專利名稱：二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，特別涉及一種具有二維條碼的文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
企業(yè)經(jīng)營與政府管理都會產(chǎn)生大量的文件(Document)，由計算機(jī)產(chǎn)生的文件因為已經(jīng)是數(shù)字化(Digitalized)的數(shù)據(jù)，故可借由信息科技進(jìn)行文件的自動搜尋、自動索引、自動校核、自動加密、自動解密、自動認(rèn)證等信息加值工作，但對非數(shù)字化文件(Non-digitalized，包括非計算機(jī)產(chǎn)生的文件、或計算機(jī)產(chǎn)生的文件但已無電子文檔)，則無法進(jìn)行類似的信息加值工作，因此非數(shù)字化文件的管理成為亟待突破的問題。
非數(shù)字化文件(Non-digitalized)的管理，傳統(tǒng)的已知技術(shù)是先以微縮影拍攝機(jī)處理，用微縮膠片(Micro-film)的方式來儲存，再用微縮影閱讀復(fù)印機(jī)來閱讀和打印，文件的信息加值只限于儲存、查閱、復(fù)印，不會產(chǎn)生新的知識加值。早期的微縮膠片是模擬影像(Analog)數(shù)據(jù)，近期的微縮膠片已進(jìn)步到數(shù)字影像(Digital)數(shù)據(jù)；然而這種進(jìn)步也無法讓微縮膠片免于被淘汰的命運(yùn)，微縮膠片已由數(shù)字影像處理(Digital Image Process)逐漸取代。
非數(shù)字化文件的管理現(xiàn)在已知的技術(shù)是數(shù)字影像處理，但是這種技術(shù)一般僅應(yīng)用在文件掃描(Scanning)，并未將非數(shù)字文件的整個管理操作流程整合起來；換言之，一個非數(shù)字化(Non-digital ized)的實體文件輸入、實體文件掃描(Digitalized)、數(shù)字文件索引(Digitalized)、數(shù)字文件分類(Digitalized)、數(shù)字文件識別(Digitalized)、數(shù)字文件加密(Digitalized)、數(shù)字文件解密(Digitalized)、數(shù)字文件認(rèn)證(Digitalized)、數(shù)字文件儲存(Digitalized)、實體文件歸檔上架(Non-degitalized)、實體文件調(diào)閱查詢(Non-degitalized)、實體文件借出歸還(Non-degitalized)、實體文件盤點(diǎn)(Non-degitalized)等管理操作流程中，數(shù)字影像處理技術(shù)只是應(yīng)用在非數(shù)字文件(Non-degitalized)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件(Digitalized)的掃描工作(Scanning)，文件管理操作流程中的其他工作仍需創(chuàng)新突破，以提高文件管理的整合性、方便性和信息加值性。
為解決數(shù)字影像處理技術(shù)在文件管理整個操作流程的不足，近幾年已有文件影像處理系統(tǒng)(Document Image Management System)引進(jìn)條碼，先由文件管理數(shù)據(jù)庫印出一維條碼，粘貼在即將掃描的每份非數(shù)字文件上(Non-digitalzed)，經(jīng)由數(shù)字影像掃描后，轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件(Digtalized)，并依該條碼所代表的文件類別，自動將數(shù)字文件轉(zhuǎn)存入文件管理數(shù)據(jù)庫。但是這種以一維條碼為主的文件影像處理系統(tǒng)(Document Image Management System)有下列缺點(diǎn)(1)一維條碼只能儲存文件分類代號(僅是有限的英文字和數(shù)字)，不能儲存文件更詳細(xì)的基本數(shù)據(jù)(中文字)；(2)一維條碼經(jīng)掃描后就沒有再使用的機(jī)會，缺乏信息再利用的附加價值；(3)只解決文件自動分類存入文件管理數(shù)據(jù)庫的問題，文件管理操作流程中的其他工作，例如文件加密、文件解密、文件認(rèn)證、文件上架、文件盤點(diǎn)等仍待創(chuàng)新突破。
