專利名稱：文件管理系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及防止保管在柜子等的文件架上的重要文件被非法帶出而 被濫用的文件管理系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
以往，合同書、規(guī)格書、設(shè)計(jì)圖、公司內(nèi)部文件等記載有外部人員不應(yīng)知道的機(jī)密性高的內(nèi)容的重要文件保管在公司內(nèi)的柜子(cabinet)等文 件架中，由諸如此類的方法進(jìn)行嚴(yán)格管理。
通常，將重要文件保管在具有上鎖的上鎖開鎖裝置的柜子內(nèi)等，以免 被盜或輕易閱讀內(nèi)容，由此進(jìn)行管理的情況居多。
然而，有時(shí)在公司職員中有懷有歹意的人，因此也能想到即使為公司 職員，也可能被第三人誘使、出于錢財(cái)目的而偷盜出這些重要文件的公司 內(nèi)犯罪行為。
例如，若公司職員屬于人事部，就能夠輕易知道保管重要文件的柜子 或?qū)⑸湘i的所述柜子開鎖的鑰匙的保管場所等。
從而，休息日等其他公司職員不在時(shí)， 一個(gè)人也能偷盜出保管在柜子 中的重要文件，因此，也能想到受到信賴的公司職員進(jìn)行的公司內(nèi)犯罪行 為的發(fā)生。
公司內(nèi)保管的信息越有價(jià)值，越可能發(fā)生這樣的公司內(nèi)犯罪行為，從 而存在不能簡單地防止的問題。
作為以往技術(shù)，提出了通過事先登記開鎖人的指紋、聲紋、視網(wǎng)膜、 面容等信息，在進(jìn)行保管有文件的箱子的開鎖時(shí)，進(jìn)行基于這些登記信息 的認(rèn)證，從而確保安全的技術(shù)(例如，參照專利文獻(xiàn)l)。
然而，由于工作的關(guān)系，多個(gè)公司職員欲從柜子等保管有文件的箱子 取出文件而頻繁閱讀的情況下，由于每次都進(jìn)行基于登記信息的認(rèn)證處
理，因此也具有花費(fèi)時(shí)間，工作效率下降的問題。
由于這樣的情況，在出入場所被上鎖管理的房間中，只要重要的文件 從該房間不被帶出即可，因此，在處理工作的方面來說，使許可閱讀這些 重要文件的公司職員在該房間中自由閱讀是有效的。
然而，還沒有在從保管重要文件的房間的出口向外部帶出重要文件 時(shí)，若為不具有帶出權(quán)限的人就使其不能帶出的技術(shù)，因此是不方便的。
專利文獻(xiàn)1:特開2003—269024號公報(bào)

發(fā)明內(nèi)容
1本發(fā)明提供一種文件管理系統(tǒng)，其在柜子等中保管的重要文件從其房 間的出口向外部被帶出時(shí)，即使為公司職員，只要是不具有帶出權(quán)限的人， 也使其不能輕易地帶出，從而能夠防止公司職員等進(jìn)行的帶出重要文件等 公司內(nèi)犯罪行為。
本發(fā)明的一實(shí)施方式中，提供一種文件管理系統(tǒng)，其防止保管的文件從房間被非法帶出，其特征在于，包括文件，其附帶有非接觸方式的信息存儲介質(zhì)，該信息存儲介質(zhì)存儲有文件識別信息；信息存儲介質(zhì)讀取裝 置，其具有以非接觸方式從保管在文件架上的文件的所述信息存儲介質(zhì)讀 取文件識別信息的讀取機(jī)構(gòu)、和在成為不能讀取由所述讀取機(jī)構(gòu)讀取的文 件識別信息的狀態(tài)時(shí)向處理裝置發(fā)送信號的機(jī)構(gòu)；非接觸方式的便攜信息 存儲介質(zhì)，其存儲有個(gè)人識別信息；第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置，其 從自所述文件架取出文件的文件取出人的所述便攜信息存儲介質(zhì)讀取所 述個(gè)人識別信息；上鎖開鎖裝置，其控制所述房間的出口門的上鎖開鎖； 第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置，其設(shè)在所述房間的出口門附近；信息處 理裝置，其以可通信的方式與所述第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置、第二 便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置、所述信息存儲介質(zhì)讀取裝置、和所述上鎖開 鎖裝置連接，所述信息處理裝置具有文件信息數(shù)據(jù)庫，其登記有保管于 