專利名稱：電子公文表示方法和系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及計算機技術(shù)，更具體地說，涉及一種電子公文在計算機系統(tǒng)中的組織結(jié)構(gòu)即在計算機中表示電子公文的方法和基于這種表示方法的電子公文系統(tǒng)。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動化系統(tǒng)中，有個重要的業(yè)務(wù)是電子公文的流轉(zhuǎn)審批，這就涉及公文在計算機中如何進行表示的技術(shù)問題。在常見的辦公自動化系統(tǒng)中，展示在用戶面前的任何一種具體電子公文103均由數(shù)據(jù)庫表中固定字段的公文信息表101(的一個或若干個記錄)和固定的應(yīng)用程序界面102一起構(gòu)成，表示如
圖1。在圖1中，公文信息表101里存放了電子公文的數(shù)據(jù)信息，比如一個請假條的電子公文中，該表中可能存放了請假人、請假原因、請假時間、上司審批意見、人力資源部意見等固定字段的信息。與之對應(yīng)的固定程序的界面102則與具體開發(fā)工具有關(guān)，界面的安排與用戶的喜好有關(guān)。采用這種方式只可以表示固定格式的一類公文，一旦軟件開發(fā)商與用戶協(xié)商好，電子公文的式樣就固定下來。如果用戶的喜好變了，他希望調(diào)整電子公文的式樣，軟件開發(fā)商必須相應(yīng)修改代碼。更為嚴重的是，如果企業(yè)在工作中在電子公文方面有了新的業(yè)務(wù)需求，企業(yè)不得不再次同軟件開發(fā)商聯(lián)系，讓軟件開發(fā)商為其再開發(fā)一套具有另一類程序界面和相應(yīng)業(yè)務(wù)信息的公文系統(tǒng)。同樣的道理，如果這個企業(yè)存在N個業(yè)務(wù)需要在網(wǎng)上辦公審批，企業(yè)需要軟件開發(fā)商為他開發(fā)N類電子公文，企業(yè)為此承擔的應(yīng)用成本負擔急劇增加。這種實現(xiàn)方式極大地限制了辦公自動化產(chǎn)品的推廣和使用。著名的辦公自動化產(chǎn)品Lotus采用了這樣的原理滿足用戶使用公文系統(tǒng)的應(yīng)用要求，但同樣存在上述缺乏靈活性和將之投入實用以及進行適應(yīng)性維護成本過高的缺點。
本發(fā)明的目的在于，提供一種在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法，可以取代現(xiàn)有電子公文的表示方法，使得公文的形式和內(nèi)容與具體的應(yīng)用軟件無關(guān)，真正實現(xiàn)靈活的格式，方便的修改和很好地支持電子公文在辦公系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)，同時在生成和修改電子公文方面，有較低的實現(xiàn)成本。
本發(fā)明的另一目的在于，提供一種在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示系統(tǒng)，在很好地支持電子公文流轉(zhuǎn)的同時，實現(xiàn)最大限度的可維護性和最廣泛的適用性，同時只需要很低的開發(fā)成本。
本發(fā)明的一個目的是這樣實現(xiàn)的，構(gòu)造一種在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法，包括以下步驟制備公文式樣底圖；根據(jù)所述公文式樣底圖制備腳本描述語言的電子公文模板并加以存儲；調(diào)出預(yù)存的所述公文式樣底圖，讀取所述腳本描述語言文件并根據(jù)其中的信息，在所述公文式樣底圖上生成控件和其中的內(nèi)容，形成電子公文。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法中，所述制備公文式樣底圖包括以下步驟通過編輯工具在計算機上編輯形成與公文內(nèi)容對應(yīng)的格式文本文件；將所述編輯完成的格式文本文件轉(zhuǎn)換成圖片格式的公文式樣底圖；將所述公文式樣底圖存儲起來。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法中，所述制備腳本描述語言的電子公文模板包括以下步驟新建一個模板；確定模板名稱；設(shè)定該類模板的文件管理員；選定模板類別；選出與模板對應(yīng)的底圖；在調(diào)出的所述底圖上添加并編輯輸入框，并對每個輸入框設(shè)置名稱、位置、大小、權(quán)限、初始內(nèi)容。