若從文件管理的生命周期分析，一份文件的數(shù)字化管理周期大致分為三個階段(1)數(shù)字化前處理階段，包括實體文件整理、實體文件的登錄；(2)數(shù)字化處理階段，利用影像處理將實體文件數(shù)字化，包括實體文件輸入、實體文件掃描(Digitalized)、數(shù)字文件識別、數(shù)字文件索引、數(shù)字文件分類、數(shù)字文件加密、數(shù)字文件解密、數(shù)字文件認(rèn)證、數(shù)字文件儲存；(3)數(shù)字化后處理階段，經(jīng)過數(shù)字化后又回歸實體文件的管理，包括實體文件歸檔上架、實體文件調(diào)閱查詢、實體文件借出歸還、實體文件盤點(diǎn)等管理操作。綜觀現(xiàn)行已知的文件影像處理系統(tǒng)(Document Image Management System)，其處理范圍仍僅限于第二階段(數(shù)字化處理階段)的一小部分，對第一階段的前處理及第三階段的后處理很少提供信息加值整合功能。

發(fā)明內(nèi)容
鑒于上述已知技術(shù)“非數(shù)字化微縮膠片”及“數(shù)字化影像處理”的缺點(diǎn)，本發(fā)明的目的為提供一種含括“文件管理生命周期”的“二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)”，以解決實體文件(非數(shù)字文件)和數(shù)字文件的管理服務(wù)，特別是指以“二維條碼”為主的自動管理服務(wù)。
本發(fā)明的另一目的是提供一種可改善現(xiàn)行“一維條碼文件影像處理系統(tǒng)”的缺點(diǎn)，并對“文件管理生命周期”各階段操作方法，提出以二維條碼為核心技術(shù)的創(chuàng)新性文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)。
本發(fā)明的又一目的是提供一種具有自動識別、自動索引、自動加密、自動解密、自動認(rèn)證的“二維條碼影像檔案文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)”，使影像檔案文件的管理能更快速和更安全。
為實現(xiàn)上述目的，本發(fā)明提供了一種具有“文件管理生命周期”三階段自動服務(wù)功能的“二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)”，其是利用一數(shù)字化前處理模塊來處理數(shù)字化前的實體文件自動管理，再通過一數(shù)字化處理模塊，來進(jìn)行數(shù)字文件的相關(guān)加值處理，最后再利用一數(shù)字化后處理模塊來處理數(shù)字化后的實體文件自動管理和服務(wù)。


圖1是本發(fā)明的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)的基本流程圖。
圖2A和圖2B是本發(fā)明的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)的模塊示意圖。
圖3是本發(fā)明的較佳實施例一“文件管理生命周期”第一階段的數(shù)字化前處理(二維條碼檔案分類表暨二維條碼文件索引表)圖4本發(fā)明的較佳實施例二“文件管理生命周期”第二階段的數(shù)字化處理(實體文件掃描暨數(shù)字文件識別)圖5本發(fā)明的較佳實施例三“文件管理生命周期”第三階段的數(shù)字化后處理(歸檔上架)具體實施方式
如圖1所示，本發(fā)明的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)包含一數(shù)字化前處理模塊11、一數(shù)字化處理模塊12、及一數(shù)字化后處理模塊13。
其中，如圖2所示，屬于第一階段的數(shù)字化前處理模塊11包括一二維條碼文件自動產(chǎn)生模塊111、一二維條碼文件自動輸入模塊112。
該二維條碼文件自動產(chǎn)生模塊111是利用二維條碼編碼器(2D Encoder)在產(chǎn)生端的計算機(jī)(含主機(jī)Mainframe/Workstation或個人計算機(jī)PC或個人數(shù)字助理PDA或信息家電IA或手機(jī)Mobile Phone等信息設(shè)備)自動產(chǎn)生一具有二維條碼的“文件”，例如檔案分類表或文件索引表等等，做為數(shù)字影像處理時文件跟蹤(Document Tracking)之用。另外，該二維條碼文件自動產(chǎn)生模塊111所產(chǎn)生的“二維條碼文件”是多元的，可包含不同型式的二維條碼(TwoDimensional Code，2D Code)，不限于現(xiàn)行已知的PDF417、Maxicode、Datacode、QR-Code等二維條碼而已。
該二維條碼文件自動輸入模塊112是利用一自動傳感器(Auto-Sensor)進(jìn)紙機(jī)(Auto-Feeder)將實體文件自動輸入接收端計算機(jī)(含主機(jī)Mainframe/Workstation或個人計算機(jī)PC或個人數(shù)字助理PDA或信息家電IA或手機(jī)Mobile Phone等信息設(shè)備)，亦做為數(shù)字影像處理之用。