文件架上的文件所附帶的信息存儲介質(zhì)的文件識別信息；文件帶出權(quán)限信 息數(shù)據(jù)庫，其與個(gè)人識別信息建立關(guān)系而登記有許可帶出的文件的文件識 別信息；取出文件特定機(jī)構(gòu)，其在從所述信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收了信 號時(shí)，基于所述文件信息數(shù)據(jù)庫，特定所取出的文件的文件識別信息；判斷機(jī)構(gòu)，其基于登記在所述文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫中的信息，根據(jù)從所 述第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收的個(gè)人識別信息、和由所述取出文 件特定機(jī)構(gòu)特定的文件的文件識別信息，判斷所述文件取出人是否具有該文件的取出權(quán)限；在從第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收了所述個(gè)人識別信息時(shí)，所述文件取出人己經(jīng)由所述判斷機(jī)構(gòu)判斷為具有帶出權(quán)限的情 況下，向所述上鎖開鎖裝置發(fā)送用于解除出口門的鎖定狀態(tài)的信號的機(jī) 構(gòu)。
所述文件管理系統(tǒng)中，即使為公司職員，只要對所帶出文件沒有被賦 予預(yù)先登記的帶出權(quán)限，則也不能對該房間的出口門的上鎖進(jìn)行開鎖，因 此，具有能夠防止公司職員等進(jìn)行的重要文件被帶出等公司內(nèi)犯罪行為。
在本發(fā)明的其他的實(shí)施方式中，文件管理系統(tǒng)的特征在于，所述非接觸方式的信息存儲介質(zhì)是RFID無線標(biāo)簽，所述信息存儲介質(zhì)讀取裝置是 標(biāo)簽閱讀器(tag reader),非接觸方式的便攜信息存儲介質(zhì)是非接觸IC卡， 所述便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置是IC卡閱讀器。
所述文件管理系統(tǒng)中，文件上附設(shè)RFID無線標(biāo)簽，得到文件的取出 信息，并且利用非接觸IC卡進(jìn)行從放置有文件的房間退出的人的帶出權(quán) 限的判斷處理，由此具有能夠防止不具有帶出權(quán)限的人員進(jìn)行的文件非法 帶出的效果。


圖1是說明本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)概要的圖。
圖2是本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的方框圖。
圖3是表示本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的信息處理裝置具備的
文件信息數(shù)據(jù)庫的登記信息的 一例的圖。
圖4是表示本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的信息處理裝置具備的
文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫的登記信息的一例的圖。
圖5是表示本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的信息處理裝置具備的
公司職員信息數(shù)據(jù)庫的登記信息的 一 例的圖。
圖6是表示本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的處理步驟的流程圖。 圖中1—文件；2—RFID無線標(biāo)簽(tag); 3—文件架；4， IO—標(biāo)簽閱讀器；5， 13—IC卡閱讀器；6—非接觸IC卡；7—公司職員；8—通信 線路；9一信息處理裝置；ll一上鎖開鎖裝置；12—出口門；14—房間； 15—出口門附近的空間區(qū)域；16—隔壁；17—通路。
具體實(shí)施例方式
以下，根據(jù)附圖，詳細(xì)說明本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)。
