專利名稱：處理聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中的數(shù)字文檔的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明屬于文檔管理領(lǐng)域。在許多專業(yè)環(huán)境中，人們必須管理在制圖、閱讀、復(fù)習(xí)、修訂、歸檔等等方面起作用的文檔。在許多情況下，多數(shù)人采用手工以實(shí)物形式，換句話說，通過將印刷或書寫的紙件文檔放在桌面上或抽屜中管理他們的文檔。隨著文檔數(shù)量變得越來越大，對(duì)文檔的管理也變得越來越困難。應(yīng)付這種問題的一種方法是數(shù)字化所有文檔以及在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中管理數(shù)字文檔。然而人們恰恰喜歡通過以實(shí)物形式的文檔，即打印在紙上工作，同時(shí)又不喜歡改變長(zhǎng)期的習(xí)慣來適應(yīng)自動(dòng)化文檔管理系統(tǒng)的操作。此外，通過硬拷貝和數(shù)字文檔工作要求經(jīng)常變換彼此類型以及反之亦然。實(shí)際上，這些變換通常要花費(fèi)時(shí)間，令用戶感到煩惱。
更具體地說，本發(fā)明涉及用于處理數(shù)字文檔處理系統(tǒng)中的文檔的方法，所述系統(tǒng)包括控制系統(tǒng)，具有用于保存數(shù)字文檔的存儲(chǔ)器，連接到控制系統(tǒng)的至少一個(gè)文檔處理設(shè)備，諸如打印機(jī)、掃描儀和/或復(fù)印機(jī)，以及多個(gè)用戶工作站，每個(gè)工作站包括各自的電子郵件客戶端；多個(gè)工作站和控制系統(tǒng)，包括用于通過網(wǎng)絡(luò)雙向通信的各自的裝置；該方法包括存儲(chǔ)和管理文檔存儲(chǔ)器中的數(shù)字文檔，每個(gè)文檔與至少一個(gè)文檔處理設(shè)備中的處理操作有關(guān)，并且每個(gè)文檔由多個(gè)工作站的用戶的某一個(gè)擁有。
另外，本發(fā)明涉及數(shù)字文檔處理系統(tǒng)，用于實(shí)現(xiàn)該方法和計(jì)算機(jī)程序產(chǎn)品，促使處理器執(zhí)行該方法。
背景技術(shù)：
上述方法和系統(tǒng)例如從EP1229724了解。該文檔描述了具有多個(gè)文檔處理設(shè)備，諸如打印機(jī)、掃描儀和/或復(fù)印機(jī)的文檔處理系統(tǒng)。這些設(shè)備通過網(wǎng)絡(luò)連接到控制系統(tǒng)。該系統(tǒng)進(jìn)一步包括工作站，諸如PCs。工作站的用戶能將打印作業(yè)提交給系統(tǒng)中的打印機(jī)。然后，將該作業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到控制系統(tǒng)?？刂葡到y(tǒng)包括用于存儲(chǔ)數(shù)字文檔，例如將由數(shù)字處理設(shè)備打印的文檔或掃描的文檔的存儲(chǔ)器。每個(gè)數(shù)字文檔與多個(gè)工作站的其中一個(gè)用戶(在下文中，稱為“所有者”)有關(guān)。例如，打印作業(yè)鏈接到提交打印作業(yè)的用戶。掃描作業(yè)與在掃描控制臺(tái)識(shí)別本人的用戶有關(guān)?？刂葡到y(tǒng)使用處理器來處理數(shù)字文檔。在該系統(tǒng)中，通常不立即打印打印作業(yè)，而僅存儲(chǔ)為數(shù)字文檔。然后，用戶能在文檔處理設(shè)備的任何一個(gè)的控制臺(tái)本地選擇數(shù)字文檔，以及提供用于被選數(shù)字文檔的PRINT命令。經(jīng)在文檔處理設(shè)備的任何一個(gè)的控制臺(tái)上顯示，用戶能獲得有關(guān)他的數(shù)字文檔的狀態(tài)的信息，即“打印”或“未打印”。另外，在設(shè)備的掃描操作中生成的數(shù)字文檔能上載到用戶工作站。
由此，可以使用已知系統(tǒng)來生成能上載、存儲(chǔ)和在用戶工作站管理的數(shù)字文檔。然而，該系統(tǒng)局限于已經(jīng)掃描的文檔文件，而無法實(shí)現(xiàn)對(duì)所有類型的數(shù)字文檔的更通用的方法。此外，用戶必須通過幾個(gè)處理步驟以便登錄到系統(tǒng)，選擇文件和將其加載到工作站。
發(fā)明概述因此，需要將處理數(shù)字和物理文檔、以簡(jiǎn)單的方法將一種形式轉(zhuǎn)換成另一種，以及獲得訪問數(shù)字文檔的容易操作的方法和系統(tǒng)，最好，用這種方式，人們不必過于改變他們的工作習(xí)慣。
本發(fā)明的另一目的是在向用戶提供有關(guān)他的文檔文件的處理的信息中，提供一種友好的系統(tǒng)和方法。
為實(shí)現(xiàn)本發(fā)明的目的，上述方法特征在于包括操作文檔電子郵件服務(wù)器和在其中生成用于控制系統(tǒng)存儲(chǔ)器中的每個(gè)數(shù)字文檔的各自的電子郵件項(xiàng)，電子郵件項(xiàng)與上述數(shù)字文檔鏈接；允許電子郵件客戶端通過連接到文檔電子郵件服務(wù)器中的用戶帳號(hào)的專用電子郵件夾，訪問文檔電子郵件服務(wù)器中的電子郵件項(xiàng)；以及使文檔電子郵件服務(wù)器與存儲(chǔ)器同步，以便在用于所有者的相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)中，動(dòng)態(tài)地反映數(shù)字文檔文件的狀態(tài)改變。
通過一種文檔處理系統(tǒng)，也能實(shí)現(xiàn)本發(fā)明的目的，包括多個(gè)工作站，控制系統(tǒng)以及連接到控制系統(tǒng)的至少一個(gè)文檔處理，諸如打印機(jī)、掃描儀和/或復(fù)印機(jī)，多個(gè)工作站和控制系統(tǒng)包括用于通過網(wǎng)絡(luò)雙向通信的各自的裝置；每個(gè)工作站包括各自的電子郵件客戶端；控制系統(tǒng)包括存儲(chǔ)器，用于存儲(chǔ)和管理與至少一個(gè)文檔處理設(shè)備中的處理操作有關(guān)的數(shù)字文檔文件，每個(gè)數(shù)字文檔文件與多個(gè)工作站的用戶(在下文中，稱為“所有者”)有關(guān)；以及處理器，用于在程序的控制下，管理數(shù)字文檔文件，以及告知所有者與所有者有關(guān)的數(shù)字文檔文件的狀態(tài)；其特征在于，控制系統(tǒng)包括文檔電子郵件服務(wù)器，其中，使文檔電子郵件服務(wù)器中的每個(gè)電子郵件項(xiàng)與控制系統(tǒng)中的數(shù)字文檔文件的至少一個(gè)關(guān)聯(lián)；電子郵件客戶端的每一個(gè)具有鏈接到文檔電子郵件服務(wù)器中的用戶帳號(hào)的至少一個(gè)專用電子郵件夾；以及處理器，用來使文檔電子郵件服務(wù)器和存儲(chǔ)器同步，以便在用于所有者的相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)中，動(dòng)態(tài)地反映數(shù)字文檔文件的狀態(tài)改變。
根據(jù)本發(fā)明，使用專用電子郵件服務(wù)器，而服務(wù)器中的電子郵件鏈接到數(shù)字文檔文件。電子郵件服務(wù)器和作業(yè)處理同步，以便確保電子郵件反映相應(yīng)的文檔文件的實(shí)際狀態(tài)。在他的工作站，通過用戶動(dòng)作，諸如打開電子郵件、打印相應(yīng)的文檔文件、輸入項(xiàng)、刪除項(xiàng)、移動(dòng)或拷貝項(xiàng)等等，或在文檔處理設(shè)備，諸如打印或掃描文檔，通常引起狀態(tài)改變。
用戶的電子郵件客戶端中的專用文件夾鏈接到電子郵件服務(wù)器，以便使那些鏈接的電子郵件自動(dòng)地處于正確的電子郵件夾中。本發(fā)明的優(yōu)點(diǎn)在于電子郵件對(duì)于即使是計(jì)算機(jī)初學(xué)者來說，也是一種非常熟悉的工具，而不必訪問非常不熟悉的文件系統(tǒng)，用戶現(xiàn)在能簡(jiǎn)單地檢查電子郵件。此外，使用傳統(tǒng)的電子郵件報(bào)告就能自動(dòng)地報(bào)告狀態(tài)的變化。例如通過以傳統(tǒng)方式登錄PC訪問電子郵件，自動(dòng)授權(quán)用戶獲得有關(guān)他的文檔文件的狀態(tài)信息。不需要專用的授權(quán)系統(tǒng)。