此外，如圖2所示，屬于第二階段的數(shù)字化處理模塊12包含一實體文件掃描模塊121、一數(shù)字文件識別模塊122、一數(shù)字文件索引模塊123、一數(shù)字文件分類模塊124、一數(shù)字文件加密模塊125、一數(shù)字文件解密模塊126、一數(shù)字文件認(rèn)證模塊127、及一數(shù)字文件儲存模塊128。
該實體文件掃描模塊121用以將自動輸入的實體文件掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的影像檔。
該數(shù)字文件識別模塊122是用以識別經(jīng)影像技術(shù)處理過的數(shù)字文件的特征和意義，又自動識別可以是彩色的影像或灰階黑白影像，此自動識別模塊的功能亦包括特征和意義的自動校核。
該數(shù)字文件索引模塊123用以將數(shù)字文件自動索引，自動索引的技術(shù)可以是“智慧型語意處理”或“自然語言處理”等文意分析技術(shù)，另外自動產(chǎn)生的索引可以是關(guān)鍵字或圖形索引或其他形式的索引。
該數(shù)字文件分類模塊124用以將數(shù)字文件自動分類，自動分類的演算法可以是范本分類(Catalog by Example)或規(guī)則分類(Rule-based)或其他具人工智慧的自動分類演算法。
該數(shù)字文件加密模塊125是于數(shù)字文件需要加密時，用以將數(shù)字文件加密，加密方式包括電子式的邏輯運(yùn)算加密或化學(xué)式的隱藏不可見特殊墨水材料加密。
該數(shù)字文件解密模塊126是在數(shù)字文件需要解密時，用以將已加密的數(shù)字文件解密，讓數(shù)字文件的數(shù)據(jù)得以識別；解密方式包括電子式的邏輯運(yùn)算解密或化學(xué)式的隱藏不可見特殊墨水材料的復(fù)原。
該數(shù)字文件認(rèn)證模塊127是在數(shù)字文件需要認(rèn)證時，此自動認(rèn)證模塊可根據(jù)數(shù)字文件的密碼，再行自動產(chǎn)生一組或多組文件憑證(Certificate)，以做為該數(shù)字文件的身分認(rèn)證之用。此自動認(rèn)證模塊的功能包括文件憑證的產(chǎn)生和文件憑證的認(rèn)證。
該數(shù)字文件儲存模塊128用以將數(shù)字化處理階段所完成的數(shù)字文件儲存至影像數(shù)據(jù)庫，此數(shù)據(jù)庫的儲存介質(zhì)可以是硬盤、軟盤、光盤或其他形式的儲存介質(zhì)。
再者，如圖2所示，本發(fā)明的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)的第三階段的數(shù)字化后處理模塊13包含一實體文件歸檔上架模塊131、一實體文件調(diào)閱查詢模塊132、一實體文件盤點(diǎn)模塊133。
其中，該實體文件歸檔上架模塊131用以自動產(chǎn)生一個或多個二維條碼，貼在實化文件或歸檔架，以自動控管實體文件的歸檔上架。此模塊是整合“二維條碼”與“文件管理”的新觀念，現(xiàn)行“文件檔案管理系統(tǒng)”尚無此觀念，本模塊具有創(chuàng)新性和獨(dú)特性。
該實體文件調(diào)閱查詢模塊132用以自動掃描及記載實體文件借出、歸還、查詢的相關(guān)訊息，減少人工登錄的時間和錯誤率。
該實體文件盤點(diǎn)模塊133用以自動掃描及盤點(diǎn)實體文件，減少人工盤點(diǎn)的時間和錯誤率。此模塊是將“二維條碼”及“庫存盤點(diǎn)”的觀念應(yīng)用到“文件檔案管理”，現(xiàn)行“文件檔案管理系統(tǒng)”尚無此觀念，本模塊具有創(chuàng)新性和獨(dú)特性。
如上所述，本發(fā)明首創(chuàng)應(yīng)用“文件管理生命周期”的新觀念法來設(shè)計文件管理的自動服務(wù)系統(tǒng)，現(xiàn)行已知技術(shù)并無“文件管理生命周期”的觀念。
另外，本發(fā)明首創(chuàng)應(yīng)用“二維條碼的特殊功能”在影像檔案的自動化管理，現(xiàn)行已知技術(shù)并無應(yīng)用條碼或只應(yīng)用一維條碼。
此外，本發(fā)明首創(chuàng)應(yīng)用“二維條碼的特殊功能”在實體文件的自動歸檔上架、自動調(diào)閱查詢、自動盤點(diǎn)，現(xiàn)行已知技術(shù)并無這種創(chuàng)新應(yīng)用。
另外，本發(fā)明提供的文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)是一個“整合型”的文件管理服務(wù)，包括實體的文件和非實體的文件，包括非數(shù)字化階段、影像處理階段、數(shù)字化階段等三個階段的文件管理服務(wù)，有別于現(xiàn)行已知技術(shù)并無這種“整合型”文件管理服務(wù)的功能。