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法中，所述存儲電子公文模板包括以下步驟以腳本描述語言形式存儲包含以下內(nèi)容的模板信息表模板標號、底圖索引、模板類別、模板名稱、管理員帳號、制作日期、備注、腳本語言文件字段；存儲包含應(yīng)用標識、輸入框個數(shù)的全局信息，以及存儲每個輸入框的標號、性質(zhì)、相對底圖位置、框的大小尺寸、寫權(quán)限信息、內(nèi)容初始值。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法中，所述圖片文件可以是以下格式的圖形文件中的一種；WMF、JPG、BMP和GIF圖片格式文件。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法中，所述腳本描述語言可以是以下之一可擴展標記語言、配置文件。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法中，所述輸入框可以是以下的一種或幾種單行文本框、多行文本框、會簽框和圖片框。
本發(fā)明的另一目的是這樣實現(xiàn)的，構(gòu)造一種在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)，包括公文底圖生成裝置，用于將與公文內(nèi)容對應(yīng)的文本文件轉(zhuǎn)換成圖片文件格式的公文式樣底圖；電子公文模板制作裝置，用于根據(jù)公文式樣底圖制備成電子公文模板并將之以腳本描述語言形式加以存儲；以及電子公文信息處理裝置，用于調(diào)出預(yù)存的所述公文式樣底圖，讀取腳本描述語言文件并根據(jù)其中的信息，在所述公文式樣底圖上生成控件和其中的內(nèi)容，形成電子公文。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)中，還包括公文文本編輯裝置，用于對公文內(nèi)容進行編輯并以文本格式存儲，并提供給所述公文底圖生成裝置。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)中，還包括以電子公文模板信息為記錄的公文信息數(shù)據(jù)庫。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)中，所述電子公文模板制作裝置包括系統(tǒng)初始化模塊、模板處理模塊、用于將增加或修改后的模板記錄信息寫入XML文件操作的模板保存模塊和用于進行系統(tǒng)退出的清理操作的系統(tǒng)退出模塊。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)中，所述模板處理模塊包括模板增加模塊、模板修改模塊和模板刪除模塊，所述系統(tǒng)初始化模塊用于進行系統(tǒng)安全驗證、讀取系統(tǒng)配置、初始化系統(tǒng)和顯示系統(tǒng)界面操作。
在按照本發(fā)明提供的在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)中，還包括與所述電子公文模板制備裝置連接的電子公文存儲裝置，用于存儲包含以下內(nèi)容的模板信息表模板標號、底圖索引、模板類別、模板名稱、權(quán)限帳號、制作日期、備注、描述語言文件字段、應(yīng)用標識、輸入框個數(shù)、每個輸入框的標號、性質(zhì)、相對底圖位置、框的大小尺寸、寫權(quán)限信息、內(nèi)容初始值。
實施本發(fā)明提供的電子公文表示方法和系統(tǒng)，提供了公文格式和內(nèi)容很好的靈活性，表現(xiàn)在修改、增加和流轉(zhuǎn)上的容易實現(xiàn)和低成本，和應(yīng)用程序關(guān)聯(lián)小。
結(jié)合附圖和實施例，進一步說明本發(fā)明的特點，附圖中圖1是傳統(tǒng)電子公文構(gòu)成的常見方式；圖2是本發(fā)明電子公文的表示方法的示意簡圖；圖3是本發(fā)明中電子公文表示的生成過程示意簡圖；圖4是本發(fā)明中的電子公文表示系統(tǒng)構(gòu)成模型的示意簡圖。
圖5是具體實現(xiàn)本發(fā)明中的電子公文表示系統(tǒng)的功能模塊組織示意簡圖。
圖6是說明增加電子公文模板過程的示意流程圖。
圖7是說明存儲電子公文模板過程的示意流程圖。