每個(gè)文檔處理任務(wù)，例如打印或掃描，自動(dòng)地使電子郵件在文檔的所有者的電子郵件客戶端的專用文件夾中傳送。由于電子郵件鏈接到數(shù)字文檔，所有者現(xiàn)在可以很容易地訪問這些文檔，因此，可以例如輕易將其上載到他的工作站。同時(shí)，所有者能將該電子郵件移動(dòng)到與所鏈接的數(shù)字文檔有關(guān)的特定活動(dòng)性預(yù)留的他的電子郵件客戶端的其他文件夾中。發(fā)明人已經(jīng)意識(shí)到，現(xiàn)今的用戶時(shí)常將他們的電子郵件客戶端用作具有與所有類型的活動(dòng)性有關(guān)的定制文件夾的實(shí)際的文檔管理系統(tǒng)。本發(fā)明提供使用戶所工作的所有文檔適合能在他的電子郵件應(yīng)用中處理的格式的簡(jiǎn)單方法，從而允許他將那些文檔輸入到他的實(shí)際文檔管理系統(tǒng)中。另外，只要文檔鏈接的電子郵件項(xiàng)仍然在所述專用電子郵件夾中，總保持更新，以便總是反映相關(guān)文檔的實(shí)際狀態(tài)。
在本發(fā)明的實(shí)施例中，以附加到電子郵件項(xiàng)的數(shù)字文檔的副本的形式，實(shí)現(xiàn)電子郵件項(xiàng)和數(shù)字文檔間的鏈接。用這種方式，通過簡(jiǎn)單下載電子郵件項(xiàng)的附件，即可輕易實(shí)現(xiàn)從工作站訪問數(shù)字文檔。
應(yīng)注意到Research Disclosure Journal，數(shù)據(jù)庫(kù)號(hào)472070，JimmySfaelos和Samuel Lester的“Smart printer email imageattachments”，是將打印作業(yè)作為電子郵件發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，其中，將打印的文檔是電子郵件的附件?？梢詫⒎祷仉娮余]件發(fā)送給用戶，以便通過定價(jià)選項(xiàng)證實(shí)，以及允許用戶完成打印指令。
從US5499108了解到將掃描文檔作為電子郵件附件提供給用戶。這兩個(gè)系統(tǒng)使用傳統(tǒng)的電子郵件客戶端以及沒有采用與文檔處理作業(yè)同步的特殊服務(wù)器。因此，無法獲取最新更新的狀態(tài)信息，也不能保證自動(dòng)生成用于每個(gè)新文檔的鏈接電子郵件。
在本發(fā)明的實(shí)施例中，還使存儲(chǔ)器和文檔電子郵件服務(wù)器同步，以便動(dòng)態(tài)地反映在相應(yīng)的數(shù)字文檔文件上的處理操作中，在電子郵件客戶端的專用電子郵件夾中的電子郵件項(xiàng)的操作。
代替必須使用不熟悉的裝置專用系統(tǒng)命令，本發(fā)明以操作電子郵件的形式，為用戶提供控制他的數(shù)字文檔的簡(jiǎn)單方法。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來與文檔電子郵件服務(wù)器同步以便檢測(cè)文檔電子郵件服務(wù)器中的電子郵件項(xiàng)的操作，以及作為響應(yīng)，根據(jù)該操作，改變與電子郵件項(xiàng)有關(guān)的數(shù)字文檔文件的狀態(tài)。用這種方式，電子郵件的操作直接影響所包含的數(shù)字文檔，操作可以例如包括PRINT和DELETE功能。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來響應(yīng)判定已經(jīng)從用戶的所述專用電子郵件夾移去與數(shù)字文檔有關(guān)的電子郵件項(xiàng)，刪除存儲(chǔ)器中的數(shù)字文檔文件。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來響應(yīng)判定已經(jīng)將電子郵件項(xiàng)插入用戶的專用電子郵件夾中，在存儲(chǔ)器中創(chuàng)建數(shù)字文檔文件。在根據(jù)本發(fā)明的系統(tǒng)中，將電子郵件拖拉或拷貝到專用的文件夾自動(dòng)地導(dǎo)致在控制系統(tǒng)的存儲(chǔ)器中，創(chuàng)建數(shù)字文檔文件，可以稍后打印。如果希望，通過將具有作為附件的那個(gè)文檔的電子郵件插入專用電子郵件夾，能打印除電子郵件外的文檔。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備包括提供本地用戶接口的數(shù)字文檔打印系統(tǒng)，以及其中，處理器用來響應(yīng)創(chuàng)建與在所述本地用戶接口的所述數(shù)字文檔有關(guān)的打印作業(yè)的用戶，更新存儲(chǔ)器中數(shù)字文檔的狀態(tài)。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備包括數(shù)字文檔掃描系統(tǒng)，以及處理器用來響應(yīng)創(chuàng)建掃描作業(yè)的用戶，在文檔電子郵件服務(wù)器中創(chuàng)建電子郵件項(xiàng)，其中，電子郵件項(xiàng)的附件包括由掃描系統(tǒng)生成的數(shù)字文檔。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備包括包含掃描儀和打印機(jī)的數(shù)字文檔復(fù)印系統(tǒng)，以及處理器用來響應(yīng)創(chuàng)建復(fù)印作業(yè)的用戶，在文檔電子郵件服務(wù)器中創(chuàng)建電子郵件項(xiàng)，其中，電子郵件項(xiàng)的附件包括由掃描儀生成的數(shù)字文檔。這些是將所掃描/復(fù)印的文檔以電子文檔形式提供給用戶，而不必使用不熟悉的工具的簡(jiǎn)單和直接方法。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備具有用于指示包含數(shù)字文檔文件的操作的本地用戶接口，連接到控制系統(tǒng)的所述本地用戶接口，用于操作在存儲(chǔ)器中存儲(chǔ)的數(shù)字文檔文件。根據(jù)該實(shí)施例，可以從文檔處理設(shè)備和從電子郵件客戶端作用于用戶的數(shù)字文檔，盡管實(shí)際的操作可能并不相同。
在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中，根據(jù)相關(guān)處理作業(yè)，諸如打印作業(yè)、掃描作業(yè)、復(fù)印作業(yè)，表示數(shù)字文檔的類型。在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來提取數(shù)字文檔的標(biāo)題，以及在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中指定它。在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來提取數(shù)字文檔的內(nèi)容以及在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中指定它。在該系統(tǒng)的實(shí)施例中，處理器用來在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中，指定數(shù)字文檔的提交時(shí)間。這些方面的每一項(xiàng)功能幫助用戶識(shí)別電子郵件列表中的數(shù)字文檔。因此，這能有助于識(shí)別用戶想了解當(dāng)前狀態(tài)的數(shù)字文檔，和/或用戶想控制的作業(yè)。也能幫助檢索與用戶已經(jīng)歸檔和想在稍后階段檢索的數(shù)字文檔，諸如歸檔打印證明、掃描文檔或復(fù)印文檔有關(guān)的電子郵件。
