工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)及其操作方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]本發(fā)明為一種工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)及其操作方法，特別是一種通過層層指派及層層回復引擎達到部門管理經(jīng)驗的傳承、工作信息傳遞有效性、個人或部門工作量有效管理、節(jié)省管理及信息傳遞的時間以及因應企業(yè)跨廠區(qū)管理之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)及其操作方法。
【背景技術(shù)】
[0002]以往會議管理系統(tǒng)責任僅到與會人，與會人直接處理或回復，且工作事項只能指派一級不能逐級分派任務，不適應大型工作項目的追蹤，單一事項實際完成情況及其處理歷程不能及時的知會給各級管理人員，不但造成管理人員與執(zhí)行責任人存在信息傳遞及版本管控脫節(jié)的情況，更使得會議管理系統(tǒng)無法與整個工程系統(tǒng)進行串接。
[0003]因此，如何設計出一可達到部門管理經(jīng)驗的傳承、工作信息傳遞有效性、個人或部門工作量有效管理、節(jié)省管理及信息傳遞的時間以及因應企業(yè)跨廠區(qū)管理之工作會議管理系統(tǒng)，即成為相關(guān)設備廠商以及研發(fā)人員所共同期待的目標。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0004]本發(fā)明人有鑒于現(xiàn)有技術(shù)之會議管理系統(tǒng)在管理人員與執(zhí)行責任人存在信息傳遞及版本管控脫節(jié)之缺失，乃積極著手進行開發(fā)，以期可以改進上述既有之缺點，經(jīng)過不斷地試驗及努力，終于開發(fā)出本發(fā)明。
[0005]本發(fā)明之第一目的，提供一種可達到部門管理經(jīng)驗的傳承、工作信息傳遞有效性、個人或部門工作量有效管理、節(jié)省管理及信息傳遞的時間以及因應企業(yè)跨廠區(qū)管理的工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)。
[0006]為了達成上述之目的，本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)包括一會議管理模組、一決議事項管理模組、一工作事項交辦模組、一工作事項管理模組、一層層回復層層指派引擎以及一查詢統(tǒng)計模組。
[0007]該會議管理模組提供新增會議以及會議簽核功能，該新增會議功能包括預約會議、記錄會議名稱、會議承辦單位、會議類型、會議議題、會議地點、會議時間、參與會議人員、決議事項以及倡導事項。
[0008]該決議事項管理模組與該會議管理模組連接，記錄決議事項完成狀況、完成日期、附件信息。
[0009]該工作事項交辦模組與該決議事項管理模組連接，記錄主管交辦事項、增加具體事項、設置具體交辦事項責任人、責任人再回覆和轉(zhuǎn)派事項、責任人執(zhí)行交辦事項、回覆交辦事項以及送審。
[0010]該工作事項管理模組，與該工作事項交辦模組連接，該工作事項管理模組在一工作事項列表選擇來源文書匯辦單待辦事項，如待辦事項需向下指派則新增具體交辦事項，設置具體事項責任人，指定責任人可繼續(xù)向下指派或直接回覆上級主管，如使用者本身待辦事項，則無需指派并直接回覆并送簽上級主管。
[0011]該層層回復層層指派引擎，與該工作事項管理模組連接，該層層回復層層指派引擎判斷事項是否需要向下指派以及送簽上級指派人審核。
[0012]該查詢統(tǒng)計模組，是與該工作事項管理模組連接，該查詢統(tǒng)計模組查詢會議記錄、決議事項、主管交辦事項以及工作事項。
[0013]本發(fā)明之第二目的，提供一種可達到部門管理經(jīng)驗的傳承、工作信息傳遞有效性、個人或部門工作量有效管理、節(jié)省管理及信息傳遞的時間以及因應企業(yè)跨廠區(qū)管理的工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法。
[0014]為了達成上述之目的，本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法包括步驟:
[0015]步驟A:提供一會議管理模組、一決議事項管理模組、一工作事項交辦模組、一工作事項管理模組、一層層回復層層指派引擎以及一查詢統(tǒng)計模組；
[0016]步驟B:該會議管理模組新增會議；
[0017]步驟C:該會議管理模組通知與會人員；
[0018]步驟D:該會議管理模組確認是否取消會議，若為是則進入步驟I，若為否則進入下一步驟；
[0019]步驟E:該決議事項管理模組記錄決議事項完成狀況、完成日期、附件信息；
[0020]步驟F:該工作事項交辦模組記錄主管交辦事項、增加具體事項、設置具體交辦事項責任人、責任人再回覆和轉(zhuǎn)派事項、責任人執(zhí)行交辦事項、回覆交辦事項以及送審；
[0021]步驟G:該工作事項管理模組在一工作事項列表選擇來源文書匯辦單待辦事項，如待辦事項需向下指派則新增具體交辦事項，設置具體事項責任人，指定責任人可繼續(xù)向下指派或直接回覆上級主管，如使用者本身待辦事項，則無需指派并直接回覆并送簽上級主管；