為解決在計算機中的電子公文的表示問題，本發(fā)明提供了一種如圖2所示的表示電子公文的方法。按這種表示方法，一份用戶可見到的實際電子公文203由公文模板201和對象描述信息202組成。為說明本發(fā)明的電子公文表示過程，參見圖3，圖2所示的公文模板由圖3所示步驟制作而成，說明如下在框301中，公文管理員用Word字處理器軟件制作一份滿足一項業(yè)務(wù)要求內(nèi)容和格式式樣的Word文件，以doc擴展名保存該文件；上述步驟中對公文內(nèi)容進行編輯的格式文本編輯工具除了WORD外還可以是TXT、PPT等格式文本文件的編輯工具，在轉(zhuǎn)換過程302中，利用底圖轉(zhuǎn)換工具將步驟301中生成的doc文件轉(zhuǎn)換為一張wmf格式(此處稱這個以wmf為擴展名的圖片文件為底圖，也叫公文底圖)的公文式樣底圖文件303，這里選定轉(zhuǎn)換成wmf格式的原因是這種矢量圖伸縮性好，占用空間小，各類開發(fā)工具都能方便地調(diào)閱這種格式的圖形。該底圖文件303也可以是其他圖形格式的文件，例如，公文式樣底圖還可以使用的圖片文件的種類包括JPG、BMP、GIF等格式的文件；其中，前述轉(zhuǎn)換過程302中使用的底圖轉(zhuǎn)換工具可以是自己開發(fā)的，也可以采用現(xiàn)成的軟件工具如Powerpoint等，如采用Powerpoint做為底圖轉(zhuǎn)換工具，可以在Powerpoint中插入一個編輯好的WORD文件，然后選擇菜單“文件”-＞“另存為”，在保存類型中選擇“微軟圖元文件wmf”，確定即可。在轉(zhuǎn)換過程304中，利用模板制作工具將公文式樣底圖303轉(zhuǎn)換為電子公文模板305，具體地說，利用我們提供的業(yè)務(wù)模板制作工具制作電子公文模板305，其制作方法為先新建一個模板，為該模板取一個與某類業(yè)務(wù)相關(guān)的名稱，如“公司請假條模板”，設(shè)定將來管理該類模板的文件管理員(或業(yè)務(wù)處理員，通常角色為公司秘書或一類業(yè)務(wù)負責人，角色依具體應(yīng)用情形而定)，選定模板類別。
首先為該模板選定按步驟2制作成的滿足這類業(yè)務(wù)的一張底圖，該底圖立即被業(yè)務(wù)模板制作工具調(diào)閱出來。接下來可以依據(jù)將來的應(yīng)用要求在底圖上加上相應(yīng)的輸入框，輸入框可以是單行文本框、多行文本框、會簽框、圖片框等，可以隨意調(diào)整輸入框的位置大小，還能設(shè)置每個輸入框的寫權(quán)限、初始內(nèi)容等信息；保存模板，模板記錄信息都保存寫入一個標準格式的可擴展標記語言(簡稱XML)文件，將整個XML文件作為模板信息表的一部分寫入數(shù)據(jù)庫，一個公文模板就制作完成了。對于模板記錄信息也可以采用其他的腳本描述語言格式的文件來保存，比如配置文件(簡稱為INI)。
其中，模板信息表中可以包含模板標號、底圖索引、模板類別、模板名稱、管理員帳號、制作日期、備注、XML文件字段等信息。
其中，XML文件中包含應(yīng)用標識、輸入框個數(shù)模板等全局信息，還包含了每個輸入框的標號、性質(zhì)(單行文本框、多行文本框、會簽框還是圖片框)、相對底圖的位置(記錄左、上像素)、大小(記錄寬、高像素)、寫權(quán)限信息(記錄可寫用戶帳號)、內(nèi)容初始值等，一個標準的XML文件例子如下<pre listing-type="program-listing"><![CDATA[ ?。?？xml version＝＂1.0＂encoding＝＂gb2312＂standalone＝＂no＂？＞ ?。迹縳ml-stylesheet href＝＂ssedoc.xsl＂type＝＂text/xsl＂？＞ ?。約sedoc＞ ＜common＞ 公用信息 ?。糳octitle>工程部設(shè)備申購單＜/doctitle＞ //公 文標題 ?。糲ontrolnum＞3＜/controlnum＞輸/入框數(shù) ?。?common＞ ＜controls＞ 輸入框信息描述＜control＞ 第一個輸入框 ＜type＞tedit＜/type＞ 輸入框類型 ＜right＞gzx；fq＜/right＞ 有權(quán)寫入的帳號 ＜name姓名＜/name＞輸入框名稱 ＜width＞121＜/width＞ 輸入框?qū)? ＜height＞22＜/height＞ 輸入框高 ＜left>168＜/left＞輸入框左 ＜top＞238＜/top＞ 輸入框頂 ＜content>管正學＜/content＞ 輸入框中的內(nèi)容＜/control＞＜control＞ 第二個輸入框 ＜type＞tedit＜/type＞ ＜right＞gzx；fq＜/right＞ ＜name>審批事宜＜/name＞ ＜width＞121＜/width＞ ＜height＞22＜/height＞ ＜left＞268＜/left＞ ＜top＞338＜/top＞ ＜content＞ Hello，world ＜/content＞＜/control＞＜control＞ 第三個輸入框 ＜type＞tedit＜/type＞ ＜right＞gzx；fq＜/right＞ ＜name>總經(jīng)理意見＜/name＞ ＜width＞121＜/width＞ ＜height＞22＜/height＞ ＜left＞168＜/left＞ ＜top＞238＜/top＞ ＜content>同意＜/content＞ ?。?control＞ ＜/controls＞ ?。?ssedoc＞]]></pre>圖3中框306是記錄對象信息，轉(zhuǎn)換過程307的作用是通過程序生成的方式，將電子公文模板304和記錄對象信息306進行組合，形成一份正式的電子公文308。