在本發(fā)明的具體實(shí)施例中，可以與相關(guān)電子郵件項(xiàng)一起打印數(shù)字文檔，其中，在更大的紙上打印電子郵件項(xiàng)，以便后者可以繞所打印的文檔折疊，形成文件夾或封套。在特定情況下，一個(gè)電子郵件項(xiàng)可以與多個(gè)數(shù)字文檔關(guān)聯(lián)，在這種情況下，可以繞所有打印文檔折疊封套，從而形成方便檔案。
本發(fā)明的這些和其他方面從下文所述實(shí)施例中變得顯而易見，并將參考所述的實(shí)施例說明。


圖1表示根據(jù)本發(fā)明的系統(tǒng)的框圖；圖2表示用于執(zhí)行根據(jù)本發(fā)明的方法的軟件體系結(jié)構(gòu)；圖3表示根據(jù)本發(fā)明的用戶界面，允許用戶獲得有關(guān)數(shù)字文檔的狀態(tài)信息以及通過電子郵件客戶端，管理相關(guān)文檔處理作業(yè)；圖4表示適合于與本發(fā)明一起使用的文檔處理設(shè)備的操作控制板；圖5表示根據(jù)本發(fā)明的實(shí)施例，打印時(shí)的電子郵件項(xiàng)和所附文檔；以及圖6表示操作控制板的顯示布局。
優(yōu)選實(shí)施例詳述圖1表示根據(jù)本發(fā)明的示例性文檔處理系統(tǒng)100的框圖。文檔處理系統(tǒng)100包括至少一個(gè)文檔處理設(shè)備，諸如打印機(jī)、掃描儀和/或復(fù)印機(jī)、多個(gè)工作站150、160、控制單元或服務(wù)器140以及用于將各個(gè)設(shè)備彼此連接的網(wǎng)絡(luò)170。
在圖1的系統(tǒng)中，示出了三種示例性文檔處理設(shè)備110、120和130?？梢允褂玫倪m當(dāng)?shù)奈臋n處理設(shè)備是例如OcéVarioPint 20×0系列的數(shù)字復(fù)印機(jī)。所有這些設(shè)備具有顯示器和操作裝置，諸如按鍵的各自的用戶接口110、121、131，以及用于通過網(wǎng)絡(luò)170雙向通信的各自的裝置115、125和135。數(shù)字文檔打印系統(tǒng)110包括打印單元112，諸如激光打印機(jī)。數(shù)字文檔掃描系統(tǒng)120包括掃描單元122，例如彩色掃描儀。數(shù)字文檔復(fù)印系統(tǒng)130包括復(fù)印單元，由能單獨(dú)使用的掃描單元132和打印單元134組成。將意識(shí)到每一個(gè)文檔處理設(shè)備受在適當(dāng)?shù)目刂栖浖虏僮?、基于微處理器的?nèi)置控制單元(未示出)控制。文檔處理設(shè)備也可以包括用于存儲(chǔ)數(shù)字文檔，諸如待打印的文檔、已經(jīng)掃描的文檔，或正在復(fù)印過程中的文檔的存儲(chǔ)器(未示出)。
文檔處理系統(tǒng)100進(jìn)一步包括多個(gè)工作站。示出了工作站150和160。工作站可以采用任何形式，諸如個(gè)人計(jì)算機(jī)(PC)、膝上型計(jì)算機(jī)或移動(dòng)手持設(shè)備(例如個(gè)人數(shù)字助理(PDA)、移動(dòng)電話或數(shù)字照相機(jī))。通常，這種工作站將包括用于控制工作站和執(zhí)行用戶應(yīng)用程序的處理器、用戶輸出設(shè)備(例如顯示器)、用戶輸入設(shè)備(例如鍵盤或鼠標(biāo))、工作存儲(chǔ)器(例如RAM)、用于存儲(chǔ)控制處理器的程序和用于存儲(chǔ)將提供給文檔處理設(shè)備或從其接收的數(shù)字文檔的存儲(chǔ)設(shè)備(例如硬盤、固態(tài)存儲(chǔ)器，諸如閃存，未示出)。工作站的這些部件是非常熟悉的，因此在圖中未示出。工作站150和160的每一個(gè)還包括各自的電子郵件客戶端152、162。電子郵件客戶端最好是使用用于連接到一個(gè)或多個(gè)電子郵件服務(wù)器的適當(dāng)傳統(tǒng)電子郵件協(xié)議(諸如IMAP、Microsoft Exchange或HTTP)的傳統(tǒng)的電子郵件客戶端，如Microsoft的Outlook或Outlook Express。多個(gè)工作站150、160、文檔處理設(shè)備110、120、130以及控制系統(tǒng)140(在下文描述)包括用于通過網(wǎng)絡(luò)170雙向通信的各自的裝置155、165、145、115、125、135。網(wǎng)絡(luò)可以使用任何適當(dāng)?shù)拿襟w，諸如有線網(wǎng)絡(luò)(例如以太網(wǎng))或無線網(wǎng)絡(luò)(例如WIFi、藍(lán)牙等等)。高級(jí)協(xié)議可以來自用于互聯(lián)網(wǎng)的TCP/IP協(xié)議簇。通信裝置155、165、145、115、125、135可以使用傳統(tǒng)的硬件和/或軟件實(shí)現(xiàn)。
控制系統(tǒng)140包括處理器141、文檔電子郵件服務(wù)器143和存儲(chǔ)器142和144。
存儲(chǔ)器142用于存儲(chǔ)和管理用于文檔處理設(shè)備110、120和130的數(shù)字文檔文件和相關(guān)的文檔處理作業(yè)。通常，在本發(fā)明的上下文中，數(shù)字文檔作業(yè)與處理作業(yè)，即用于打印數(shù)字文檔以便產(chǎn)生物理文檔的打印作業(yè)，或用于掃描物理文檔，從而生成數(shù)字文檔文件的掃描作業(yè)，或連續(xù)由掃描作業(yè)和打印作業(yè)組成的復(fù)印作業(yè)有關(guān)。在下文中，術(shù)語“作業(yè)”將用于數(shù)字文檔及其相關(guān)處理作業(yè)的組合，除非另外指示。
每個(gè)作業(yè)/數(shù)字文檔與多個(gè)工作站的用戶有關(guān)。這種用戶將稱為“所有者”。為維持其關(guān)聯(lián)，存儲(chǔ)器142可以存儲(chǔ)用于每個(gè)作業(yè)的包括該關(guān)聯(lián)的字段?？梢允褂脗鹘y(tǒng)的硬件和軟件，諸如熟悉的計(jì)算機(jī)服務(wù)器系統(tǒng)來構(gòu)成控制系統(tǒng)。在適當(dāng)?shù)某绦虻目刂葡?，處理?41管理在存儲(chǔ)器142中存儲(chǔ)的作業(yè)。程序也可以存儲(chǔ)在相同的存儲(chǔ)器142中，或在另一，最好是非易失存儲(chǔ)器中。為能管理作業(yè)，控制系統(tǒng)140連接到每個(gè)文檔處理?？梢砸匀魏芜m當(dāng)?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)連接。圖1舉例表示控制系統(tǒng)140和文檔處理設(shè)備130間的1對(duì)1鏈接。這種鏈接可以是私有的。另外，可以使用網(wǎng)絡(luò)連接170，如圖1所示，用于文檔處理設(shè)備110和120。在該例子中。相同的網(wǎng)絡(luò)媒體用作用于工作站150、160和控制系統(tǒng)140間的通信。將意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以是混合的，其中，使用傳統(tǒng)的技術(shù)，諸如網(wǎng)橋、路由器或網(wǎng)關(guān)，可以耦合不同技術(shù)。經(jīng)連接，控制系統(tǒng)140能將數(shù)字文檔提交給文檔處理設(shè)備(例如設(shè)備110或120)，和/或從文檔處理設(shè)備(例如從設(shè)備120或130)接收數(shù)字文檔。
作為打印作業(yè)的一部分，作業(yè)所有者可以已經(jīng)指示/選擇了處理設(shè)備。這可以以任何適當(dāng)?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)。例如，用戶可以通過按在可選擇打印機(jī)列表中的名稱識(shí)別打印機(jī)，或通過指定打印機(jī)或打印作業(yè)的屬性，諸如彩色、高質(zhì)量、高速度等等，指定/選擇打印機(jī)。然后，控制系統(tǒng)140使用該信息來將打印作業(yè)發(fā)送到適當(dāng)?shù)拇蛴C(jī)。如果未完全識(shí)別打印機(jī)(例如按屬性指定)，控制系統(tǒng)可以選擇適當(dāng)?shù)拇蛴C(jī)。