圖1是說明本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)概要的圖，圖2 是本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的方框圖，圖3是表示本發(fā)明的實(shí)施 方式的文件管理系統(tǒng)的信息處理裝置具備的文件信息數(shù)據(jù)庫的登記信息 的一例的圖，圖4是表示本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的信息處理裝 置具備的文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫的登記信息的一例的圖，圖5是表示本 發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系統(tǒng)的信息處理裝置具備的公司職員信息數(shù) 據(jù)庫的登記信息的一例的圖，圖6是表示本發(fā)明的實(shí)施方式的文件管理系 統(tǒng)的處理步驟的流程圖。
如圖1所示，管理向房間外部的帶出的重要文件1附帶有作為非接觸 方式的信息存儲介質(zhì)的RFID無線標(biāo)簽2，并保管在文件架3上。
所述文件架3可以為附帶有門且具有上鎖開鎖裝置的柜子，也可以為 不附帶有門的架子，但無論哪一種，都具備以非接觸方式進(jìn)行保管在文件 架3上的文件1的RFID無線標(biāo)簽2中存儲的標(biāo)簽ID的讀取的作為信息存 儲介質(zhì)讀取裝置的標(biāo)簽閱讀器4。
配備在文件架3上的標(biāo)簽閱讀器4在文件架3設(shè)有天線，從而能夠利 用電波接收標(biāo)簽ID，使得始終讀取保管在文件架3上的所有文件1的RFID 無線標(biāo)簽2中存儲的標(biāo)簽ID。
另外，能夠由標(biāo)簽閱讀器4讀取的距離設(shè)定為幾十厘米左右，并且設(shè) 定為若從文件架3取出文件1并離開，則不能讀取附帶在文件1上的 RFID無線標(biāo)簽2中存儲的標(biāo)簽ID。
另外，文件架3具備作為第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置的非接觸用 的第一IC卡閱讀器5。
所述IC卡閱讀器5可以直接配備在文件架3上，也可以設(shè)置在文件 架3附近。
另外，預(yù)先向公司職員7發(fā)放了作為公司職員證的非接觸IC卡6，該 非接觸IC卡6是便攜信息存儲介質(zhì)，存儲有作為個(gè)人識別信息的公司職 員ID，用IC卡閱讀器5可讀取非接觸IC卡6中存儲的公司職員ID。
標(biāo)簽閱讀器4和IC卡閱讀器5經(jīng)由通信線路8以可通信的方式與信 息處理裝置9連接。
還有，由配備在文件架3上的標(biāo)簽閱讀器4始終讀取的文件1上附設(shè) 的RFID無線標(biāo)簽2中存儲的標(biāo)簽ID經(jīng)由通信線路8向信息處理裝置9 發(fā)送。
從而，在由于公司職員7取出保管在文件架3上的文件1，導(dǎo)致不能 讀取由標(biāo)簽閱讀器4始終讀取的標(biāo)簽ID時(shí)，通過從標(biāo)簽閱讀器4始終發(fā) 送的標(biāo)簽ID的發(fā)送停止，由此能夠在信息處理裝置9側(cè)判斷為文件1從 文件架3被取出。
另外，由IC卡閱讀器5從非接觸IC卡6讀取的公司職員ID也經(jīng)由 通信線路8向信息處理裝置9發(fā)送。
公司職員7在從文件架3取出文件1時(shí)，使IC卡閱讀器5讀取存儲 在非接觸IC卡6中的公司職員ID，由此將公司職員ID向信息處理裝置9 發(fā)送。
由此，在從文件架3取出文件1時(shí)，向信息處理裝置9發(fā)送公司職員 ID和不能讀取標(biāo)簽ID的讀取停止的標(biāo)簽ID信息，從而能夠用信息處理 裝置9管理文件1的取出信息。
另外，在房間的出口門12側(cè)附近具備作為信息存儲介質(zhì)讀取裝置的 標(biāo)簽閱讀器10。
所述標(biāo)簽閱讀器10在帶出保管于文件架3上的文件1以外的文件時(shí) 使用，具有如下功能通過使附帶在文件上的RFID無線標(biāo)簽2中存儲的 標(biāo)簽ID靠近，讀取標(biāo)簽ID，并經(jīng)由通信線路8向信息處理裝置9發(fā)送標(biāo) 簽ID。
進(jìn)而，房間的出口門12具備控制出口門12的開鎖的上鎖開鎖裝置11 。
上鎖開鎖裝置11經(jīng)由通信線路8以可通信的方式與信息處理裝置9連接。
出口門IO始終被上鎖開鎖裝置11鎖定為上鎖的狀態(tài)，通過使上鎖開
鎖裝置11從信息處理裝置9接收指示信號，進(jìn)行電控制而設(shè)定為開鎖狀