在辦公系統(tǒng)中，用戶起草一份公文時需要選擇符合業(yè)務(wù)的模板，辦公過程中，一份電子公文需要拷貝對應(yīng)的模板的信息進入對應(yīng)的公文信息表。用戶查看一份公文的過程，實際上通過應(yīng)用程序是先調(diào)出對應(yīng)公文的底圖303，再根據(jù)對應(yīng)XML文件中的記錄在底圖303上生成控件和其中的內(nèi)容(框307)，這樣就形成一件完整的電子公文。每個審批過程實際上是修改或追加某些控件的內(nèi)容，保存后重新生成新的XML文件寫入數(shù)據(jù)庫。采用這種方法，還可以記錄每個審批過程中的不同記錄，便于審查。
應(yīng)用本發(fā)明的公文表示系統(tǒng)的一個例子，如圖4所示，該公文表示系統(tǒng)至少應(yīng)該包含三個模塊1)底圖轉(zhuǎn)換工具402，用于將滿足業(yè)務(wù)要求的Word文檔401轉(zhuǎn)換成wmf格式的圖片，并存入數(shù)據(jù)庫403；2)電子公文模板制作工具404，用于從數(shù)據(jù)庫403中調(diào)出wmf圖片，以該圖片為參照，通過人工操作405加入將來會填充內(nèi)容的輸入框，形成一個公文業(yè)務(wù)模板，模板保存時，由本程序模塊負責將輸入框信息組織起來以XML的形式寫入數(shù)據(jù)庫403；3)電子公文信息處理裝置406，負責解釋和處理以wmf圖片和XML文件組合成的電子公文。該處理裝置調(diào)出公文式樣底圖，由各類開發(fā)工具如VC、VB、Delphi等讀取腳本描述語言文件并根據(jù)該腳本描述語言文件中的信息在公文式樣底圖上生成控件和其中的內(nèi)容，形成電子公文。其中，存儲公文模塊信息的腳本描述語言可以是XML、INI格式文件。
其它公文發(fā)布系統(tǒng)407不是必須的模塊，因為本發(fā)明創(chuàng)建的電子公文的主要內(nèi)容都可以由XML表示出來，XML符合國際標準，方便其他形式的外掛系統(tǒng)閱讀電子公文的內(nèi)容。
在圖5示出的一個具體實現(xiàn)本發(fā)明使用的電子公文模板制作工具的結(jié)構(gòu)示意圖中，模板制作工具501包括系統(tǒng)初始化模塊502，用于進行系統(tǒng)安全驗證、讀取系統(tǒng)配置、初始化系統(tǒng)、顯示系統(tǒng)界面操作；模板處理模塊503，可進一步劃分為模板增加504、模板修改505和模板刪除506三個子模塊。模板刪除506進行對廢棄的模板的刪除操作，模板修改505和模板增加504在主要的操作上類似，模板保存模塊506主要用于將增加或修改后的模板記錄信息寫入XML文件操作。還有系統(tǒng)退出模塊508用于系統(tǒng)退出的清理操作，如果有模板沒有保存，提示用戶保存模板。
在圖6示出的增加電子公文模板的流程圖中，在框601中，模塊開始；在框602中，選擇一張底圖，在框603中，指定輸入框類型，增加輸入框；在框604中，設(shè)置輸入框的名稱、位置、大小、權(quán)限、內(nèi)容等屬性，在框605中，判斷還要增加其他輸入框嗎，如是返回框601、3中，否則到框606結(jié)束。
圖7示出了電子公文模板保存模塊的流程圖，如圖所示，在框701中，模塊開始，在框702中，建立或打開一個XML文件；在框703中，寫入XML文件頭，在框704中，讀輸入框的名稱、位置、權(quán)限、內(nèi)容等屬性信息，將其寫入XML文件；在框705中，判斷還要輸入其它框嗎，如要繼續(xù)輸入，返回框703，否則進到框706，在框706中，寫入XML文件尾，在框707中，模塊結(jié)束。
權(quán)利要求