另外，可以以將打印作業(yè)直接從工作站提交到被選打印機(jī)和每個(gè)打印機(jī)將所有接收作業(yè)報(bào)告給控制系統(tǒng)140的方式，設(shè)計(jì)該系統(tǒng)。
應(yīng)注意到實(shí)際上，控制系統(tǒng)本身是知道如何能控制一個(gè)或多個(gè)文檔處理設(shè)備以及與由文檔處理設(shè)備處理的作業(yè)的實(shí)際狀態(tài)完全保持最新(同步)。這種系統(tǒng)的例子是OcéIntra Logic工具。控制系統(tǒng)140可以但不需要具有允許操作者或用戶直接控制該控制系統(tǒng)140的用戶接口。另外，可以將控制系統(tǒng)140實(shí)現(xiàn)為單獨(dú)的設(shè)備，但也可以包含在文檔處理設(shè)備中，或甚至作為分布式系統(tǒng)，包含在所有文檔處理設(shè)備中。
在該系統(tǒng)的環(huán)境內(nèi)，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、提交給文檔處理設(shè)備以便打印的、用于打印的數(shù)字文檔文件是第一類型和第二類型中的任何一個(gè)。第一類型的文件要求直接打印，即，在裝置上，在操作者部分沒有另外的動(dòng)作，而第二類型的文件僅要求存儲(chǔ)在設(shè)備的存儲(chǔ)器中，并不打印，直到操作者通過選擇文件和啟動(dòng)用于它的打印過程，在設(shè)備的本地用戶接口明確這種清楚為止。所包含的文件類型從添加到該文件的屬性中變得顯而易見。
第一種的數(shù)據(jù)文件的處理進(jìn)一步稱為自動(dòng)打印(AP)以及在設(shè)備中包含打印隊(duì)列。
第二類型的數(shù)據(jù)文件的處理稱為交互式打印(IP)以及也稱為“郵箱打印”。郵箱打印的過程在申請(qǐng)人的專利EP129724中描述過以及在下文中概述。
當(dāng)在打印機(jī)或控制系統(tǒng)140接收第二類型的打印文件時(shí)，不管情形如何，從文件提取多個(gè)預(yù)定元數(shù)據(jù)，諸如所有者的姓名和文件本身的名稱，并存儲(chǔ)在管理系統(tǒng)中維護(hù)的清單中，然后，與所有者的姓名一起，將文件本身無變化地存儲(chǔ)在接收設(shè)備的存儲(chǔ)單元中。存儲(chǔ)單元結(jié)合管理系統(tǒng)可以說形成用于文檔文件的“邏輯存儲(chǔ)空間”集，在下文中稱為“郵箱”，每個(gè)郵箱分配給一個(gè)用戶。當(dāng)打印機(jī)的操作者想打印特定的文檔文件時(shí)，他通過按壓打印機(jī)設(shè)備的用戶接口的適當(dāng)按鍵，調(diào)用所接收的文檔文件的清單。然后，自動(dòng)顯示、按所有者姓名排序文檔文件的清單。
參考圖4，表示文檔處理設(shè)備的用戶接口操作控制板，具有顯示器410和操作鍵，包括START鍵420。在顯示器中，示出了用戶列表430，選擇其中一個(gè)(“Ruud”，以及示出用于該用戶的文檔列表(450)，然后，操作者可以選擇列表中的期望文檔文件460，以及通過按壓用戶接口上的PRINT按鍵420，啟動(dòng)打印過程。當(dāng)打印第二類型的文檔文件時(shí)，仍然將其存儲(chǔ)在存儲(chǔ)單元中，由用戶移去為止。它仍然可選擇打印，盡管已經(jīng)做了標(biāo)記，例如通過勾號(hào)標(biāo)記470，來表示已經(jīng)打印它。郵箱中的文檔文件按提交時(shí)間排序。
本發(fā)明主要打算與第二類型(IP)的打印文檔文件一起使用，因?yàn)檫@種文件實(shí)際上是永久的。然而，本發(fā)明也可以應(yīng)用于第一類型(AP)的文件，盡管這些文件通常是有效的，只要它們存在于打印隊(duì)列中。后者也應(yīng)用于通?？色@得的基于隊(duì)列的自動(dòng)打印系統(tǒng)。
“郵箱”的原理也可以用在文檔掃描中。如申請(qǐng)人的專利EP1229724中所述，掃描會(huì)話可以從用戶在數(shù)字復(fù)印設(shè)備的本地用戶接口，識(shí)別本人，例如通過輸入標(biāo)識(shí)碼開始。然后，可以掃描文檔，以及將掃描數(shù)據(jù)文件自動(dòng)存儲(chǔ)在用戶名下的設(shè)備的存儲(chǔ)器中，即他的郵箱。用戶現(xiàn)在可以回到他的工作站，登錄到復(fù)印機(jī)設(shè)備以及要求縱覽他的郵箱中的掃描文件。然后，他可以選擇它們中的一個(gè)或多個(gè)以及將那些下載到他的工作站。本發(fā)明的發(fā)明人也設(shè)想采用郵箱掃描。
本發(fā)明的工作將進(jìn)一步說明將作業(yè)(數(shù)字文檔文件)均存儲(chǔ)在控制系統(tǒng)140中的系統(tǒng)。技術(shù)人員直接考慮另外的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，其中，將文檔文件存儲(chǔ)在文檔處理系統(tǒng)本身中，以及控制系統(tǒng)僅用于協(xié)調(diào)。該實(shí)施例包括在本發(fā)明中，以及由附加權(quán)利要求包括。
根據(jù)本發(fā)明，用戶通過電子郵件，保持他的作業(yè)的實(shí)際狀態(tài)處于最新狀態(tài)。為此，控制系統(tǒng)40包括專用文檔電子郵件服務(wù)器143和相關(guān)的存儲(chǔ)器144。該文檔電子郵件服務(wù)器143中的電子郵件項(xiàng)與控制系統(tǒng)的至少一個(gè)作業(yè)(例如具有在存儲(chǔ)器142中存儲(chǔ)的相關(guān)文檔以及由處理器141監(jiān)控其狀態(tài))關(guān)聯(lián)。電子郵件客戶端152、162分別具有鏈接到文檔電子郵件服務(wù)器中的用戶帳號(hào)的至少一個(gè)電子郵件夾。用這種方式，通過由數(shù)字文檔的所有者使用的電子郵件客戶端，使與文檔電子郵件服務(wù)器143中的作業(yè)狀態(tài)有關(guān)的電子郵件可見。能以電子郵件服務(wù)器公知的傳統(tǒng)方式，控制用戶賬號(hào)和電子郵件的訪問。能用允許處理器與文檔電子郵件服務(wù)器同步以便根據(jù)相關(guān)作業(yè)的實(shí)際狀態(tài)，發(fā)出和動(dòng)態(tài)更新狀態(tài)電子郵件的軟件編程處理器141。有利地，處理器141不僅執(zhí)行用于控制(和同步)文檔處理設(shè)備的軟件，而且還執(zhí)行用于電子郵件服務(wù)器的軟件。這大大地簡(jiǎn)化了同步。用于使實(shí)際文檔狀態(tài)與相關(guān)電子郵件同步的軟件可以采用電子郵件服務(wù)器中的插件的形式。
圖2示例說明通過用于執(zhí)行上述功能的程序指令，主軟件模塊中的軟件的示例性配置。將意識(shí)到技術(shù)人員可以設(shè)計(jì)用于相同目的的其他的實(shí)現(xiàn)。
在圖2的示例性配置中，控制系統(tǒng)140具有兩個(gè)主軟件模塊210和220。模塊210原則上是傳統(tǒng)的，以及涉及控制文檔處理設(shè)備。在圖2的配置中，將該模塊細(xì)分成用于與文檔處理設(shè)備通信的低級(jí)模塊212和用于執(zhí)行實(shí)際控制和監(jiān)控狀態(tài)的高級(jí)(應(yīng)用級(jí))模塊214。很清楚，模塊210將數(shù)據(jù)用于執(zhí)行控制和監(jiān)控。塊240表示可以維護(hù)的數(shù)據(jù)部分。在該例子中，塊240的每一行存儲(chǔ)與由控制系統(tǒng)維護(hù)的一個(gè)作業(yè)有關(guān)的數(shù)據(jù)。對(duì)每個(gè)作業(yè)，可以維護(hù)作業(yè)標(biāo)識(shí)符(例如名稱或編號(hào))。示出了作業(yè)標(biāo)識(shí)符ID-1、ID-2和ID-3。對(duì)每個(gè)作業(yè)，通常將維護(hù)至少一個(gè)狀態(tài)字段。狀態(tài)字段可以表示由文檔處理設(shè)備執(zhí)行作業(yè)的最后一個(gè)已知狀態(tài)?？