再者，本發(fā)明是將現(xiàn)有的二維條碼發(fā)明專利，延伸應(yīng)用到“文件管理”的自動化服務(wù)，專利申請人現(xiàn)有二維條碼相關(guān)專利(1)具機(jī)器可讀信息的名片及名片讀取機(jī)(黃慶祥，臺灣發(fā)明第067267號)；(2)具機(jī)器可讀信息的條碼化表單及表單條碼薄(黃慶祥，臺灣新型第119348號)；(3)具機(jī)器可讀信息的條碼化表單產(chǎn)生器(黃慶祥，臺灣發(fā)明第127094號)。
為進(jìn)一步說明本發(fā)明，以下參照相關(guān)附圖來說明本發(fā)明的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)的較佳實施例。
在此較佳實施例中，因首創(chuàng)應(yīng)用“二維條碼的特殊功能”，產(chǎn)生二維條碼文件(例如分類表、索引表等等)，通過二維條碼文件的快速分類和索引，大幅提高了影像檔案處理的速度，現(xiàn)行已知技術(shù)并無應(yīng)用條碼或只應(yīng)用一維條碼，故具創(chuàng)新性。
圖4的實施步驟包括(1)實體文件掃描，用平臺式影像掃描器將欲掃描的文件、二維條碼分類表、二維條碼索引表等實體文件掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的影像檔；(2)數(shù)字文件識別，用影像處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化影像檔的自動索引、自動分類。數(shù)字文件自動索引的技術(shù)包括“光學(xué)字元識別OCR”或“自然語言處理NLP”等文意分析技術(shù)，數(shù)字文件自動分類的技術(shù)則可以是“范本分類(Catalog by Example)”或“規(guī)則分類(Rule-based)”或其他具人工智慧的自動分類演算法。本較佳實施例子中，應(yīng)用“二維條碼的特殊功能”與數(shù)字文件自動索引及自動分類的技術(shù)相整合，使本發(fā)明具創(chuàng)新性和實用性。
圖5的實施步驟包括(1)已掃描文件整理裝訂；(2)已掃描文件裝卷入夾；(3)已掃描文件卷夾上架。這三個步驟所處理的文件及卷夾皆應(yīng)用“二維條碼的特殊功能”，特別是在卷夾脊背上貼有二維條碼，可做為而后檔案文件的調(diào)閱查詢和自動盤點(diǎn)，使本發(fā)明具創(chuàng)新性和實用性。
以上所述三個實施例子，僅為說明本發(fā)明的較佳實施例，而非用以限制本發(fā)明。在不脫離本發(fā)明的精神與范疇的前提下，可對本發(fā)明的影像文件管理系統(tǒng)進(jìn)行的若干修飾或改變均應(yīng)包含在本發(fā)明的權(quán)利要求所限定的范圍內(nèi)。
權(quán)利要求
1.一種二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，包含一數(shù)字化前處理模塊，用以在實體文件數(shù)字化前(第一階段)，自動產(chǎn)生一二維條碼文件，并將該二維條碼文件輸入一信息設(shè)備中；一數(shù)字化處理模塊，用以將該實體文件掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件(第二階段)；及一數(shù)字化后處理模塊，用以于數(shù)字化后(第三階段)，進(jìn)行二維條碼實體文件歸檔上架、二維條碼實體文件調(diào)閱查詢與二維條碼實體文件盤點(diǎn)。
2.一種二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，在傳統(tǒng)的文件影像處理系統(tǒng)再加上二維條碼的特殊技術(shù)，讓文件影像處理和管理更自動化。
3.如權(quán)利要求1所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字化前處理模塊包含一二維條碼文件自動產(chǎn)生模塊及一二維條碼文件自動輸入模塊，其中，該二維條碼文件自動產(chǎn)生模塊用以產(chǎn)生不同的“二維條碼文件”，該“二維條碼文件”用來儲存將被影像處理的文件內(nèi)容的分類和索引；該二維條碼文件自動輸入模塊用以將欲做影像掃描的文件、分類表、索引表匯整后，利用一自動傳感器、進(jìn)紙機(jī)自動識別這些文件、分類表、索引表等數(shù)據(jù)是否完整，再將這些實體文件自動輸入平臺式影像掃描器，進(jìn)入“文件管理生命周期”第二階段的“數(shù)字化處理”。
4.如權(quán)利要求1所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字化處理模塊系統(tǒng)包含一實體文件掃描模塊、一數(shù)字文件識別模塊、一數(shù)字文件索引模塊、一數(shù)字文件分類模塊、一數(shù)字文件加密模塊、一數(shù)字文件解密模塊、一數(shù)字文件認(rèn)證模塊、及一數(shù)字文件儲存模塊。