[0022]步驟Η:該層層回復層層指派引擎判斷事項是否需要向下指派以及送簽上級指派人審核，若為是則進入下一步驟，若為否則進入該步驟Ε ;以及
[0023]步驟1:該查詢統(tǒng)計模組查詢會議記錄、決議事項、主管交辦事項以及工作事項。
[0024]藉由上述之結(jié)構(gòu)及方法，本發(fā)明可達到部門管理經(jīng)驗的傳承、工作信息傳遞有效性、個人或部門工作量有效管理、節(jié)省管理及信息傳遞的時間以及因應企業(yè)跨廠區(qū)管理
【附圖說明】
[0025]圖1是本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之系統(tǒng)架構(gòu)圖；
[0026]圖2是本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法之方法流程圖；
[0027]圖3是本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法步驟F之細部流程圖；
[0028]圖4是本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法步驟G之細部流程圖；以及
[0029]圖5是本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法步驟Η之細部流程圖。
[0030]附圖標號說明:
[0031](1)工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)
[0032](10)會議管理模組
[0033](11)決議事項管理模組
[0034](12)工作事項交辦模組
[0035](13)工作事項管理模組
[0036](14)層層回復層層指派引擎
[0037](15)查詢統(tǒng)計模組
[0038](2)工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法
[0039]步驟200
[0040]步驟201
[0041]步驟202
[0042]步驟203
[0043]步驟204
[0044]步驟205
[0045]步驟20δ0
[0046]步驟2051
[0047]步驟2052
[0048]步驟206
[0049]步驟2060
[0050]步驟2061
[0051]步驟207
[0052]步驟2070
[0053]步驟2071
[0054]步驟2072
[0055]步驟2073
[0056]步驟2074
[0057]步驟2075
[0058]步驟208
[0059]本發(fā)明目的的實現(xiàn)、功能特點及優(yōu)點將結(jié)合實施例，參照附圖做進一步說明。
【具體實施方式】
[0060]為使熟悉該項技藝人士了解本發(fā)明之目的，茲配合圖式將本發(fā)明之較佳實施例詳細說明如下。
[0061]請參考圖1所示，本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)(1)包括一會議管理模組(10)、一決議事項管理模組(11)、一工作事項交辦模組(12)、一工作事項管理模組(13)、一層層回復層層指派引擎(14)以及一查詢統(tǒng)計模組(15)。
[0062]該會議管理模組(10)提供新增會議以及會議簽核功能，該新增會議功能是包括預約會議、記錄會議名稱、會議承辦單位、會議類型、會議議題、會議地點、會議時間、參與會議人員、決議事項以及倡導事項。
[0063]該決議事項管理模組(11)與該會議管理模組(10)連接，是記錄決議事項完成狀況、完成日期、附件信息。
[0064]該工作事項交辦模組(12)與該決議事項管理模組(11)連接，是記錄主管交辦事項、增加具體事項、設置具體交辦事項責任人、責任人再回覆和轉(zhuǎn)派事項、責任人執(zhí)行交辦事項、回覆交辦事項以及送審。
[0065]該工作事項管理模組(13)與該工作事項交辦模組(12)連接，該工作事項管理模組(13)在一工作事項列表選擇來源文書匯辦單待辦事項，如待辦事項需向下指派則新增具體交辦事項，設置具體事項責任人，指定責任人可繼續(xù)向下指派或直接回覆上級主管，如使用者本身待辦事項，則無需指派并直接回覆并送簽上級主管。
[0066]該層層回復層層指派引擎(14)與該工作事項管理模組(13)連接，該層層回復層層指派引擎(14)判斷事項是否需要向下指派以及送簽上級指派人審核。
[0067]該查詢統(tǒng)計模組(15)與該工作事項管理模組(13)連接，該查詢統(tǒng)計模組(15)查詢會議記錄、決議事項、主管交辦事項以及工作事項。
[0068]在本發(fā)明之一較佳實施例中，該工作事項交辦模組(12)中，指定責任人和轉(zhuǎn)派事項責任人必須按照總處-處-部-課-工程師的規(guī)則或1至5層設置。
[0069]請參考圖1以及圖2所示，本發(fā)明之工程系統(tǒng)之工作會議管理系統(tǒng)之操作方法(2)是包括步驟:
[0070]步驟200:提供一會議管理模組(10)、一決議事項管理模組(11)、一工作事項交辦模組(12)、一工作事項管理模組(13)、一層層回復層層指派引擎(14)以及一查詢統(tǒng)計模組
(15)；
[0071]步驟201:該會議管理模組(10)新增會議；
[0072]步驟202:該會議管理模組(10)通知與會人員；
[0073]步驟203:該會議管理模組(10)確認是否取消會議，若為是則進入步驟208，若為否則進入下一步驟；
[0074]步驟204:該決議事項管理模組(11)記錄決議事項完成狀況、完成日期、附件信息