刂葡到y(tǒng)140可以以任何適當(dāng)?shù)姆绞?，例如通過輪詢或基于中斷，從文檔處理設(shè)備獲得。對(duì)三個(gè)所述作業(yè)，狀態(tài)字段分別是St-1、St-2、ST-3。對(duì)打印作業(yè)，這種狀態(tài)可以是存儲(chǔ)、正打印、已打印、錯(cuò)誤等等。對(duì)多個(gè)作業(yè)型系統(tǒng)，也可以使用包含作業(yè)類型，諸如打印、掃描、復(fù)印的另外的字段。作為作業(yè)的一部分的實(shí)際數(shù)字文檔文件具有標(biāo)識(shí)符，諸如文檔名/標(biāo)題。這種文檔標(biāo)識(shí)符能看作作業(yè)標(biāo)識(shí)符的附錄。對(duì)三個(gè)上述作業(yè)，附錄標(biāo)識(shí)符分別是Ap-ID1、Ap-ID2、Ap-ID3。在存在用于作業(yè)的不至一個(gè)文檔的情況下，將要求除圖2中的簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu)外的另外的配置(例如每個(gè)作業(yè)使用多個(gè)文檔字段、每個(gè)作業(yè)使用多行、使用允許動(dòng)態(tài)列表的指針等等)。這些技術(shù)是非常熟悉的。迄今所述的字段很容易維護(hù)在主存儲(chǔ)器，諸如DRAM中。由于實(shí)際文檔相對(duì)大，圖2表示將文檔存儲(chǔ)在后臺(tái)存儲(chǔ)器，諸如圖1的存儲(chǔ)器142中的文檔的配置。該文檔的指針(例如文件標(biāo)識(shí)符或URL/URI)可以存儲(chǔ)在塊240中。對(duì)三個(gè)上述作業(yè)，指針分別是j-ptr1、j-ptr2、j-ptr3。
模塊220涉及圖1的文檔電子郵件服務(wù)器143的任務(wù)。核心電子郵件服務(wù)器軟件表示為項(xiàng)224。該模塊224可以是傳統(tǒng)的。塊250示例說明可以在服務(wù)器中，維護(hù)用于電子郵件的數(shù)據(jù)。塊250的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器224(圖1)中，不需要是物理上單獨(dú)的存儲(chǔ)器。
同樣地，為了說明，示出了簡(jiǎn)單的配置。可以使用更復(fù)雜的配置以及實(shí)際上，電子郵件服務(wù)器及其數(shù)據(jù)可以是傳統(tǒng)的。在該例子中，數(shù)據(jù)行用于每個(gè)電子郵件。每行包括電子郵件標(biāo)識(shí)符。理想地，電子郵件標(biāo)識(shí)符與其對(duì)應(yīng)的作業(yè)標(biāo)識(shí)符匹配。另外，可以使用直接映射機(jī)制來將塊250中的電子郵件鏈接到塊240中的作業(yè)。在圖2的例子中，示出了電子郵件標(biāo)識(shí)符ID-1和ID-2。存在另外的傳統(tǒng)的電子郵件字段，諸如發(fā)送者、接收者、主題等等。在下文中，將論述有關(guān)在根據(jù)本發(fā)明的系統(tǒng)中，如何使用這些字段。
模塊222表示用于確保塊250中的電子郵件數(shù)據(jù)表示塊240中的作業(yè)狀態(tài)信息的程序指令。由此，模塊222處理傳統(tǒng)的控制任務(wù)與電子郵件代表之間的同步。同步模塊222可以實(shí)現(xiàn)為電子郵件服務(wù)器224中的插件。這提供電子郵件的完全訪問和控制。同步模塊222可以使用任何機(jī)制，用于保持作業(yè)狀態(tài)到最新狀態(tài)，以便更新相應(yīng)的電子郵件，或響應(yīng)電子郵件的變化，更新作業(yè)狀態(tài)。例如，可以使用輪詢或觸發(fā)(例如中斷)技術(shù)。
模塊226表示由電子郵件服務(wù)器224使用來與電子郵件客戶端通信的軟件。該軟件可以是常規(guī)的，以及包括適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)協(xié)議。
主模塊230表示客戶端，即如圖1中的站150或160的工作站中的軟件。該軟件也可以是常規(guī)的。可以包括子模塊232，用于與服務(wù)器的模塊226通信的子模塊232和表示實(shí)際電子郵件客戶端的子模塊234，諸如Microsoft Outlook。
根據(jù)本發(fā)明，控制系統(tǒng)140中用戶的郵箱的變化，或根據(jù)具體情況而定，在文檔處理設(shè)備110、120、130的任何一個(gè)中，以電子郵件的形式，報(bào)告給用戶登錄的工作站。特別地，當(dāng)在用戶郵箱中輸入新數(shù)字文檔文件(作業(yè))時(shí)，在專用電子郵件服務(wù)器143中，創(chuàng)建相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)?？梢砸韵率龇绞降娜魏我粋€(gè)，在郵箱中輸入新數(shù)字文檔文件，應(yīng)當(dāng)理解，下面列出的列表用于說明目的，并且不一定要完全滿足-從用戶工作站提交用于打印的數(shù)字文檔，并存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器142中的用戶郵箱中-當(dāng)用戶在所述設(shè)備識(shí)別出自身后，在掃描過程中，在其中一個(gè)文檔處理設(shè)備，創(chuàng)建數(shù)字文檔文件，并存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器142中的用戶郵箱中-當(dāng)用戶在所述設(shè)備識(shí)別出自身后，在復(fù)印過程的掃描階段中，在其中一個(gè)文檔處理設(shè)備，創(chuàng)建數(shù)字文檔文件，并存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器142中的用戶郵箱中-由電子郵件服務(wù)器143從用戶電子郵件客戶端接收具有附加數(shù)字文檔的電子郵件-將具有附加數(shù)字文檔的電子郵件從用戶電子郵件客戶端中的另一電子郵件夾移動(dòng)(拖拉)到客戶端中的專用電子郵件夾，在這種情況下，本發(fā)明利用傳統(tǒng)的電子郵件過程，其中，客戶端將動(dòng)作自動(dòng)地報(bào)告給服務(wù)器，更新相關(guān)帳號(hào)。在另一電子郵件夾與不同于專用的電子郵件服務(wù)器143的網(wǎng)絡(luò)中的上述通用電子郵件服務(wù)器鏈接的情況下，必須作出從通用電子郵件服務(wù)器到專用電子郵件服務(wù)器143的文件傳送(注意并非現(xiàn)今每個(gè)電子郵件系統(tǒng)適合于該操作，但大多數(shù)是)。
在后兩種情況下，由服務(wù)器143將電子郵件附件自動(dòng)解釋為待存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器142中的郵箱中的數(shù)字文件。
電子郵件項(xiàng)的常規(guī)字段可以有利地用來表示數(shù)字文檔的屬性和相關(guān)的處理作業(yè)，諸如在圖2的塊240中所示。編程處理器141經(jīng)編程用來來表示與數(shù)字文檔有關(guān)的電子郵件項(xiàng)的字段中的數(shù)字文檔的下述屬性的至少一個(gè)-數(shù)字文檔的所有者。這可以例如插入到電子郵件的發(fā)送者(接收者)字段中。
-相關(guān)文檔處理作業(yè)的類型(例如打印、掃描、復(fù)印)。例如，這可以在電子郵件的主題字段中表示。如果主題字段表示不只一個(gè)屬性，作業(yè)類型最好是第一要素(例如通過按主題字段排序，允許快速識(shí)別相同類型的數(shù)字文檔。)-數(shù)字文檔的標(biāo)題。這也可以在主題字段中表示，例如在作業(yè)類型的描述后。該文檔標(biāo)題可以以許多方式獲得。例如對(duì)打印作業(yè)，可以使用將打印的文件的名稱，可以從文檔中的元數(shù)據(jù)獲得標(biāo)題，或可以用能夠表示內(nèi)容(例如首詞、標(biāo)題式樣中的首詞等等)的適當(dāng)詞匯，分析文檔的內(nèi)容。文檔分析本身是公知的。如果文檔還不是以“原文”形式，例如當(dāng)文檔是掃描文件時(shí)，可以使用第一OCR(光學(xué)字符識(shí)別)技術(shù)。如果未能找到標(biāo)題，可以表示缺省標(biāo)題，諸如“無標(biāo)題”或“未知標(biāo)題”。