5.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該實體文件掃描模塊用以將自動輸入的實體文件掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的影像檔。
6.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中該數(shù)字文件識別模塊用以對經(jīng)掃描進(jìn)入計算機(jī)的二維條碼影像和文件影像加以處理識別。
7.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字文件索引模塊是利用文意分析技術(shù)，將經(jīng)由該數(shù)字文件識別模塊所識別后的二維條碼內(nèi)容和文件影像加以自動索引。
8.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字文件分類是利用文意分析技術(shù)，將經(jīng)由該數(shù)字文件索引模塊所處理后的二維條碼內(nèi)容和文件影像加以自動分類。
9.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字文件加密模塊是用以將二維條碼影像和文件影像加密，其加密方式包括電子式的邏輯運(yùn)算加密或化學(xué)式的隱藏不可見人工手寫特殊墨水材料加密。
10.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字文件解密模塊是用以將已加密的二維條碼影像和文件影像加以解密。
11.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字文件認(rèn)證模塊的認(rèn)證方式為在操作影像處理系統(tǒng)時自動產(chǎn)生一組或多組身分憑證，用以認(rèn)證二維條碼影像和文件影像的真?zhèn)?，其功能包括文件身分憑證的產(chǎn)生和文件身分憑證的認(rèn)證。
12.如權(quán)利要求4所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字文件儲存模塊用以儲存數(shù)字化處理過程中二維條碼影像和文件影像的各項記錄。
13.如權(quán)利要求12所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該等記錄包括掃描、識別、索引、分類、加密、解密、認(rèn)證記錄。
14.如權(quán)利要求1所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該數(shù)字化后處理模塊包含一實體文件歸檔上架模塊、一實體文件調(diào)閱查詢模塊、及一實體文件盤點(diǎn)模塊。
15.如權(quán)利要求14所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該實體文件歸檔上架模塊用以產(chǎn)生二維條碼檔案夾，并將二維條碼檔案夾上架。
16.如權(quán)利要求14所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該實體文件調(diào)閱查詢模塊用以自動掃描及記載二維條碼檔案夾借出、歸還、查詢的相關(guān)訊息。
17.如權(quán)利要求14所述的二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)，其中，該實體文件盤點(diǎn)模塊用以自動掃描及盤點(diǎn)二維條碼檔案夾。
全文摘要
一種二維條碼文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)包含文件管理生命周期的三階段(1)數(shù)字化前處理模塊，內(nèi)含文件管理自動產(chǎn)生模塊、文件管理自動輸入模塊；(2)數(shù)字化處理模塊，內(nèi)含文件管理自動掃描模塊、文件管理自動識別模塊、文件管理自動索引模塊、文件管理自動分類模塊、文件管理自動加密模塊、文件管理自動解密模塊、文件管理自動認(rèn)證模塊、文件管理自動儲存模塊；(3)數(shù)字化后處理模塊，內(nèi)含文件歸檔上架模塊、文件調(diào)閱查詢模塊、文件盤點(diǎn)模塊。本發(fā)明是在文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)開始啟動時，將欲處理的文件經(jīng)由數(shù)字化前、數(shù)字化、數(shù)字化后處理模塊等三個階段，依序完成文件管理的自動服務(wù)，本系統(tǒng)特別是指以二維條碼為核心技術(shù)的文件管理自動服務(wù)系統(tǒng)。
文檔編號G06K7/10GK1452115SQ0211613
公開日2003年10月29日 申請日期2002年4月19日 優(yōu)先權(quán)日2002年4月19日
發(fā)明者黃慶祥 申請人:黃慶祥