態(tài)，使得公司職員7打開出口門12而到房間外。
另外，在出口門12附近具備作為第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置的 第二 IC卡閱讀器13，從打開出口門12而到房間外的公司職員7的非接觸 IC卡6讀取所存儲的公司職員ID。
所述IC卡閱讀器13經(jīng)由通信線路8以可通信的方式與信息處理裝置 9連接，由IC卡閱讀器13讀取的公司職員ID向信息處理裝置9發(fā)送。
所述房間14具備將出口門12附近的空間區(qū)域15從放置有文件架3 的其他空間區(qū)域隔開的隔壁16，進(jìn)而在隔壁16的一部分設(shè)有一個(gè)公司職 員7能夠通過的通路17。
由所述隔壁16隔開的出口門12附近的空間區(qū)域15設(shè)為不能進(jìn)入多 名公司職員，只能使僅一名公司職員進(jìn)入所述空間區(qū)域15，從而為了從出 口門12出來而進(jìn)行基于IC卡閱讀器13的非接觸IC卡6的讀取等。
由此，防止在一次基于非接觸IC卡6的認(rèn)證處理下，非法地沒有接 受認(rèn)證的其他公司職員利用接受了認(rèn)證的公司職員乘機(jī)從出口門12出來。
其次，基于圖2及圖5，對信息處理裝置9進(jìn)行說明。
信息處理裝置9具備文件信息數(shù)據(jù)庫18、文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫 19、公司職員信息數(shù)據(jù)庫20、取出文件特定機(jī)構(gòu)21、判斷機(jī)構(gòu)22、開鎖 信號發(fā)送機(jī)構(gòu)23、認(rèn)證機(jī)構(gòu)24、存儲機(jī)構(gòu)25、控制機(jī)構(gòu)26等。
在文件信息數(shù)據(jù)庫18中，如圖3所示，關(guān)于保管在文件架3上的文 件1，在每個(gè)該文件1附帶的RFID無線標(biāo)簽2中登記有標(biāo)簽ID27、文 件名稱28以及標(biāo)簽ID讀取的有無信息29等，所述標(biāo)簽ID讀取的有無信 息29表示信息處理裝置9是否正在從配備在文件架3上的標(biāo)簽閱讀器4 接收由標(biāo)簽閱讀器4讀取的標(biāo)簽ID27的信息。
在圖3所示的例子中，標(biāo)簽ID為"3062"的文件的標(biāo)簽ID讀取的有 無信息29顯示為"X"，表示文件從文件架已取出的狀態(tài)。
這樣，通過確認(rèn)存儲在文件信息數(shù)據(jù)庫18中的信息，能夠調(diào)查文件 架3上保管有哪個(gè)文件、哪個(gè)文件已被取出的狀態(tài)。
其次，在文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫19中，在每個(gè)附帶在文件1上的 RFID無線標(biāo)簽2的標(biāo)簽ID27中登記有具有將所述文件帶出到房間外部的權(quán)限的公司職員的公司職員ID30。
根據(jù)文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫19的登記信息，可按每個(gè)文件調(diào)查誰 具有從房間帶出的權(quán)限，從而禁止在所述文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫19中 沒有賦予帶出權(quán)限的公司職員從所述文件的房間帶出所述文件。
另外，由于人事變動(dòng)等，可以根據(jù)需要改變每個(gè)文件的帶出權(quán)限，但 此時(shí)，設(shè)定為需要具有文件管理的正式權(quán)限的人的批準(zhǔn)等，徹底實(shí)現(xiàn)文件 管理。
其次，在公司職員信息數(shù)據(jù)庫20中登記有公司職員ID31、姓名32、 所屬部門名稱33、職務(wù)34等公司職員信息。
根據(jù)所述公司職員信息數(shù)據(jù)庫20中登記的公司職員ID31、和文件帶 出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫19中登記的具有帶出權(quán)限的公司職員的公司職員 ID30，能夠按每個(gè)文件特定誰具有帶出權(quán)限。