-文檔的內(nèi)容的表示?？梢栽陔娮余]件的主體中表示。該表示可以采用任何適當(dāng)?shù)男问?，諸如首行或文檔的圖形表示，或文檔的頁(例如首頁)的縮略圖表示。
-數(shù)字文檔的全部?jī)?nèi)容。最好放在電子郵件項(xiàng)的附件中。對(duì)打印作業(yè)，可以是打印證明(即，(將)打印的實(shí)際圖像)。對(duì)掃描作業(yè)，可以是實(shí)際文檔。優(yōu)選附件格式是PDF和TIFF，因?yàn)檫@些是通用的。文檔可以是任何適當(dāng)?shù)谋硎?，諸如圖形、原文或組合(例如以圖形表示為打印/掃描、但如果是原文的，可選擇)。有利地，附件名可以與文檔名相同。
-相關(guān)文檔處理作業(yè)的提交時(shí)間。可以是例如插入電子郵件項(xiàng)的日期/時(shí)間字段中。
-另外的屬性，諸如頁數(shù)，以及對(duì)掃描文檔，單面還是雙面掃描這些頁，可以插入到消息的主體中。圖3示例說明電子郵件客戶端(在這種情況下，為MicrosoftOutlook Express)的示例性用戶接口的原理。項(xiàng)300表示鏈接到根據(jù)本發(fā)明的文檔電子郵件服務(wù)器的文件夾(其他文件夾鏈接到也容納在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，但不具有與本發(fā)明有關(guān)的特定功能的另一通用電子郵件服務(wù)器，未示出)。在該例子中，使用一個(gè)文件夾，名為Variofolder。在該文件夾中表示用于在所有文檔處理設(shè)備中處理的所有數(shù)字文檔。將意識(shí)到可以更容易使用更多文件夾，例如每個(gè)設(shè)備一個(gè)文件夾。如果需要，也可以使用不只一個(gè)控制系統(tǒng)，其中，每個(gè)控制系統(tǒng)可以鏈接到一個(gè)文件夾。項(xiàng)310表示數(shù)字文檔的所有者，為使用該電子郵件客戶端，已經(jīng)登錄的用戶。對(duì)在掃描系統(tǒng)上控制的掃描作業(yè)，用戶需要將其本人識(shí)別為計(jì)算機(jī)/電子郵件系統(tǒng)的用戶。在該例子中，在發(fā)送者和接收者字段中表示用戶。項(xiàng)320和330表名主題字段。在這種情況下，項(xiàng)320示出作業(yè)類型以及項(xiàng)330示出數(shù)字文檔名。
當(dāng)用戶點(diǎn)擊附件標(biāo)記370時(shí)，可以顯示當(dāng)前被選數(shù)字文檔的附件，如示例性MS Outlook Express應(yīng)用的用戶所公知的。最好但不一定，附件名與數(shù)字文檔本身的名稱相同。點(diǎn)擊附件標(biāo)記370打開菜單，允許用戶將附件下載到他的工作站。
將意識(shí)到作業(yè)可以包含不只一個(gè)文檔，在這種情況下，可以不只一個(gè)附件。項(xiàng)340表示作業(yè)的處理時(shí)間，即打印作業(yè)的提交時(shí)間，或45表示作業(yè)的處理時(shí)間，即打印作業(yè)的提交時(shí)間，或掃描作業(yè)的掃描時(shí)間。項(xiàng)350和360表示主消息體的部分。項(xiàng)360表示文檔的內(nèi)容的部分。項(xiàng)350包含其他屬性，包括文檔的頁數(shù)。
在本發(fā)明的實(shí)施例中，允許郵箱中的數(shù)字文檔的所有者操作與該文檔有關(guān)、在他的專用文件夾中的電子郵件項(xiàng)，控制該文檔。操作可以包括來自傳統(tǒng)的電子郵件客戶端的那些操作，如刪除、打印、創(chuàng)建、復(fù)印、移動(dòng)或轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件。
操作客戶端中的電子郵件項(xiàng)影響電子郵件文檔服務(wù)器143中的相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)。最好，通過編程處理器141來與電子郵件文檔服務(wù)器143同步，以便確定文檔電子郵件服務(wù)器的電子郵件項(xiàng)的操作。參考圖2，通過同步模塊222，執(zhí)行該檢測(cè)。響應(yīng)確定服務(wù)器中電子郵件項(xiàng)的操作，處理器141更新在用戶郵箱中存儲(chǔ)并與電子郵件項(xiàng)關(guān)聯(lián)的數(shù)字文檔的狀態(tài)。狀態(tài)更新由操作的類型而定。將意識(shí)到可以將電子郵件項(xiàng)與不只一個(gè)文檔處理作業(yè)關(guān)聯(lián)。
例如，控制狀態(tài)更新(＝動(dòng)作)的下述電子郵件操作會(huì)發(fā)生-從用戶的電子郵件夾移去與打印作業(yè)有關(guān)的電子郵件項(xiàng)刪除相關(guān)數(shù)字文檔-在用戶的電子郵件夾中，插入與打印作業(yè)有關(guān)的電子郵件項(xiàng)創(chuàng)建包括電子郵件項(xiàng)和/或電子郵件項(xiàng)的附件的數(shù)字文檔。
-改變電子郵件夾，與文檔文件有關(guān)的電子郵件項(xiàng)的順序重新配置文檔處理設(shè)備的用戶接口中，用郵箱表示的所包含的數(shù)字文檔，以便反映電子郵件夾中的順序。
-打印用戶的郵箱中的數(shù)字文檔，通過啟動(dòng)打印機(jī)控制臺(tái)的打印按鍵，在該用戶的電子郵件客戶端的列表中的相應(yīng)電子郵件項(xiàng)中標(biāo)記。該標(biāo)記與打印機(jī)(圖4)的控制臺(tái)顯示器中的勾號(hào)標(biāo)記470同步。對(duì)于實(shí)際執(zhí)行，用法可以由現(xiàn)有的電子郵件客戶端的已知現(xiàn)有概率組成，諸如放置標(biāo)志標(biāo)記。
將理解到本領(lǐng)域的技術(shù)人員可以通過控制系統(tǒng)控制的其他動(dòng)作與電子郵件項(xiàng)上的操作關(guān)聯(lián)。
注意當(dāng)前大多數(shù)電子郵件客戶端不允許用戶隨意地改變電子郵件項(xiàng)的順序。用戶可以基于某些規(guī)則，排序或過濾電子郵件。未來的電子郵件客戶端可以支持順序的隨意改變。通過將該功能性包含在新電子郵件客戶端中，或通過現(xiàn)有的電子郵件客戶端中的插件，現(xiàn)在已經(jīng)能支持這種功能。
發(fā)明人所設(shè)想的其他電子郵件操作是將與文檔有關(guān)的電子郵件從專用文件夾300拷貝或移動(dòng)到用戶的電子郵件客戶端的其他文件夾的任何一個(gè)。如果其他文件夾不鏈接到專用的電子郵件服務(wù)器，但鏈接到網(wǎng)絡(luò)中的上述通用電子郵件服務(wù)器，這將包含從電子郵件文檔服務(wù)器143到通用電子郵件服務(wù)器的電子郵件項(xiàng)和文檔的所附拷貝的傳送。這種操作為用戶提供將他的電子郵件客戶端用作文檔管理系統(tǒng)的機(jī)會(huì)，因?yàn)榭梢圆捎妙~外的文件夾來成組存儲(chǔ)與文檔有關(guān)的電子郵件項(xiàng)。
在本發(fā)明的具體實(shí)施例中，使用電子郵件客戶端的常規(guī)打印按鍵，可以“打印”在文檔電子郵件服務(wù)器中存儲(chǔ)以及在客戶端的相關(guān)電子郵件夾中示出的電子郵件項(xiàng)。在那種情況下，使電子郵件項(xiàng)本身和所附數(shù)字文檔文件放在用戶的郵箱中，作為打印作業(yè)，以及當(dāng)啟動(dòng)打印作業(yè)時(shí)，連續(xù)打印電子郵件項(xiàng)本身和所附的數(shù)字文檔。如圖5所示，根據(jù)特定打印機(jī)的能力，即通過將電子郵件項(xiàng)510本身自動(dòng)打印在大的紙張500，例如A3上，這可以用特定的方式實(shí)現(xiàn)，其中，在該例子中，正常打印過程使用A4，以及在正常紙張540上附加文檔內(nèi)容530，以便大的紙張520可以折疊為文件夾或“文件套”，其中，能容納打印文檔。如果打印機(jī)不適合打印A3，可以用與標(biāo)題頁相同的方式，使用單一正常紙張。在電子郵件項(xiàng)具有多個(gè)額外附件文檔的情況下，“文件夾”形式將變得更加方便。用這種方式，可以通過將幾個(gè)文檔文件附加到一個(gè)電子郵件項(xiàng)上，編譯檔案。本地打印機(jī)用戶接口中，如圖6的示例性形式所示，可以在控制臺(tái)顯示器410上的作業(yè)列表中，成組示出了電子郵件體610和附件或幾個(gè)附件620，以及能立即選擇并通過單一命令打印。另外，文件夾520可以按名稱和可能組成集合的各個(gè)數(shù)字文檔的其他細(xì)節(jié)打印，而不是相關(guān)電子郵件項(xiàng)的內(nèi)容。