1.一種在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法，其特征在于，包括以下步驟制備公文式樣底圖；根據(jù)所述公文式樣底圖制備腳本描述語言的電子公文模板并加以存儲；調(diào)出預(yù)存的所述公文式樣底圖，讀取所述腳本描述語言文件并根據(jù)其中的信息，在所述公文式樣底圖上生成控件和其中的內(nèi)容，形成電子公文。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述電子公文表示方法，其特征在于，所述制備公文式樣底圖包括以下步驟通過編輯工具在計算機上編輯形成與公文內(nèi)容對應(yīng)的格式文本文件；將所述編輯完成的格式文本文件轉(zhuǎn)換成圖片格式的公文式樣底圖；將所述公文式樣底圖存儲起來。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述電子公文表示方法，其特征在于，所述制備腳本描述語言的電子公文模板包括以下步驟新建一個模板；確定模板名稱；設(shè)定該類模板的文件管理員；選定模板類別；選出與模板對應(yīng)的底圖；在調(diào)出的所述底圖上添加并編輯輸入框，并對每個輸入框設(shè)置名稱、位置、大小、權(quán)限、初始內(nèi)容。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述電子公文表示方法，其特征在于，所述存儲電子公文模板包括以下步驟以腳本描述語言形式存儲包含以下內(nèi)容的模板信息表模板標號、底圖索引、模板類別、模板名稱、管理員帳號、制作日期、備注、腳本語言文件字段；存儲包含應(yīng)用標識、輸入框個數(shù)的全局信息，以及存儲每個輸入框的標號、性質(zhì)、相對底圖位置、框的大小尺寸、寫權(quán)限信息、內(nèi)容初始值。
5.根據(jù)權(quán)利要求1所述電子公文表示方法，其特征在于，所述圖片文件可以是以下格式的圖形文件中的一種WMF、JPG、BMP和GIF圖片格式文件。
6.根據(jù)權(quán)利要求1所述電子公文表示方法，其特征在于，所述腳本描述語言可以是以下之一可擴展標記語言、配置文件，所述輸入框可以是以下的一種或幾種單行文本框、多行文本框、會簽框和圖片框。
7.一種在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)的電子公文表示系統(tǒng)，其特征在于，包括公文底圖生成裝置，用于將與公文內(nèi)容對應(yīng)的文本文件轉(zhuǎn)換成圖片文件格式的公文式樣底圖；電子公文模板制作裝置，用于根據(jù)公文式樣底圖制備成電子公文模板并將之以腳本描述語言形式加以存儲；以及電子公文信息處理裝置，用于調(diào)出預(yù)存的所述公文式樣底圖，讀取腳本描述語言文件并根據(jù)其中的信息，在所述公文式樣底圖上生成控件和其中的內(nèi)容，形成電子公文。
8.根據(jù)權(quán)利要求7所述電子公文表示系統(tǒng)，其特征在于，所述電子公文模板制作裝置包括系統(tǒng)初始化模塊、模板處理模塊、用于將增加或修改后的模板記錄信息寫入XML文件操作的模板保存模塊和用于進行系統(tǒng)退出的清理操作的系統(tǒng)退出模塊。
9.根據(jù)權(quán)利要求8所述電子公文表示系統(tǒng)，其特征在于，所述模板處理模塊包括模板增加模塊、模板修改模塊和模板刪除模塊，所述系統(tǒng)初始化模塊用于進行系統(tǒng)安全驗證、讀取系統(tǒng)配置、初始化系統(tǒng)和顯示系統(tǒng)界面操作。
10.根據(jù)權(quán)利要求8所述電子公文表示系統(tǒng)，其特征在于，還包括與所述電子公文模板制備裝置連接的包括電子公文模板信息的電子公文信息存儲裝置，用于存儲包含以下內(nèi)容的模板信息表模板標號、底圖索引、模板類別、模板名稱、權(quán)限帳號、制作日期、備注、描述語言文件字段、應(yīng)用標識、輸入框個數(shù)、每個輸入框的標號、性質(zhì)、相對底圖位置、框的大小尺寸、寫權(quán)限信息、內(nèi)容初始值。
全文摘要
一種在計算機系統(tǒng)中的電子公文表示方法和系統(tǒng),通過以下手段實現(xiàn)電子公文在計算機中的表示:制備公文式樣底圖;根據(jù)公文式樣底圖制備腳本描述語言的公文模板并加以存儲;調(diào)出預(yù)存的公文式樣底圖,讀取腳本描述語言文件并根據(jù)其中的信息,在公文式樣底圖上生成控件和其中的內(nèi)容,最后形成電子公文。這種電子公文表示方法和系統(tǒng),提供了公文格式和內(nèi)容很好的靈活性,表現(xiàn)在修改、增加和流轉(zhuǎn)上的容易實現(xiàn)和低成本,與應(yīng)用程序關(guān)聯(lián)小。
文檔編號G06F17/21GK1389809SQ0111477
公開日2003年1月8日 申請日期2001年6月4日 優(yōu)先權(quán)日2001年6月4日
發(fā)明者管正學 申請人:黎明網(wǎng)絡(luò)有限公司