另外，取出文件特定機(jī)構(gòu)21中，在由于公司職員從文件架3取出文 件，導(dǎo)致不能接收由標(biāo)簽閱讀器4讀取的公司職員ID27的信息時(shí)，表示 不能接收的標(biāo)簽ID存在的信息從標(biāo)簽閱讀器4到達(dá)信息處理裝置9,由此 根據(jù)文件信息數(shù)據(jù)庫18的登記信息特定不能讀取標(biāo)簽ID的文件，并且向 標(biāo)簽ID讀取的有無信息29進(jìn)行"X"寫入處理。
另外，判斷機(jī)構(gòu)22具有以下所述的功能，即在公司職員7從文件 架3取出文件1時(shí)，用IC卡閱讀器5讀取非接觸IC卡6中存儲的公司職 員ID，將信息處理裝置9接收的公司職員ID和由取出文件特定機(jī)構(gòu)21 特定的、公司職員從文件架3取出的文件上附設(shè)的RFID無線標(biāo)簽2中存 儲的標(biāo)簽ID與文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫19的登記信息進(jìn)行核對，進(jìn)行所 述公司職員是否具有將所述文件帶出到房間外部的權(quán)限的判斷處理。
還有，判斷機(jī)構(gòu)22在判斷為所述公司職員具有文件的帶出權(quán)限的情 況下，向開鎖信號發(fā)送機(jī)構(gòu)23發(fā)送如下所述的信號，即許可從信息處 理裝置9向上鎖開鎖裝置11發(fā)送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)24中，在配備于出口門12附近的IC卡閱讀器13從公司職 員7的非接觸IC卡6讀取公司職員ID，從IC卡閱讀器13向信息處理裝 置9發(fā)送了公司職員ID的情況下，信息處理裝置9根據(jù)接收的公司職員 ID和公司職員信息數(shù)據(jù)庫20的登記信息，進(jìn)行認(rèn)證處理，進(jìn)行可否打開出口門12的判斷，并且在認(rèn)可了認(rèn)證的情況下，向開鎖信號發(fā)送機(jī)構(gòu)23
發(fā)送如下所述的信號，即許可從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11發(fā)
送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號。
其次，開鎖信號發(fā)送機(jī)構(gòu)23從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11發(fā) 送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號，但規(guī)定有幾個(gè)用于進(jìn)行指示信 號的發(fā)送的條件。
首先，第一從判斷機(jī)構(gòu)22和認(rèn)證機(jī)構(gòu)24接收許可從信息處理裝置 9向上鎖開鎖裝置11發(fā)送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號的信號的情況。
第二從認(rèn)證機(jī)構(gòu)24接收許可從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11 發(fā)送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號的信號，進(jìn)而文件信息數(shù)據(jù)庫 18的信息中沒有從文件架3取出的文件的狀態(tài)的情況。
第三從認(rèn)證機(jī)構(gòu)24接收許可從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11 發(fā)送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號的信號，進(jìn)而信息處理裝置9 接收由配備在出口附近的標(biāo)簽閱讀器10讀取的RFID無線標(biāo)簽2的標(biāo)簽 ID，由判斷機(jī)構(gòu)22判斷出所述公司職員具有帶出文件的權(quán)限，開鎖信號 發(fā)送機(jī)構(gòu)23從信息處理裝置9接收了向上鎖開鎖裝置11指示將出口門12 進(jìn)行開鎖的指示信號的情況。
在滿足以上三種條件的情況下，從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11 發(fā)送指示將出口門12進(jìn)行開鎖的指示信號，上鎖開鎖裝置11基于接收的 指示信號，將出口門的鑰匙進(jìn)行開鎖。