同時(shí)，可以在該具體實(shí)施例中實(shí)現(xiàn)掃描。以將掃描文件附加到單一電子郵件項(xiàng)中為目的，可以掃描文檔集，作為多個(gè)附件。這可以通過例如將硬拷貝文檔與中間的機(jī)器可識(shí)別單獨(dú)頁合并來實(shí)現(xiàn)。這種機(jī)器可識(shí)別單獨(dú)紙可以具有特定的顏色或特定的圖形，諸如在它們上印刷的條碼。然后掃描整個(gè)集，其中，通過掃描軟件，自動(dòng)識(shí)別單獨(dú)頁，以及每次識(shí)別單獨(dú)頁時(shí)，定義新掃描文件。在完成掃描過程后，掃描文件存儲(chǔ)在用戶的郵箱中，作為相關(guān)文件。以與具有多個(gè)附加打印文件的打印作業(yè)相同的方式，它們可以在本地設(shè)備顯示器上顯示，如圖6所示。同時(shí)，在文檔電子郵件服務(wù)器中自動(dòng)創(chuàng)建電子郵件項(xiàng)，以及附加掃描文件，作為單獨(dú)附件。
將會(huì)認(rèn)可，通過用作為附件的文檔，創(chuàng)建新電子郵件項(xiàng)，能在郵箱中創(chuàng)建數(shù)字文檔。另外，通過應(yīng)用程序，諸如Microsoft Word中的傳統(tǒng)的打印操作，可以創(chuàng)建用于打印的數(shù)字文檔。經(jīng)打印服務(wù)，然后，將待打印的文檔提交到控制系統(tǒng)140，其中，存儲(chǔ)在用戶的郵箱中。響應(yīng)接收該文檔，然后，控制系統(tǒng)140創(chuàng)建相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)。然后，用戶可以使用該電子郵件項(xiàng)及其附件，用于活動(dòng)性專用電子郵件夾中的文檔管理，此外，也可以跟蹤數(shù)字文檔的任何狀態(tài)變化。
將會(huì)認(rèn)可，可以通過更新單一電子郵件項(xiàng)表示數(shù)字文檔，來反映實(shí)際狀態(tài)。每次文檔的狀態(tài)改變時(shí)，無需在文件夾中創(chuàng)建新的額外的電子郵件，導(dǎo)致用于一個(gè)數(shù)字文檔的不只一個(gè)電子郵件。在根據(jù)文檔的狀態(tài)改變結(jié)果，改變電子郵件后，自動(dòng)高亮顯示電子郵件為未讀。另外，顯然可以使用其他引起注意的要素，諸如設(shè)置標(biāo)記圖標(biāo)。用這種方式，用戶可以容易地識(shí)別其狀態(tài)當(dāng)前已經(jīng)改變的作業(yè)。從圖3，用戶能快速地獲得用于多個(gè)文檔處理的作業(yè)的概述也是很顯然的。目前，Microsoft Exchange已經(jīng)提供電子郵件項(xiàng)的這種“更新”的功能，通過刪除當(dāng)前的電子郵件項(xiàng)，以及基本上同時(shí)生成新電子郵件項(xiàng)和新狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)相同效果。用這種方式，在電子郵件夾中，不顯示過時(shí)信息。
將會(huì)認(rèn)可，本發(fā)明還擴(kuò)展到所實(shí)現(xiàn)的計(jì)算機(jī)程序，特別是在載體上或中的計(jì)算機(jī)程序。程序可以以源代碼、目標(biāo)代碼、代碼中間源和目標(biāo)代碼，諸如部分編譯形式，或以用在實(shí)現(xiàn)根據(jù)本發(fā)明的方法中的任何其他適當(dāng)?shù)男问健］d體可以是能執(zhí)行程序的任何實(shí)體或設(shè)備。例如，載體可以包括存儲(chǔ)介質(zhì)，諸如ROM，例如CD ROM或半導(dǎo)體ROM，或磁記錄介質(zhì)，例如軟盤或硬盤。另外，載體可以是可以經(jīng)電或光纜，或通過無線電或其他裝置傳送的可傳輸載體，諸如電或光信號(hào)。當(dāng)程序嵌入這種信號(hào)中時(shí)，載體可以由這種電纜或其他設(shè)備或裝置構(gòu)成。另外，載體可以是嵌入程序的集成電路、適合于執(zhí)行，或用在相關(guān)方法的性能中的集成電路。
應(yīng)注意到上述實(shí)施例示例說明而不是限制本發(fā)明，以及本領(lǐng)域的技術(shù)人員將能在不背離附加權(quán)利要求的范圍的情況下，設(shè)計(jì)許多另外的實(shí)施例。在權(quán)利要求書中，位于圓括號(hào)間的任何標(biāo)記不應(yīng)當(dāng)視為限制權(quán)利要求。使用術(shù)語“包括”和其變形不排除存在除在權(quán)利要求中闡述的元件或步驟。在元件前的冠詞“a”或“an”不排除存在多個(gè)元件。本發(fā)明可以通過包括幾種不同元件的硬件，或通過適當(dāng)?shù)木幊逃?jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)。在列舉幾個(gè)裝置的設(shè)備權(quán)利要求中，這些裝置的幾個(gè)可以通過一個(gè)和硬件的相同項(xiàng)實(shí)現(xiàn)。在相互不同的獨(dú)立權(quán)利要求中引用的某些措施的事實(shí)不表示這些措施不能組合使用。
權(quán)利要求
1.一種處理數(shù)字文檔處理系統(tǒng)中的文檔的方法，所述系統(tǒng)包括控制系統(tǒng)(140)，具有用于數(shù)字文檔的存儲(chǔ)器(142)，連接到控制系統(tǒng)(140)的至少一個(gè)文檔處理設(shè)備，諸如打印機(jī)(110)、掃描儀(120)和/或復(fù)印機(jī)(130)，以及多個(gè)用戶工作站(150，160)，分別包括各自的電子郵件客戶端(152，162)；多個(gè)工作站和控制系統(tǒng)包括用于通過網(wǎng)絡(luò)(170)雙向通信的各自的裝置(145，155，165)；該方法包括存儲(chǔ)和管理文檔存儲(chǔ)器(142)中的數(shù)字文檔，所述數(shù)字文檔分別與至少一個(gè)文檔處理設(shè)備中的處理操作有關(guān)，以及由多個(gè)工作站的用戶中的其中一個(gè)所擁有，該方法的特征在于，包括操作文檔電子郵件服務(wù)器(143)和在其中生成用于控制系統(tǒng)存儲(chǔ)器(142)中的每個(gè)數(shù)字文檔的各自的電子郵件項(xiàng)，電子郵件項(xiàng)與那個(gè)數(shù)字文檔鏈接；允許電子郵件客戶端(152，162)通過連接到文檔電子郵件服務(wù)器中的用戶帳號(hào)的專用電子郵件夾，訪問文檔電子郵件服務(wù)器(143)中的電子郵件項(xiàng)；以及使文檔電子郵件服務(wù)器(143)與存儲(chǔ)器(142)同步，以便在用于所有者的相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)中，動(dòng)態(tài)地反映數(shù)字文檔文件的狀態(tài)改變。
2.如權(quán)利要求1所述的方法，進(jìn)一步包括使存儲(chǔ)器(142)和文檔電子郵件服務(wù)器(143)同步，以便動(dòng)態(tài)地反映在相應(yīng)的數(shù)字文檔文件上的處理操作中，在電子郵件客戶端(152，162)的專用電子郵件夾中的電子郵件項(xiàng)的操作。
