條件，以根據(jù)該條件而從其它多功能外設(shè)獲取信息，同時(shí)維持安全性。當(dāng)在連接多個(gè)MFP的系統(tǒng)中、MFP執(zhí)行打印過(guò)程或掃描儀的圖像讀取過(guò)程時(shí)，從該數(shù)據(jù)提取特定的預(yù)定詞、及其使用次數(shù)等，并將其保持到記錄信息中。MFP基于記錄信息，而針對(duì)所提取的每個(gè)詞確定是否從其它MFP獲取關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)。如果特定的MFP獲取由其它MFP處理的數(shù)據(jù)，則根據(jù)由每個(gè)MFP保持的獲取條件而檢查由其它MFP保持的紀(jì)錄信息，并且，從其它MFP獲取與遵循獲取條件的記錄信息相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)在自身的機(jī)器中。
文檔編號(hào)H04N1/21GK101079940SQ20071010450
公開(kāi)日2007年11月28日 申請(qǐng)日期2007年5月25日 優(yōu)先權(quán)日2006年5月26日
發(fā)明者山村實(shí)穗 申請(qǐng)人:夏普株式會(huì)社