即，在所述第一種條件的情況下，在一名公司職員帶出文件的情況下 有效，在所述第二種條件的情況下，在不帶出文件而退出的情況下有效， 進(jìn)而在所述第三種條件的情況下，在房間內(nèi)多名公司職員從文件架3取出 文件的情況下有效。
另外，所述第三種條件的情況設(shè)定為優(yōu)先于所述第一種條件的情況。
由此，即使在房間內(nèi)多個(gè)公司職員從文件架3取出文件的情況下，也 通過臨時(shí)由標(biāo)簽閱讀器10讀取文件的RFID無線標(biāo)簽2的標(biāo)簽ID，使得 即便其他公司職員正在從文件架3取出文件，也能夠從房間帶出文件。
其次，基于圖6的流程圖說明本發(fā)明的文件管理系統(tǒng)的處理步驟。
首先，若公司職員7從文件架3取出所希望的文件2，則文件架3的 標(biāo)簽閱讀器4成為不能讀取存儲在RPID無線標(biāo)簽2中的標(biāo)簽ID的狀態(tài)， 從標(biāo)簽閱讀器4向信息處理裝置9發(fā)送表示不能讀取的文件取出信號(步 驟l)。
在信息處理裝置9中，基于文件取出信號的接收信號，向文件信息數(shù) 據(jù)庫18中存儲的標(biāo)簽讀取的有無的信息寫入表示不能讀取的信息"X" (步驟2)。
另外，公司職員7在從文件架3取出所希望的文件2時(shí)，用IC卡閱 讀器5讀取非接觸IC卡6中存儲的公司職員ID (步驟3)。
然后，從IC卡閱讀器5向信息處理裝置9發(fā)送公司職員ID(步驟4)。
在信息處理裝置9中，根據(jù)從標(biāo)簽閱讀器4接收的標(biāo)簽ID和從IC卡 閱讀器5接收的公司職員ID，基于登記在文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫19中 的信息，進(jìn)行所述公司職員7是否具有將所述文件1帶出到房間14外部 的權(quán)限的判斷處理(步驟5)。
在所述判斷處理中，判斷為所述公司職員7具有將所述文件1帶出到 房間14外部的權(quán)限的情況下，暫時(shí)存儲機(jī)構(gòu)25中存儲標(biāo)簽ID和公司職 員ID作為帶出預(yù)定信息(步驟6)。
然后，所述公司職員7為了將所述文件1帶出到房間14的外部，而 通過隔壁16的通路17并移動(dòng)到出口門12附近的空間區(qū)域15后，用IC 卡閱讀器13讀取存儲在非接觸IC卡6中的公司職員ID (步驟7)。
從IC卡閱讀器13向信息處理裝置9發(fā)送公司職員ID (步驟8)。
其次，在信息處理裝置9中，核對所接收的公司職員ID和登記在公 司職員信息數(shù)據(jù)庫20中的公司職員ID31，進(jìn)行公司職員的認(rèn)證處理(步 驟9)。
在所述認(rèn)證處理中被承認(rèn)的情況下，確認(rèn)存儲機(jī)構(gòu)25中是否存儲有 帶出預(yù)定信息，將認(rèn)證被承認(rèn)的公司職員ID和作為帶出預(yù)定信息而存儲 的公司職員ID的一致作為條件，利用信息處理裝置9的開鎖信號發(fā)送機(jī) 構(gòu)23向上鎖開鎖裝置11發(fā)送指示開鎖的指示信號(步驟10)。
然后，上鎖開鎖裝置11從信息處理裝置9接收指示開鎖的指示信號， 進(jìn)行出口門12的鑰匙的開鎖(步驟ll)。
如上所述，在本發(fā)明的文件管理系統(tǒng)中，用上鎖開鎖裝置11控制出口
門12的鑰匙的開閉狀態(tài)，另外，基于來自信息處理裝置9的指示信號控 制上鎖開鎖裝置11，使信息處理裝置9根據(jù)基于來自文件架3的標(biāo)簽閱讀 器4及IC卡閱讀器5、和配備在出口門12附近的IC卡閱讀器13的接收 信息的判斷處理或承認(rèn)處理的結(jié)果進(jìn)行控制，因此，按每個(gè)文件判斷帶出 權(quán)限的有無，從而，即使為公司職員也不能帶出不具有帶出權(quán)限的文件。
產(chǎn)業(yè)上的可利用性
本發(fā)明可利用在企業(yè)、公共機(jī)關(guān)以及其他場所中管理文件的系統(tǒng)。
權(quán)利要求