3.一種文檔處理系統(tǒng)(100)，包括多個(gè)工作站(150，160)，控制系統(tǒng)(140)以及連接到控制系統(tǒng)的至少一個(gè)文檔處理設(shè)備(110，120，160)，諸如打印機(jī)、掃描儀和/或復(fù)印機(jī)，多個(gè)工作站和控制系統(tǒng)包括用于通過網(wǎng)絡(luò)(170)雙向通信的各自的裝置(145，155，165)；工作站(150，160)的每一個(gè)包括各自的電子郵件客戶端(152，162)；控制系統(tǒng)(140)包括存儲(chǔ)器(142)，用于存儲(chǔ)和管理與至少一個(gè)文檔處理設(shè)備中的處理操作有關(guān)的數(shù)字文檔文件，每個(gè)數(shù)字文檔文件與多個(gè)工作站的用戶(在下文中，稱為“所有者”)有關(guān)；以及處理器(141)，用于在程序的控制下，管理數(shù)字文檔文件，以及告知所有者與所有者有關(guān)的數(shù)字文檔文件的狀態(tài)；其特征在于，控制系統(tǒng)(140)包括文檔電子郵件服務(wù)器(143)，其中，使文檔電子郵件服務(wù)器中的每個(gè)電子郵件項(xiàng)與控制系統(tǒng)中的數(shù)字文檔文件的至少一個(gè)關(guān)聯(lián)；向每個(gè)電子郵件客戶端(152，162)提供鏈接到文檔電子郵件服務(wù)器(143)中的用戶帳號(hào)的至少一個(gè)專用電子郵件夾；以及處理器(141)用來使文檔電子郵件服務(wù)器(143)和存儲(chǔ)器(142)同步，以便在用于所有者的相應(yīng)的電子郵件項(xiàng)中，動(dòng)態(tài)地反映數(shù)字文檔文件的狀態(tài)改變。
4.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)還用來使存儲(chǔ)器(142)與文檔電子郵件服務(wù)器(143)同步，以便動(dòng)態(tài)地反映在相應(yīng)的數(shù)字文檔文件上的處理操作中，在電子郵件客戶端的專用電子郵件夾中的電子郵件項(xiàng)的操作。
5.如權(quán)利要求3或權(quán)利要求4所述的系統(tǒng)，其中，通過連接到電子郵件項(xiàng)的數(shù)字文檔的副本，鏈接電子郵件項(xiàng)和數(shù)字文檔。
6.如權(quán)利要求4所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來與文檔電子郵件服務(wù)器同步以便檢測(cè)文檔電子郵件服務(wù)器中的電子郵件項(xiàng)的操作，以及作為響應(yīng)，根據(jù)該操作，改變與電子郵件項(xiàng)有關(guān)的數(shù)字文檔文件的狀態(tài)。
7.如權(quán)利要求6所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來響應(yīng)確定已經(jīng)從用戶的所述專用電子郵件夾移去與數(shù)字文檔有關(guān)的電子郵件項(xiàng)，刪除存儲(chǔ)器(142)中的數(shù)字文檔文件。
8.如權(quán)利要求6所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來響應(yīng)確定已經(jīng)將電子郵件項(xiàng)插入用戶的專用電子郵件夾中，在存儲(chǔ)器(142)中創(chuàng)建數(shù)字文檔文件。
9.如權(quán)利要求4所述的系統(tǒng)，其中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備包括數(shù)字文檔掃描系統(tǒng)(120，130)，以及處理器(141)用來響應(yīng)創(chuàng)建掃描作業(yè)的用戶，在文檔電子郵件服務(wù)器(143)中創(chuàng)建電子郵件項(xiàng)，其中，電子郵件項(xiàng)的附件包括由掃描系統(tǒng)(120，130)生成的數(shù)字文檔。
10.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備包括提供本地用戶接口(111，131)的數(shù)字文檔打印系統(tǒng)(110，130)，以及其中，處理器(141)用來響應(yīng)創(chuàng)建與在所述本地用戶接口(111，113)的所述數(shù)字文檔有關(guān)的打印作業(yè)的用戶，更新存儲(chǔ)器(142)中數(shù)字文檔的狀態(tài)。
11.如權(quán)利要求4所述的系統(tǒng)，其中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備包括包含掃描儀(132)和打印機(jī)(134)的數(shù)字文檔復(fù)印系統(tǒng)(130)，以及處理器(141)用來響應(yīng)創(chuàng)建復(fù)印作業(yè)的用戶，在文檔電子郵件服務(wù)器(143)中創(chuàng)建電子郵件項(xiàng)，其中，電子郵件項(xiàng)的附件包括由掃描儀(134)生成的數(shù)字文檔。
12.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，至少一個(gè)文檔處理設(shè)備(110，120，130)具有用于指示包含數(shù)字文檔文件的操作的本地用戶接口(111，121，131)，連接到控制系統(tǒng)(140)的所述本地用戶接口，用于操作在存儲(chǔ)器(142)中存儲(chǔ)的數(shù)字文檔文件。
13.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來表示相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中的數(shù)字文檔的類型。
14.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來提取數(shù)字文檔的標(biāo)題，以及在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中指定它。
15.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來提取數(shù)字文檔的內(nèi)容以及在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中指定它。
16.如權(quán)利要求3所述的系統(tǒng)，其中，處理器(141)用來在相關(guān)電子郵件項(xiàng)的字段中，指定數(shù)字文檔的提交時(shí)間。
17.一種計(jì)算機(jī)程序產(chǎn)品，用于啟動(dòng)處理器執(zhí)行如權(quán)利要求1和2的任何一個(gè)中所述的方法。
全文摘要
處理聯(lián)網(wǎng)文檔處理系統(tǒng)100中的數(shù)字文檔，包括用戶工作站150，160、文檔處理設(shè)備110，120，130以及控制系統(tǒng)140。存儲(chǔ)器142用來存儲(chǔ)和管理與工作站150，160的用戶有關(guān)的數(shù)字文檔?？刂葡到y(tǒng)包括文檔電子郵件服務(wù)器143，其中，服務(wù)器中的每個(gè)電子郵件項(xiàng)與控制系統(tǒng)存儲(chǔ)器142中的數(shù)字文檔關(guān)聯(lián)。處理器141管理數(shù)字文檔以及通過與文檔電子郵件服務(wù)器同步，告知數(shù)字文檔的所有者有關(guān)其狀態(tài)，以便在用于所有者的相應(yīng)電子郵件項(xiàng)中，動(dòng)態(tài)地反映數(shù)字文檔文件中的狀態(tài)變化。工作站包括提供鏈接到文檔電子郵件服務(wù)器143中的用戶帳號(hào)的至少一個(gè)電子郵件文件夾的各自的電子郵件客戶端152，162。
文檔編號(hào)H04L12/58GK1855982SQ20061007722
公開日2006年11月1日 申請(qǐng)日期2006年4月28日 優(yōu)先權(quán)日2005年4月28日
發(fā)明者J·P·E·格里特森, T·J·W·M·揚(yáng)森 申請(qǐng)人:奧西-技術(shù)有限公司