1.一種文件管理系統(tǒng)，其防止保管的文件從房間被非法帶出，其特征在于，包括文件，其附帶有非接觸方式的信息存儲介質(zhì)，該信息存儲介質(zhì)存儲有文件識別信息；信息存儲介質(zhì)讀取裝置，其具有以非接觸方式從保管在文件架上的文件的所述信息存儲介質(zhì)讀取文件識別信息的讀取機(jī)構(gòu)、和在成為不能讀取由所述讀取機(jī)構(gòu)讀取的文件識別信息的狀態(tài)時(shí)向處理裝置發(fā)送信號的機(jī)構(gòu)；非接觸方式的便攜信息存儲介質(zhì)，其存儲有個(gè)人識別信息；第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置，其從自所述文件架取出文件的文件取出人的所述便攜信息存儲介質(zhì)讀取所述個(gè)人識別信息；上鎖開鎖裝置，其控制所述房間的出口門的上鎖開鎖；第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置，其設(shè)在所述房間的出口門附近；信息處理裝置，其以可通信的方式與所述第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置、第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置、所述信息存儲介質(zhì)讀取裝置、和所述上鎖開鎖裝置連接，所述信息處理裝置具有文件信息數(shù)據(jù)庫，其登記有保管于文件架上的文件所附帶的信息存儲介質(zhì)的文件識別信息；文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫，其與個(gè)人識別信息建立關(guān)系而登記有許可帶出的文件的文件識別信息；取出文件特定機(jī)構(gòu)，其在從所述信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收了信號時(shí)，基于所述文件信息數(shù)據(jù)庫，特定所取出的文件的文件識別信息；判斷機(jī)構(gòu)，其基于登記在所述文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫中的信息，根據(jù)從所述第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收的個(gè)人識別信息、和由所述取出文件特定機(jī)構(gòu)特定的文件的文件識別信息，判斷所述文件取出人是否具有該文件的取出權(quán)限；在從第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收了所述個(gè)人識別信息時(shí)，所述文件取出人已經(jīng)由所述判斷機(jī)構(gòu)判斷為具有帶出權(quán)限的情況下，向所述上鎖開鎖裝置發(fā)送用于解除出口門的鎖定狀態(tài)的信號的機(jī)構(gòu)。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的文件管理系統(tǒng)，其特征在于， 所述非接觸方式的信息存儲介質(zhì)是RFID無線標(biāo)簽，所述信息存儲介質(zhì)讀取裝置是標(biāo)簽閱讀器，非接觸方式的便攜信息存儲介質(zhì)是非接觸IC卡，所述便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置是IC卡閱讀器。
全文摘要
一種文件管理系統(tǒng)，其包括附帶有信息存儲介質(zhì)的文件；讀取文件識別信息的讀取機(jī)構(gòu)；在成為不能讀取文件識別信息的狀態(tài)時(shí)向處理裝置發(fā)送信號的信息存儲介質(zhì)讀取裝置；便攜信息存儲介質(zhì)；第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置；第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置；上鎖開鎖裝置；信息處理裝置，信息處理裝置具有文件信息數(shù)據(jù)庫；文件帶出權(quán)限信息數(shù)據(jù)庫；基于文件信息數(shù)據(jù)庫特定文件的文件識別信息的取出文件特定機(jī)構(gòu)；根據(jù)從第一便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收的個(gè)人識別信息和文件識別信息，判斷帶出權(quán)限的判斷機(jī)構(gòu)；在從第二便攜信息存儲介質(zhì)讀取裝置接收了個(gè)人識別信息時(shí)，具有帶出權(quán)限的情況下，對上鎖開鎖裝置發(fā)送解除鎖定狀態(tài)的信號的機(jī)構(gòu)。
文檔編號G06Q50/00GK101203891SQ20068002108
公開日2008年6月18日 申請日期2006年6月14日 優(yōu)先權(quán)日2005年6月16日
發(fā)明者近田恭之 申請人:大日本印刷株式會社